العمل عن بعد هو المستقبل: هل شركتك مستعدة له

يُعد العمل عن بعد بمنزلة نظام عمل يسمّح للموظف بالعمل من منزله أو من أيّ مكان أخر خارج مقر الشركة. هناك نوعان من العمل عن بعد هما: العمل الحر، والتوظيف عن بعد. يعتمد العمل الحر على توظيف مستقلين للقيام بمشروع محدد غير مستمر في أغلب الأحيان. أما التوظيف عن بعد، فيعتمد على توظيف الشركات لموظفيها عن بعد إما بدوام كامل أو بدوام جزئي، والسماح لهم بالعمل من منازلهم أو أي مكان أخر.

“في يوم من الأيام، ستكون المكاتب شيئًا من الماضي” ريتشارد برانسون – رجل الأعمال والملياردير الأمريكي

في الوقت الراهن، أصبح العمل عن بعد الخيار الأكثر مرونة للشركات التي ترغب في الحصول على أفضل المواهب العالمية بأقل التكاليف، وتوفير نفقات البنية التحتية، مع زيادة الإنتاجية وتحسين الاحتفاظ بالموظفين. إذ كشفت إحدى الدراسات أنّ  70% من الموظفين يعملون عن بعد مرة واحدة أسبوعيًا على الأقل على مستوى العالم، وأكثر من 50% منهم يعملون عن بعد لأكثر من 3 أيام أسبوعيًا. 

لم يكن العالم العربي بمنأى عن هذه التطورات هو الأخر، إذ يزداد إقبال الشركات العربية وحتى الحكومات على نظام التوظيف عن بعد. على سبيل المثال، ستجد عشرات الشركات التي تعرّض وظائفها عن بعد على موقع بعيد. لكن ما هي مزايا العمل عن بعد؟ وهل شركتك على استعداد لهذا التغيّر؟ هذا ما سنحاول الإجابة عنه في الأسطر القادمة.

ما هي مزايا العمل عن بعد؟

مزايا كثيرة تحصل عليها الشركات عند تبنيها أسلوب العمل عن بعد. وتتنوع بين المزايا المادية المباشرة التي تتمثل في زيادة الإنتاجية أو تحسينها عبر توظيف الكفاءات العالية والنادرة. إذ أن العنصر البشري هو العامل الأساسي في نجاح أيّ شركة أو مشروع، ولعل أكبر إضافة تحصل عليها الشركة من اعتماد التوظيف عن بعد، هو أنّه يتيح لها توظيف الكفاءات من أي مكان في العالم، دون التقيّد بالمنطقة الجغرافية التي تنشط فيها الشركة. ومن جملة مزايا العمل عن بعد ما يلي:

1. زيادة الإنتاجية

لنلقي نظرة على تجربة Ctrip وكالة السفر الصينية الأضخم التي تشغل نحو 16,000 موظف، خلال العام 2014 سمحت للبعض من موظفيها بالعمل من المنزل، ومن ثم بعد مرور فترة من الزمن على نموذج العمل الجديد هذا، قارنت مدى كفاءتهم وإنتاجيتهم بنظرائهم الذين التزموا بفترات الدوام التقليدية في المكاتب.

مع الأخذ بالاعتبار أن كل العوامل الأخرى متكافئة، أفادت النتائج بأن العاملين عن بعد أجروا مكالمات أكثر بمعدل 13.5% عن نظرائهم العاملين في المكاتب، وهو ما يعادل إنتاجية يوم عمل كامل على مدى أسبوع. إحصائيات أخرى تقول أن الإنتاجية ترتفع بمعدل يصل حتى 30% في فرق العمل عندما تبدأ باستخدام تطبيقات العمل عن بعد الجماعية.

2. الرضا الوظيفي

يشير مفهوم الرضا الوظيفي إلى مقدار السعادة والتأثير الإيجابي للوظيفة على الحالة النفسية والذهنية للعاملين. لذلك فإن المعدلات الجيدة للرضا الوظيفي التي يتمتع بها موظفو شركة ما، تجعل منهم أصولًا ذات قيمة للشركة، سفراء للعلامة التجارية، ومستعدين دومًا للدفاع عنها، وما يترتب على ذلك من شعورهم بالانتماء والولاء وبالتالي الفخر بوظائفهم وإنجازاتهم ودور ذلك في تحقيق أهداف الشركة.

