إدارة بيانات المنتج PDM: أداة تنظيم المنتجات العصرية

في عالم الأعمال ليس هناك حيّز كبير للخطأ، لا سيّما في ظل المنافسة الشديدة في سوق العمل بين الشركات الصغيرة والكبيرة على حدّ سواء. ومعرفة الطريقة الصحيح في إدارة بيانات المنتج هو مفتاح النجاح أيًّا كانت نوع الشركة التي تديرها أو المنتجات التي تروجها.

هناك حقيقة لا مفرّ منها وهي أن مراحل حياة المنتج غير مستقرة؛ إذ تتغير استراتيجيات وطرق ومواد تصنيعه وأساليب عرضه وتسويقه باستمرار كل سنة بل كل شهر في عصرنا الحالي. وهنا يبزغ التساؤل الذهبي التالي: كيف يمكن لك أنت كصاحب شركة ناشئة أو مستثمر جديد في مجال التجارة الإلكترونية أن تتمكن من إدارة معلومات المنتج أو المنتجات التي تقدمها بفعالية وبأقل تكاليف ممكنة؟

قد يكون لديك عشرات بل مئات المنتجات مطروحة في عشرات من المتاجر ومحطّات التسويق والترويج والبيع، وقد يطرأ تغيير في إحدى مواصفات المنتج أو في سعره أو تصميمه، فكيف ستتمكن من تحديث وتصدير هذه التفاصيل الجديدة في جميع محطات المنتج؟

جدول المحتويات:

ما هي بيانات المنتج Product Data؟

عندما نقول بيانات المنتج أو معلومات المنتج ماذا نعني بالضبط؟ وهل كلا المصطلحين يشيران إلى الأمر ذاته؟ يجب التنويه أولًا إلى أن الإلمام بهذين المصطلحين وفهم التفاصيل المتعلقة بهما أمر ضروري لتتمكن من بناء استراتيجية إدارة فعالة لجميع مراحل تصنيع منتجك أو بيعه وتسويقه عبر شركتك أو متجرك.

في الواقع يختلف مفهوم بيانات المنتج عن معلومات المنتج، على الرغم من أن كلا المصطلحين يؤدّيان أو يخدمان الهدف ذاته، وهو ضبط المنتج خلال مراحل حياته، بدءًا من عملية تصنيعه ووصولًا إلى تسويق المنتجات وانتهاءً بحصول العميل عليه.

بيانات المنتج (Product Data) هي التفاصيل المتعلقة بالمرحلة الأولى من حياة المنتج، وهي مرحلة التصميم والتصنيع، وتتضمن هذه البيانات كلًا من: تعليمات الإنتاج وخطط ومراحل التصنيع وأجزاء المنتج وتفاصيل أنواع وتكاليف المواد الخام وملفات الهندسة والتصميم إن وجدت، مثل ملفات الـ CAD؛ وCAD هي تقنية تصنيع حديثة تعتمد على تصميم المنتج على الحاسوب والحصول على نسخة رقمية ثلاثية الأبعاد لتصميمه تُعرف بملفات الـ CAD، وغيرها من التفاصيل المتعلقة بمرحلة تصميم وإنتاج المنتج النهائي.

في حين أن معلومات المنتج (Product information) هي التفاصيل المتعلقة بمرحلة ما بعد التصنيع، وتشمل مرحلة التسويق والعرض والبيع. وتتضمن هذه المعلومات كلًا من مواصفات المنتج وكفاءاته ومميزاته وسعره وصوره وفيديوهات عنه، إن وجدت، بالإضافة إلى التفاصيل الثانوية الأخرى مثل الحجم واللون وتعليمات الاستخدام بمختلف اللغات وغيرها من التفاصيل التي يحتاج إليها المسوّقون والبائعون على كافة المستويات.

أنواع بيانات المنتج

كما ذكرنا هناك نوعان من التفاصيل المتعلقة بالمنتج التي يمكن إدارتها عبر أنظمة إدارة المنتج، وهي معلومات المنتج Product informations وبيانات المنتج Product Data.

