دليلك الشامل إلى إدارة المشتريات في شركتك

في الوقت الراهن، تعدد عمليات الشراء وأساليبها، إذ أصبح من الضروري شراء جميع العناصر اللازمة للشركة من مواد أو خدمات بأفضل جودة وأسعار منافسة لتحقيق الأرباح. من هنا تبرز أهمية إدارة المشتريات، بكونها أحد الركائز الأساسية لإدارة العمليات في أي شركة. فما هي إدارة المشتريات؟ وما أهميتها داخل شركتك؟

جدول المحتويات:

ما هي إدارة المشتريات؟

تُمثل أحد أقسام الشركة التي تشرف على أنشطة ووظائف الشراء من الموردين بغرض أداء الأعمال، وتُعرف على أنها مجموعة من الإجراءات التي تساهم في توفير تكاليف الشراء الخاصة بالشركة، من خلال التعامل مع أحد الموردين الخارجيين.

تظهر أهميتها عند التعامل مع موردين خارجيين؛ نظرًا لمستويات الدقة العالية التي تتطلبها هذه العملية، والأثر الذي يمكن أن ينتج عن أي خطأ على صعيد التكلفة والأداء. إذ أن هناك 533 مليار دولار أميركي تُنفَق سنويًا على المشتريات بشكل عشوائي غير مخطط له، لذا لا بد من ضبط إدارة المشتريات في الشركة لتجنب الشراء الغير منظم، والذي يقود إلى تكاليف إضافية.

ما هي أهداف إدارة المشتريات؟

يمتلك قسم إدارة المشتريات أهدافًا متعددة تتشارك مع معظم أقسام الشركة، سواء كانت أقسام عمليات الإنتاج المباشرة، مثل توريد المواد، أو الأقسام الغير مباشرة، مثل توفير أجهزة الكمبيوتر لموظفي الكادر الإداري للشركة.

1. العثور على مصادر بديلة للتوريد

تهدف أنشطة إدارة المشتريات والمخازن إلى تحقيق وفرة دائمة في المواد اللازمة لتقديم المنتج أو الخدمة. لضمان هذه الوفرة، لا بد من توجيهها لتأمين مصادر توريد دائمة تضمن عدم انقطاع المواد عن الشركة.

2. تأمين الشراء بأفضل وفرة اقتصادية

عادةً ما يدعم وجود إدارة المشتريات الوصول إلى موردين مميزين للشركة، لضمان التوفير في المبالغ المخصصة لعمليات الشراء، والمحافظة على الجودة اللازمة لتصنيع المنتج أو تقديم الخدمة، إضافةً إلى الحصول على أفضل دعم فني ممكن من قبل الموردين.

3. ضمان استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين

لا تقتصر أهداف فريق إدارة المشتريات على توريد السلع والمواد والخدمات، إذ يسعى إلى تحقيق أفضل العلاقات مع موردي الشركة وضمان تقديمهم لأفضل الخدمات والعروض؛ من خلال التطوير الدائم لهذه العلاقات، والذي يؤدي إلى تحسين مستمر لأعمال الشركة.

4. ضمان توريد مواد خالية من العيوب

تسعى إدارة المشتريات والمخازن إلى ضمان توريد وتخزين مواد أولية، متطابقة مع ما هو مطلوب من قبل أقسام الشركة بأفضل شكل ممكن، وتجنب توريد مواد بعيوب تتنوع بين التوريد والآخر، التي قد تؤدي إلى حدوث ضرر في عملية الإنتاج قد تسبب خسارة فادحة للشركة.

ما هي مهام إدارة المشتريات؟

تتعدد مهامها لتصل إلى أغلب أقسام الشركة، والتي تؤثر بشكل مباشر على عمليات الإنتاج كتوريد المواد أو بشكل غير مباشر كتوريد حواسيب الموظفين الإداريين، يجب على إدارة الشركة إعداد هيكل تنظيمي تعمل ضمنه أقسام إدارة المشتريات وفق ما يسرع الأداء ويخفض التكاليف.