لا شك أن الرضا الوظيفي مرتبط بالعديد من العوامل الأخرى، ولا يقتصر الأمر فقط على العمل عن بعد. إلا أن الأمر المؤكد وبحسب ما نملكه من بيانات متاحة حول هذا الموضوع أن نموذج العمل الجديد واحد من العوامل المهمة التي تلعب دورًا رئيسيًا في مدى الرضا الوظيفي الذي يمكن أن يتمتع به الموظفون تجاه المؤسسات التي يعملون لصالحها.

تقول ديانا لانجلي، مسؤولة الموارد البشرية في منظمة أوكسفام التي تتبنى نظام العمل عن بعد: “يشعر الموظفون بالتمكن والقوة عندما يتم التعامل معهم على قدر واحد من المساواة عبر نموذج العمل الجماعي عن بعد وبغض النظر عن مكان تواجدهم في العالم”.

3. المرونة في الإدارة

بفضل تطبيقات العمل الجماعي مثل أداة “أنا“، يغدو من السهل على فرق العمل عن بعد التفاعل فيما بينها عبر هذه التطبيقات، إذ يغدو التفاعل أسرع وأسهل وأكثر كفاءة، يمكن لأيّ كان التواصل مباشرةً مع أي شخص داخل الفريق بغض النظر عن مكان تواجد أي من الطرفين.

أضف لذلك تواجد قائمة كاملة بأعضاء الفريق في مكان واحد (ضمن التطبيق) ويمكن الوصول لها بشكل مباشر، ولكل عضو فيها ملف شخصي خاص به يعرض فيها وظيفته في الفريق والمهام المسؤول عنها، يُسهل على مدراء الفرق البحث عن الشخص المناسب لمهمة ما.

فتطبيق Slack على سبيل المثال أحد أشهر تطبيقات العمل الجماعي اليوم، كان الغرض الرئيس من تأسيسه بدايةً هو تسهيل التواصل بين أفراد فريق Stewart Butterfield الذي كان يعمل على برمجة ألعاب الفيديو، قبل أن يتخلى الفريق عن مشروع ألعاب الفيديو ويركز على تطوير التطبيق الذي يعد اليوم من أسرع المشاريع الريادية نموًا في العالم.

4. تكاليف أقل على كل من الشركة والموظفين

أبرز الأسباب التي دفعت وكالة السفر الصينية Ctrip إلى تبني نموذج العمل عن بعد كان ارتفاع تكاليف إيجارات المكاتب في شنغهاي مقر العمل الرئيسي للشركة، فارتأت الإدارة أن السماح لبعض الموظفين بالعمل من منازلهم يعني حاجة أقل لمساحات العمل وبالتالي خفض تكاليف.

يتيح العمل عن بعد مزيدا من الخيارات لخفض التكاليف ولا يقتصر الأمر على تكاليف مساحات العمل فقط، لوازم تشغيل المكاتب وإدارتها وما يترتب على ذلك من نفقات على صعيد فواتير خدمات التشغيل وبدل مواصلات للموظفين وخدمات تشغيل وصيانة المعدات المكتبية وما إلى ذلك من التفاصيل يمكن الاستغناء عنها بشكل كلي بمجرد الاعتماد على فرق العمل عن بعد.

الآن، قد تكون اقتنعت بجدوى العمل عن بعد، لكن كيف تعرف إن كانت شركتك مستعدة للعمل عن بعد؟ وكيف تضمن أنّ الانتقال إلى هذا النظام سيمرّ بسلاسة، ولن يؤثر سلبا على سير العمل؟

اقرأ أيضًا: دليلك الشامل لتقوية إشارة الواي فاي wifi الخاصة بك

هل هناك مهام في شركتك يمكن تنفيذها عن بعد؟

مهام يمكن تنفيذها عن بعد

هل طبيعة العمل في شركتك تسمح بإمكانية تنفيذ بعض المهام عن بعد، وإنجاز العمل عبر الإنترنت؟ هل موظفوك أو بعضهم يجلسون بالفعل طوال اليوم أمام جهاز الكومبيوتر أو حتى حواسيبهم المحمولة؟ هل يسير العمل بكفاءة داخل شركتك دون الحاجة إلى تواجد الموظف في المكتب؟

إذا كان فريقك يستخدم بالفعل أدوات الفرق الموزعة عن بعد، ويمكنهم التعاون باستخدام أدوات العمل المختلفة عبر الإنترنت. فهذا يعني أن شركتك قادرة على التعامل مع العمل عن بعد، وأنها لديها بالفعل إطار عمل يمكنها من الانتقال من نظام العمل التقليدي إلى نظام العمل عن بعد.