تنقسم معلومات المنتج إلى ثلاث أقسام:

  1. تفاصيل المنتج: وتتضمن الصفات الأساسية للمنتج والتي يمكن مقارنتها مع المنتجات المشابهة من النوع ذاته، مثل الطول والعرض والوزن واللون والمواصفات التقنية والفنية وغيرها.
  2. المعلومات التسويقية: وتتضمن العناصر المُستخدمة في تسويق المنتج، والتي يتفاعل معها العميل تفاعلًا مباشرًا أو غير مباشر، مثل التفاصيل المُرفقة في كتيب التعليمات والبروشورات.
  3. التفاصيل المالية للمنتج: تتضمن تفصيل السعر الإجمالي للمنتج أو أسعار القطع أو العناصر المُرفقة معه.

في حين تتضمن بيانات المنتج صنفين أساسيين:

  • بيانات التصميم: مثل ملفات التصميم CAD Files وملفات التصميم الهندسي وغيرها.
  • بيانات التصنيع: تتضمن معلومات القطع أو الأجزاء المكونة للمنتج والنماذج المختلفة المتوفرة له، بالإضافة إلى التعليمات التي تشرح مراحل عملية التصنيع والمستندات المُعتمدة من قبل أقسام التصنيع والإنتاج في الشركة.

متى تحتاج بيانات المنتج للتحديث؟

سواءً كنت تملك شركة أو مؤسسة تصنّع وتبيع منتجات خاصّة أم كنت تملك متجرًا إلكترونيًا مستقلًا تسوّق من خلاله لمنتجات مختلفة فسوف تحتاج إلى تحديث بيانات ومعلومات المنتجات لديك باستمرار، وأي تأخير في تحديث بيانات المنتج قد يسبب خسائر مادية كبيرة.

تتلخص أسباب تغييرات بيانات المنتج في النقاط التالية:

  • تغير أسعار المواد الأولية المستخدمة في تصنيع المنتج، سواءً زيادةً أم نقصانًا.
  • تغير في طريقة تصنيع أو تصميم المنتج، وهنا يجب تحديث طرق واستراتيجيات التصنيع في مختلف المحطات والأقسام المعنية.
  • إضافة مكوّنات أو عناصر جديدة إلى المنتج، بالتالي لا بد من إدراج هذه المكونات في كل من مخطط تصميم وتصنيع المنتج، بالإضافة إلى التفاصيل والمعلومات الخاص بالمنتج والتي يطّلع عليها العملاء.
  • زيادة أو نقصان معدل العرض والطلب على المنتج، والذي يؤدي عادة إلى تقلب في أسعاره، عندها لا بد من وجود استراتيجية سريعة وفعالة في مواكبة تبدلات سعر المنتجات في السوق لحظة بلحظة.

ما هو إدارة بيانات المنتج؟

نعني هنا بنظام إدارة بيانات المنتج (PDM Product Data Management) أي برنامج أو تطبيق رقمي مهمته الأساسية تنظيم وضبط جميع التفاصيل المتعلقة بعملية تصنيع المنتج وتصميمه. تعمل هذه البرامج على جمع جميع البيانات في مكانٍ واحد يسهل على أي فرد أو قسم مسؤول عن عملية التصنيع الوصول إليه.

بمعنى آخر ستضع هذه البرامج جميع المعلومات الأخيرة والمحدّثة حول كيفية تصنيع المنتج والمواد الداخلة في إنتاجه، بالإضافة إلى أسعار المواد الأولية وتفاصيل التصميم الأخرى في بيئة معلومات مركزية، يمكن من خلالها أخذ أي تفصيل مسبق وإضافة أي تفصيل جديد بسهولة وبدون الحاجة إلى تحديث المعلومة على كافة المستويات.

إليك مثالًا بسيطًا، لنفترض أنك تملك شركة تصنع مواد تنظيف منزلية وابتكرت إحدى المواد الأولية الجديدة الفعالة في التنظيف، والتي رأيت ضرورة ملحّة في استثمارها في منتجك. عندها هناك ثلاث تفاصيل أساسية لا بد أن تُحدّث فيما يتعلق بذلك المنتج تحديدًا.