1. إدارة موازنة الشراء

يتحمل الفريق المختص مسؤولية تنظيم الموازنة بين الرصيد المالي الممنوح من قِبل الإدارة المالية للشركة، وأولويات الشراء المطلوبة من قبل الأقسام. فلا بد من وضع خطة تنظم عمليات الشراء خلال فترة محددة، ويجب أن تكون الخطة مرنة قابلة للتعديل في حال حدوث تغير مفاجئ في أهداف أو نشاطات الشركة في الخطط اليومية أو الشهرية، وهو ما يبرر متانة العلاقة بين إدارة المشتريات والإدارة المالية المسؤولة عن التدفق النقدي الإجمالي.

2. التفاوض مع الموردين

يقع على عاتق إدارة المشتريات إدارة المفاوضات مع المورّدين وتحديد المورّد الأفضل، والقيام بالمهام المطلوبة. يمكن للفريق المختص التعامل مع الموردين إلكترونيًا، حيث يعتمد الطرفان على الوسائل الإلكترونية للمفاوضة، كالمتاجر الإلكترونية لعرض المنتجات، وبرامج المحادثة الكتابية، أو برامج محادثات الصوت والفيديو.

3. إدارة التكاليف

تعتمد الشركة على الموظفين المسؤولين في إدارة تكاليف شراء المستلزمات الخاصة بعمل الشركة، وتخفيض تكاليف الشراء إلى الحد الأدنى من خلال البحث عن العقود الأقل تكلفةً وبالجودة المناسبة للعمل. يمكن الاستعانة بمحاسب أو أكثر متخصصين بمجال المشتريات في حال كانت عمليات الشراء معقدة، وتستدعي وقتًا وجهدًا كبيرين في تنفيذها، حيث يتيح تخصيص المحاسب في تسريع تنفيذ الإجراءات المالية اللازمة للشراء.

4. تحديد كمية الشراء

يتوجب على فريق إدارة المشتريات تحديد الكميات المناسبة من المواد لتأمينها بأقل التكاليف، بالاتفاق مع فرق التخزين والإنتاج لضمان عدم تأثر مهامهم بتقديم أو تأخير زمني مرتبط بقرارات الشراء.

تعتمد الكمية التي تحددها الفرق المختصة على احتياجات فريق الإنتاج من المواد الأولية اللازمة، وطبيعة المواد التي يؤدي تخزينها الطويل إلى تلف أو عيب، والمخزون الموجود مسبقًا عند تقديم طلبات الشراء، إضافةً إلى المبيعات المتوقعة خلال الفترة المقبلة.

5. إدارة أوامر الشراء

تتضمن مهام إدارة المشتريات معالجة أوامر الشراء التي تمثل المستندات الورقية أو الإلكترونية المرسلة إلى الموردين، بغرض الحصول على المواد الخام أو السلع أو الخدمات. تتضمن أوامر الشراء تحديد طبيعة وكمية وسعر وشروط الشحن، والدفع لما تسعى الشركة لشرائه.

6. إتمام عمليات الشراء

لإتمام عمليات الشراء، لا بد للفريق من تتبع أوامر الشراء، وخاصةً في حال وجود عمليات شحن تتطلب شركة متخصصة لا علاقة لها بالمورد، إذ قد تتحمل إدارة المشتريات مسؤولية إيصال المقتنيات إلى الشركة وفق الشروط الموضوعة في أمر الشراء، إضافةً إلى القانون الداخلي المنظم لأعمال الشركة.

7. إدارة المخازن

يمكن للشركات إسناد إدارة المخازن والمشتريات إلى نفس الفريق، في حال كان هناك تواصل مستمر بين موظفي التخزين وموظفي المشتريات. وذلك من خلال تطوير الهيكل الإداري للشركة بما يتوافق مع دمج مهام إدارة مشتريات ومخازن الشركة؛ بهدف تخفيض الإجراءات الروتينية، وتحقيق مستويات إنجاز أعلى بما يتعلق في إدارة الشراء والتخزين.

8. إدارة العقود

عادةً ما تلجأ الشركات إلى دمج قسم العقود الشرائية مع قسم المشتريات، لتسريع عملية توريد المواد وتسليمها لفريق إدارة المواد والمخازن. يمكن من خلال توحيد مهام إدارة العقود والمشتريات تسوية جميع الأمور القانونية، والإجراءات الفنية اللازمة للشراء دون الرجوع للفرق الأخرى في الشركة.