اقرأ أيضًا: 4 أساطير عن العمل عن بعد لا أساس لها من الصحة

هل يرغب موظّفوك في العمل من المنزل؟

وجدت إحدى الدراسات أنّ التوازن بين الحياة المهنية والشخصية هو أساس الشعور بالرضا الوظيفي. فالموظفون الذين يعيشون توازنًا بين مسؤوليات وظائفهم، ومسؤوليات حياتهم الشخصية والعائلية والاجتماعية يكونون أكثر رضا. 

بالنسبة للموظفين أنفسهم، يتيح لهم العمل عن بعد مرونة أكبر في أوقات العمل وملائمتها مع مسؤولياتهم الأخرى الشخصية والأسرية على سبيل المثال، ودور ذلك في تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية. ولكن قبل ذلك من الضروري أن يركز أصحاب المشاريع والمدراء إلى جانب الموظفين على حد سواء على التأسيس لصياغة أسلوب عمل جديد يلبي متطلبات العمل عن بعد واحتياجات فرق العمل الموزعة.

تتجه القوى العاملة العالمية نحو هذا النمط من العمل لجني ثمار الحرية والمرونة، والرضا الوظيفي والكثير من الفوائد الأخرى. إذا أعرب موظفوك عن رغبتهم في العمل عن بعد، فقد يكون هذا هو الوقت المناسب للتفكير جديًا في اعتماد هذه السياسة كأحد خيارات التوظيف في الشركة. لأنّه في حال تجاهلت ذلك، فإنك تخاطر بفقدان الموظفين ذوي الكفاءة العالية.

هل يتجه منافسوك نحو العمل عن بعد؟

أحد العوامل التي تُظهر ما إذا كانت شركتك جاهزة للعمل عن بعد هو إلقاء نظرة حول ما يقوم به منافسوك. فإذا لاحظت أنّ منافسيك بدؤوا في الاعتماد على التوظيف عن بعد، فقد يكون ذلك مؤشرًا جيدًا لكي تتجه نحوه أيضًا وتستفيد من مزاياه حتى تحافظ على تنافسية شركتك.

أنت بالطبع لا تتنافس على المبيعات والعملاء فقط، بل على الموظفين الموهوبين أيضًا، إذا كان منافسوك يتجهون نحو العمل عن بعد فما الذي يمنعك من ذلك، فهذا أفضل حل لتضمن ألا ينتقل أفضل موظفيك إلى منافسيك لمجرد أنهم يقدمون مرونة أكثر في بيئة العمل.

فرق العمل الموزعة عن بعد أصبحت توجُّها آخذًا في الازدياد كل عام، لأن منصات مثل مستقل سهّلت توظيف تلك الفرق وسمحت للشركات بتجربة مدى فعالية الموظفين عن بعد ومدى ملائمتهم للوظائف الشاغرة، فالآلاف المستقلين العرب الذين يعملون عبر مستقل يقومون بإنجاز العديد من المشاريع في مجالات مختلفة مثل: صناعة المحتوى، الترجمة، التسويق، البرمجة وتطوير الويب وغيرها..

خلال مسح أُجريَ لقادة الأعمال في قمة القيادة العالمية في لندن عام 2015، ذكر 34% منهم أن أكثر من نصف القوى العاملة بدوام كامل للشركة سوف تعمل عن بعد بحلول عام 2020، وقال 25% آخرون أن أكثر من 75% من القوى العاملة، لن تعمل في مكاتب الشركة التقليدية بحلول عام 2020، وعلى الصعيد العالمي، أجرت الشركة الرائدة عالميا PGi Global استطلاعًا أظهر أن 79٪ من العاملين في مجال المعرفة الذين شملهم الاستطلاع في جميع أنحاء العالم يعملون الآن خارج المكتب.

شركة Automattic توظف 400 شخص عن بعد من 40 دولة، شركة حسوب  توظف مايقارب 70 شخصًا عن بعد، شركة Groove توظف فريقًا عن بعد بنسبة 100%، شركة Buffer توظف 80 شخصًا عن بعد، وتخطط شركة TOYOTA العملاقة للسماح بعدد كبير من موظفيها بالعمل عن بعد، وعدد كبير جدًا من الشركات الأخرى تتجه إلى توظيف تلك الفرق مثل في عدة دول: في المملكة العربية السعودية، الولايات المتحدة، بريطانيا، تركيا، الهند.. إلخ.