  • التفصيل الأول هو سعر المنتج بسبب إضافة تكاليف هذه المادة الجديدة إلى حلقة التكلفة، وهذا يشمل سعر المنتج المباع لمحال البيع بالتجزئة والمعروض في مختلف المتاجر الإلكترونية والأسعار المعتمدة لدى مسوقي الشركة وغيرهم.
  • أما التفصيل الثاني فهو مكونات ومواصفات المنتج والتي لا بد من تفصيلها لأسباب قانونية ولكي يتمكن العميل من الاطّلاع عليها.
  • والتفصيل الثالث يتضمن مخطط التصنيع والإنتاج، فقد تحتاج تلك المادة الجديدة إلى تعليمات تصنيع معيّنة لكي تُضاف إلى مادة التنظيف الأساسية.

وهنا يأتي دور إدارة معلومات وبيانات المنتج في مركزة جميع تفاصيل المنتج المتعلق بدوره حياته ابتداءً من استيراد المواد الأولوية ووصولًا إلى خطوات التصنيع وانتهاءً بالتسويق والعرض والبيع. إن كنت تملك شركة مصنّعة ومسوّقة فسوف تحتاج إلى إدارة كل من معلومات المنتج وبيانات المنتج.

أما إن كنت تملك متجرًا إلكترونيًا تعرض فيه منتجات شركات أخرى فعليك الاعتماد على برامج إدارة معلومات المنتج وليس عليك الخوض في تفاصيل بيانات المنتج ومراحل تصنيعه.

مزايا إدارة بيانات المنتج

تكمن أهمية إدارة بيانات المنتج في أنها تقدم حلول للكثير من المشاكل التي تواجهها الشركات الكبيرة والصغيرة سواءً في مرحلة التصنيع أو في مرحلة التسويق والبيع. تعديل بيانات منتج واحد في قناة بيع واحدة قد يكون أمرًا بسيطًا.

لكن، لك أن تتخيل صعوبة تعديل بيانات آلاف المنتجات في قنوات البيع التقليدية والإلكترونية، مثل أمازون وإيباي ومتاجر ووكومرس ومتاجر وسائل التواصل والصفحات الإلكترونية وغيرها. يمكن تلخيص فوائد إدارة معلومات وبيانات المنتج في البنود التالية:

  • يمكن لأي فرد ضمن المؤسسة البحث عن التفاصيل التي يريدها حول منتج معيّن، بحيث تكون هذه التفاصيل دقيقة ومحدّثة باستمرار.
  • تقليل الأخطاء والتكاليف المترتبة عن سوء تنظيم وضبط تفاصيل المنتجات، مثل بيانات التصنيع وتكاليف المواد التصنيعية، كأن يرتفع ثمن مادة أولية تدخل في تصنيع منتج ما ومن ثم لا تُحدّث هذه المعلومة في قاعدة بيانات الشركة. بالتالي، سيكون هناك خسائر بسبب عدم تحديث سعر المنتج بعد ارتفاع ثمن المواد الأولية.
  • زيادة الإنتاجية وإنقاص دورة تصنيع المنتج؛ وذلك من خلال تنظيم وضبط تفاصيل ومعلومات الإنتاج بحيث يمكن لجميع القطاعات المسؤولة عن تصنيع مرحلة ما الوصول إلى البيانات التي تريدها بفعاليّة.
  • تنظيم عمليات بيع وتسويق المنتج في كافة المحطات وقنوات التسويق، وتوفيق الوقت والجهد والتكاليف اللازم لتعديل التغييرات الجديدة في أيّ من مواصفات المنتج في كافة محطات العرض.
  • تمكين المسوّقين وأصحاب المتاجر من الاطّلاع على آخر التطورات والتحديثات في مواصفات المنتج بشكل آني وتجنب أي تأخير في تلقي التحديث قد يسبب في خسائر مادية.
  • يمكنك أيضًا إن كنت تملك متجرًا إلكترونيًا خاصًا تحسين السيو (تحسين محركات البحث) الخاص بمتجرك بسهولة وفعاليّة، عن طريق تحديث الكلمات المفتاحية في وصف المنتجات المتشابهة بسرعة وسهولة دون الحاجة إلى تعديل وصف كل منتج على حدة والذي يستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين.