سياسات إدارة المشتريات

تختلف سياساتها باختلاف أولويات الشركة، إضافة إلى طبيعة النشاط وحجم الشركة وشرائح العملاء المستهدفة. تكمن خبرة إدارة الشركة في تحديد السياسة الأنسب التي تلائم احتياجات الشركة لتحسين العمل المنجز. يمكن للشركة اعتماد سياسة واحدة أو مجموعة من السياسات حسب احتياجات ونظام عمل الشركة.

1. إدارة الجودة الشاملة

علاوةً على ضرورة تقديم المورّد خدمة عالية الجودة، تتضمن سياسات إدارة المشتريات المرتبطة بإدارة الجودة الشاملة Total Quality Management TQM التحسين المستمر للخدمة التي يقدمها المورّد، ومحاولة تجنب الأخطاء قدر الإمكان طوال فترة الإمداد، إذ يقع على عاتق المورد ضمان أفضل ممارسات الشراء لغاية توصيل المقتنيات للشركة.

تعد شركة Toyota للسيارات أحد الأمثلة الأكثر شهرة في استخدام نظم إدارة الجودة الشاملة في أقسامها، بما فيها إدارة المشتريات. إذ تدرب الشركة مديري التنفيذ الجدد على إدارة الجودة الشاملة بدءًا من عام 1994 حتى اليوم، بينت الشركة عام 2011 أن 40 مليون فكرة إبداعية ظهرت من خلال هذه التدريبات، بما فيها مجالات إدارة المشتريات.

2. تطوير أداء المورّد

تعمد بعض الشركات على التواصل مع المورد والعمل معه خلال عملية التوريد، يمكن لهذه الشركات المشاركة في تطوير خدمات التوريد Vendor Development التي يقوم بها الموردون. تظهر هذه السياسة من سياسات إدارة المشتريات بشكل واضح عند وجود مورد وحيد لأحد احتياجات العمل أو أكثر، يمكن للشركة التعاون مع المورد لتحسين الخدمات اللوجستية للتوريد بهدف ضمان الحصول على المواد بالجودة والوقت المناسبين.

من الأمثلة على تطوير التوريد خلال أداءه عند وجود مورد وحيد للشركات هي اللوحات الإلكترونية للحاسب الشخصي، والتي تعتمد على لوحات HP وDell. تلجأ الشركات في هذه السياسات إلى إجراء عقود قانونية مفصلة بدقة في جميع جوانبها لضمان حقوق جميع الأطراف.

3. التعامل الأمثل مع الموردين

يقوم الفريق المختص بتحديد مجموعة من أنسب الموردين القادرين على تأمين المواد بأكبر فائدة وأقل الأسعار. تشطب الشركات التي تستخدم هذه الطريقة جميع الموردين غير القادرين على تأمين الخدمة بالجودة المطلوبة بشكل مؤكد، وهي أكثر السياسات المعتمدة ضمن الشركات فيما يتعلق بشؤون إدارة المشتريات.

ترى الشركات الكبيرة التي تمتلك قدرًا كبيرًا من الأرباح في بيع المنتج الواحد كشركة أبل، الاعتماد على موردين أو ثلاثة لتصنيع منتجاتهم. حيث اعتمدت الشركة في البداية على استيراد الشاشات من شركة سامسونج، إلا أنها اختارت موردًا إضافيًا هو شركة LG بهدف امتلاك القدرة على المساومة مع هذه الشركات.

على الجانب الآخر، تعتمد الشركات التي تمتلك قدرًا ضئيلًا من الأرباح في بيع المنتج الواحد كشركة نايكي Nike على المئات من الموردين في مختلف أنحاء العالم لاكتساب قدرة أكبر في فرض شروطها عند التفاوض، حيث تمتلك الشركة أكثر من 100 مدير عقود لمنتجات الأحذية و400 للملابس، ما يسمح للشركة بنقل عملية الإنتاج بمرونة من بلد لآخر.

4. إدارة المخاطر

عادةً ما تلجأ فرق إدارة المشتريات إلى العروض الوفيرة التي تقدمها الشركات المتميزة بأسعار منافسة وجودة مقبولة، كالمنتجات الصينية أو الهندية، لكن احتمالات حدوث مخاطر في هذا النوع من سياسات الشراء قد تؤدي إلى إلغاء التوريد بسبب فشل في سلسلة الإمداد. إذ يمكن أن تنافس هذه المنتجات في سعرها المشجع، ولكن قد تتلازم مع مجموعة من المخاطر الأخرى التي تحمّل الشركة أعباءً إضافية هي في غنى عنها.

من المخاطر المحتملة في هذا النوع من سياسات إدارة المشتريات هو تغيّر عناصر رئيسية في سلسلة الإمداد، سواء على مستوى حكومي كالتغيرات الاقتصادية أو العلاقات السياسية بين بلدين، أو على مستويات أخرى كالكوارث الطبيعية والتقنيات المستخدمة في الإمداد.

يمكن تفادي هذا النوع من المخاطر من خلال تقييم الموردين لمعرفة الذين قد يشكلون خطرًا على سلسلة الإمداد، إضافةً إلى تنويع الموردين والحفاظ على موردين ثانويين مستعدين لتقديم الخدمة، في حال عجز المورد الأساسي عن تقديمها.

5. الإمداد عالمي النطاق

عادةً ما تلجأ الشركات العالمية إلى الاعتماد على إمداد عالمي النطاق Worldwide Sourcing في عملية إدارة المشتريات، كونها قادرة على الوصول إلى أصول وشبكات توريد دولية وموردين عالميين، وهذا ما يؤدي إلى تدني مستوى الاهتمام بالبلد الذي يجري منه الشراء.

يمكن أن تفيد الكيانات العالمية والتكتلات الاقتصادية في تسهيل هذه العملية بين الشركة والموردين في سياسات المشتريات الخاصة بالإمداد عالمي النطاق، كاتفاقيات التجارة الحرة في دول الاتحاد الأوروبي، التي تتيح نقل البضائع دون أي رسوم بين بلدان الاتحاد.

6. إدارة الشراء الأخضر

تلجأ معظم الشركات إلى سياسة الشراء الأخضر Green Purchasing Management بالاعتماد على إعادة تدوير العناصر دون شرائها، خاصةً للعناصر المضرة بالبيئة. تقوم الشركة في هذه السياسة من سياسات إدارة المشتريات باختيار الطرق المساعدة في تحسين الشراء من الموردين بالجودة المطلوبة، إضافةً إلى تخفيض التكاليف بالاعتماد على إعادة التدوير.

ما هي العناصر الأساسية الواجب توافرها في برنامج إدارة مشتريات الشركة؟

أصبح من الضروري لكل شركة مهما كان حجمها، امتلاك نظام إدارة مشتريات إلكتروني يساعد في إتمام عمليات الشراء من الموردين، وهنا يقع على عاتق الموظفين معرفة كيفية تطوير إدارة المشتريات، والتواصل مع القسم البرمجي ومديري الشركة لوضع هذا التطوير حيز التنفيذ.

1. إدارة الطلبات Indent Management

تتضمن إدارة الطلبات في نظام إدارة المشتريات، إنشاء طلبات الشراء اللازمة، وتقدير ما يجب طلبه من الموردين والقيام بالإجراءات اللازمة عبر البرنامج للحصول على موافقة الشراء.

2. إنشاء طلبات تقديم العروض RFP Management

لا بد من تضمين أدوات قادرة على إنشاء طلبات تقديم عروض Request for Proposal والتي تتضمن أدنى متطلبات القبول وفق بيانات المنتج، إضافةً إلى المواصفات التقنية والمالية الإضافية المطلوبة للشراء من المورد.

3. تقديم العروض BID Submission

تُحّضَر العروض اللازم تقديمها في هذا الجزء من البرنامج إضافة إلى إيداع العربون النقدي Earnest Money Deposit، وتقديم العرض الكلي بالمواصفات المطروحة.

4. فتح العروض وتقييمها Opening & Evaluation

يطّلع الفريق المختص من خلال البرنامج على محتويات العروض المقدمة من قبل الموردين وتقييم المطلوب وفق المتطلبات الدنيا إضافة إلى الصفات التقنية والتجارية للمواد أو الخدمات.