برامج إدارة بيانات المنتج

ليس هناك نظام أو برنامج إدارة بيانات منتج مثالي أو متكامل، فالأمر يعتمد على ما تحتاج أنت إلى تنظيمه ضمن مؤسستك أو متجرك الإلكتروني. مع ذلك سنقدم فيما يلي قائمة بأفضل برامج إدارة بيانات المنتج الحالية مع ميزات ومساوئ كل منها:

Salsify

يتميز بوجود عدة منصات إدارة متاحة ضمن النظام، وهذا يعني إمكانية مشاركة أكثر من فرد أو جهة في إدارة النظام، مع توافر نسخة تجريبية مجانية عند طلب النظام، بالإضافة إلى تحديث بيانات وأدوات النظام باستمرار. أما الجوانب السلبية فتتمثل في أن البرنامج غير مصمم للعمل على الهواتف الذكية، بل على الحواسيب فقط.

Agility PIM

يتميز بإمكانية تخصيص وتصميم واجهة تفاعل المستخدم ضمن البرنامج، مع وجود أدوات تتبع وتقصي المخزون، وأدوات تحليل مميزة من أجل إجراء الإحصائيات والمخططات. الجانب السلبي من هذا النظام هو عدم توافر نسخة مجانية، بالإضافة إلى أن أقصر مدة اشتراك في البرنامج هي سنة ونصف (36 شهر).

Akeneo

مجاني مع توافر خطط اشتراك تقليدية وبأسعار مقبولة، ويتضمن النظام أدوات تحليل وتنسيق مميزة ودقيقة، مع دعم عدد كبير جدًا من المنتجات في قاعدة البيانات. تكمن السلبية الأساسية في واجهة تفاعل المستخدم المعقدة.

PIMworks

يتوفر هذا النظام بنسخة مجانية لمدة 30 يوم، مع أدوات تنظيم جيدة جدًا في مركزة المعلومات وبيانات المنتجات. المآخذ على هذا النظام تتضمن الأدوات المعقدة جدًا والتي تتطلب بعض الخبرة الفنية والتقنية فيها، بالإضافة إلى عدم وضوح سعر النظام قبل الاشتراك بالنسخة التجريبية والتواصل مع الشركة.

عوائق إدارة بيانات المنتج

على الرغم من المميزات الكبيرة التي تقدمها برامج واستراتيجيات إدارة بيانات المنتجات وعلى الرغم من التطور الكبير في هذا المجال، إلا أنه ما يزال هناك العديد من العقبات والتحديات التي تقف عائقًا أمام تبني مختلف الشركات والمؤسسات هذه الاستراتيجية الإدارية المميزة، وتتمثل هذه المعوقات في:

  • التوقعات المبهمة

فالعديد من أصحاب الشركات ما يزالون غير متأكدين من مدى حاجتهم إلى أنظمة إدارة معلومات المنتجات، في حين يرفع آخرون سقف طموحاتهم وتطلّعاتهم في هذه الأنظمة فيعتقدون أنها ستنظّم كافة أمور الشركة، نعم ستكون أداة تنظيم رائعة ولكن خدماتها كما ذكرنا مقتصرة على تفاصيل المنتجات.

  • فترة التطبيق الطويلة

فتبني نظام إدارة بيانات المنتج ليس بالأمر البسيط ولا يمكن تحقيقه بين ليلة وضحاها، فالأمر يتطلب جهد تنسيق كبير، قد يتطلب من 4 -24 شهر من التنظيم وضبط المعلومات وتفاصيل المنتجات المختلفة في هذه الأنظمة.

  • مخاطر الأخطاء

على الرغم من أن أنظمة إدارة معلومات المنتج تقلل من أخطاء التنسيق في تفاصيل المنتجات والتكاليف المترتبة عليها إلا أن عملية نقل جميع تفاصيل المنتج إلى قاعدة البيانات المركزية يحمل في طيّاته خطر الخطأ في النقل، والذي قد يؤدي إلى عواقب كارثية. لكن، تعيين فريق متخصص لنقل تفاصيل المنتجات بدقة إلى قاعدة البيانات سيكون كافيًا لتجاوز هذه المخاطر تمامًا.

على الرغم من التحديات التي تواجهها أنظمة إدارة بيانات المنتج، إلا أنها تشكل مستقبلًا واعدًا يمكن لأصحاب الأعمال والأفراد العاملين في مجال التجارة الإلكترونية ضبط وتنظيم منتجاتهم بفعالية وكفاءة والانتقال إلى مستوى احترافي في إدارة وتنسيق شركاتهم و متاجرهم.

تم النشر في: التجارة الإلكترونية منذ 7 أشهر