5. المزاد الالكتروني e-Auction

يمكن للفريق طلب جزء من البرنامج لاعتماد أسلوب المناقصات والمزايدات في شراء المواد والخدمات، حيث يحضر العارض المزاد الإلكتروني في محاولة لكسب الصفقة سواء كانت مزايدة أو مناقصة.

6. اختيار المورد وإنهاء الإجراءات Vendor Selection & Finalization

يحدد الفريق المختص بعد تقييم العروض والانتهاء من المزاد -في حال اعتماده- باختيار المورد الأفضل استنادًا لما قُيِّم في العروض. ويسمح البرنامج بإصدار أمر الشراء Purchase order، الذي يلزم الشركة بدفع المستحقات اللازمة للمورد لأداء مهامه.

كما يجب أن يتيح البرنامج تحرير مستند الالتزام الأولي Letter of Intent الذي يلزم المورد بالقيام بالأعمال المطلوبة من قبل الشركة، وهو الملف الذي يحدد الشروط الأساسية للصفقة.

7. إدارة الموردين Vendor Management

تشمل عملية إدارة الموردين إنشاء قاعدة بيانات تتضمن جميع من تتعامل معهم الشركة لتزويدها بمواد أو منتجات أو خدمات مهما كان نوعها، كما يقوم فريق المسؤول بتقييم عمل المورد وفق البرنامج استنادًا للوائح الداخلية الموجودة في الشركة.

8. إدارة العقود Contract Management

تشكل إدارة العقود إلكترونيًا أحد أهم الوسائل التي تسهل عمل الفريق المسؤول، لما تتضمنه العقود من تفاصيل دقيقة قد تؤثر على سير عملية الشراء بشكل كلي أو جزئي. عند أتمتة إدارة المشتريات وفق برنامج حاسوبي، يصبح الخطأ البشري في إدارة العقود أقل أثرًا، فلا بد أن يكون البرنامج قادرًا على تتبع الشؤون العقدية بدقة.

ما هي معايير الأداء لإدارة المشتريات KPIs؟

هناك العديد من معايير الأداء KPIs التي تقيس الإنجاز في مهام إدارة المشتريات، يهدف هذا القياس إلى اكتشاف الأخطاء في حال وجودها وتصحيحها بالوسائل المناسبة. تتنوع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهذه العملية، فمنها مؤشرات مرتبطة بأرباح وخسائر الشركة، وأخرى بتحسين الاستلام إضافة إلى مؤشرات الجودة.

أولًا: معايير الأداء المالي

تسعى معايير الأداء المالي Cost-Saving KPIs إلى قياس الأرباح والخسائر المترتبة عن القيام بعمليات إدارة المشتريات، وتساهم في تحديد الإجراء المناسب لمعالجة الخلل بعد إجراء التحليل المالي المطلوب.

1. الإنفاق الخاضع للإدارة

يمثل هذا المعيار النسبة المئوية التي تنفقها الفرق المسؤولة بطريقة مخططة. تكون الشركة قادرة على تحكم أكبر بنفقات المشتريات في حال كان ذلك الإنفاق مخطط مسبقًا.

2. عائد استثمار المشتريات

يحدد الفريق ربحية وفعالية الشراء بالمقارنة مع التكاليف الاستثمارية والنفقات التي تُخصَص للمشتريات، وهو ما يحدده عائد استثمار المشتريات، وهو المعيار الأنسب لإدخال المشتريات عند إجراء التحليل المالي لمعرفة أرباح الشركة.

3. التنافس السعري

يؤدي الاحتكار الناتج عن غياب مستويات المنافسة المطلوبة بين الموردين إلى انخفاض الجودة خلال فترة طويلة الأمد. لذا يجب أن يركز الفريق المسؤول على الموردين القادرين على تحقيق ميزة تنافسية للشركة. يمكن قياس التنافس السعري، ذلك من خلال مقارنة السعر الذي قام المورد بتقديمه مع أسعار السوق الرائجة.

4. التكلفة لكل فاتورة أو أمر شراء

تختلف تكلفة الفاتورة باختلاف الشركات، واستنادًا للوائح الداخلية لكل شركة التي تنظم طرق إدارة المشتريات فيها. كما أن الشركات التي لا تعتمد على أتمتة نظم إدارة المشتريات بالجزء الأكبر من عملياتها، ستضطر إلى تحمل تكاليف الفاتورة بما لا يقل عن 10$ للفاتورة الواحدة، وهو ما يزيد من ضرورة التحول إلى أتمتة إدارة المشتريات والعمليات المرتبطة بها.

ثانيًا: معايير التسليم

تشير معايير التسليم Delivery KPIs إلى تكاليف وأزمنة إتمام الشراء ووصول المواد للشركة. يمكن أن تساعد معايير التسليم على وضع خطة إدارة المشتريات، بما يتوافق مع الزمن والتكلفة الموضوعة من قبل إدارة الشركة.

1. المهلة الممنوحة للمورد

تمثل المهلة الممنوحة للمورد الفترة الزمنية بين الوقت الذي يتلقى فيه طلبًا من الفريق المختص، والوقت اللازم لتوصيل الطلب للشركة، وعادةً ما تقاس هذه الفترة بالأيام.

2. توافر المزود

يقيس فريق المسؤول من خلال هذا المعيار قدرة المزود على الاستجابة للطلبات الطارئة، بهدف تحديد مستوى الموثوقية الذي يمكن إدراج البائع ضمنه.

3. معدل مشتريات الطوارئ

تشكل مشتريات الطوارئ جميع المشتريات التي يقوم بها الفريق غير الموضوعة ضمن خطة مسبقة، وذلك لتفادي أي نقص طارئ في المنتجات أو الخدمات.

4. زمن دورة أمر الشراء

يدل زمن دورة أمر الشراء الفترة بين تقديم طلب الشراء من قبل الأقسام الداخلية للشركة ولغاية إرساله للمورد، عادةً ما تُقاس هذه الفترة بالأيام، ويختلف هذا الزمن حسب حجم الشركة ونشاطاتها.

ثالثًا: معايير الجودة

تهدف معايير الجودة Quality KPIs إلى التأكد من جودة الأداء في عمليات إدارة المشتريات، إذ تشير إلى أماكن الخلل في الأداء من خلال مجموعة قياسات. من هذه المؤشرات:

1. دقة أوامر الشراء

يقيس هذا المعيار التزام المورد بتقديم المواد وفق ما طلبته الشركة، ممثلة بفريق إدارة المشتريات بالمواصفات المذكورة بأمر الشراء، وإن تم تقديم المواد بالوقت المناسب، تؤدي الدقة المنخفضة إلى زيادة في نفقات التشغيل.

2. النسبة المئوية للتوافق مع أنظمة الشركة

يمكن لهذا المعيار -الذي يسمى معدل الامتثال- دراسة الانحراف الحاصل في تنفيذ عمليات إدارة المشتريات عن نهج الشركة المتبع، إذ يمثل معدل الامتثال النسبة المئوية للحالات التي تتوافق مع السياسات والعمليات، والإجرائيات والقوانين واللوائح المفروضة من قبل الشركة، فإن انخفضت هذه المعدلات، زادت النفقات وانخفضت الأرباح.

3. معدل انحراف أداء المورّد

يشير هذا المعيار إلى تقييم جودة عمل الموردين، إذ يوفر هذا القياس رؤى وإحصائيات لفريق إدارة المشتريات حول مصداقية المورد. ويقاس هذا الانحراف لكل مليون أداء.

يحتاج فريق إدارة المشتريات إلى خبرة عمل طويلة، نظرًا لدقة أعماله في أداء مهامهم. يتعين على الشركات إعداد خطة إدارة مشتريات بشكل دقيق لتكون دليلًا للفريق المختص، يمكن توظيف استشاري أعمال محترف عبر موقع مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، لتكوين الخطط المناسبة لشركتك.

ختامًا، نظرًا لأهمية إدارة المشتريات في عمل أي شركة مهما كانت طبيعة عملها وحجمها، وتطور الأعمال التجارية لتصبح إلكترونية في معظمها، لا بد من الإدارات المعنية في الشركة من تحفيز الموظفين لتقديم مقترحات تطوير إدارة المشتريات، ودراسة هذه المقترحات بما يفيد عمل الشركة وتنفيذ المقترحات الأنسب وفق خطط مستقبلية قصيرة أو بعيدة الأمد حسب متطلبات التطوير.

تم النشر في: فبراير 2022
تحت تصنيف: ريادة أعمال | نصائح ريادية