هل تجد صعوبة في العثور على الكفاءات؟

وجود شركتك في منطقة جغرافية معينة قد يحد من قدرتك على العثور على المهارات والخبرات التي تبحث عنها. كما أن إجراءات وقوانين وتكاليف استقدام العمالة العالمية قد تكون عائقا كبيرا أما محاولات ضمّ أي خبرات أو كفاءات نادرة بالنسبة للمشاريع الصغيرة والمتوسطة ذات الميزانيات المحدودة.

إن لاحظت أنّك تجد صعوبة في إيجاد موظفين يتمتعون بالكفاءات التي تبحث عنها، فقد يكون هذا هو الوقت الأمثل للانتقال إلى التوظيف عن بعد. لأنّه سيسمح لك بتوظيف أشخاص ذوي مهارات وخبرات عالية ونادرة من مختلف أنحاء العالم، وضمّهم إلى فريقك بأقل الجهود والتكاليف.

الأسئلة السابقة بمثابة 4 مؤشرات تدل على أنّ شركتك مستعدة لاعتماد العمل عن بعد. إن لاحظت أيًّا منها في شركتك، فلا تتردد، وابدأ الاستفادة من المزايا الفريدة التي يقدمها نظام العمل عن بعد. إذا واجهت صعوبة في الانتقال إلى هذا النظام في البداية، فيمكنك الانتقال تدريجيًا عبر تحديد المهام الأكثر قابلية للإنجاز عن بعد. أو اختيار عدد قليل من الموظفين للعمل عن بعد بدوام جزئي كاختبار تجريبي.

بعد ذلك يمكنك قياس معدلات الإنتاجية، إذا كانت أفضل من نظام العمل التقليدي من المكتب، يمكنك حينها تطبيق نظام العمل عن بعد بشكل كامل. يمكنك أيضا الاستعانة بأفضل الكفاءات العربية عبر توظيف مستقلين للمساعدة في إنجاز بعض المهام، مثل البرمجة، والتصميم، والتسويق الإلكتروني، وكتابة المحتوى، والاستشارات الإدارية والقانونية وغيرها.

ما الذي نتوقعه مستقبلًا؟

ارتفع معدل القوى العاملة عن بعد بين العامين 2005 حتى 2018 بنسبة 140%، و63% من الشركات الأمريكية لديها موظفون عن بعد، ويتوقع أن تصل نسبة العاملين عن بعد حتى 50% من إجمالي القوى العاملة بحلول العام 2020 بحسب إحصائيات Citrix. إلا أنه على الرغم من التوجه الكبير تجاه العمل عن بعد، فإن الأمر لا يخلو من بعض التحديات التي تواجه الشركات والموظفين على حد سواء، لعل أبرزها:

المصاعب على صعيد التواصل والمتابعة

هي أولى التحديات التي يمكن أن تواجه فرق العمل عن بعد، ولكن منصات العمل الجماعي اليوم سهلّت هذا الموضوع إلى أبعد الحدود، تطبيقات التواصل مثل Slack، Zulip، Facebook Workplace وغيرها تُمكّن فرق العمل من التواصل بأريحية، وحتى تمكنهم من عقد الاجتماعات بالصوت والصورة بشكل مباشر ومن أي مكان. بالإضافة إلى أدوات تحسين سرعة الإنترنت، إرسال واستقبال البيانات والاتصالات بأمان، وكذلك الأدوات التي تسمح للموظفين للوصول إلى الوثائق المشتركة ومحركات الأقراص عبر الإنترنت.

عمل الأشخاص من المنزل لا يعني أنه سيكون صعبًا على المدراء أو الزملاء التواصل معهم، أجرت TINYpulse مسحا أكد فيه 51% الموظفون الذين يعملون عن بعد بأنهم على اتصال مع مدرائهم مرة واحدة على الأقل يوميًا، كما أن الموظفين عن بعد يشعرون بأنهم أكثر تواصلا مع مدرائهم وزملائهم، ففي دراسة منفصلة أكد 87% من الموظفين عن بعد أنهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا وانسجامًا مع باقي الفريق من خلال استخدام محادثات الفيديو.

يُعتَقدُ أنه من الصعب التواصل وإدارة فريق عمل عن بعد بسبب اختلاف المناطق الزمنية للموظفين، ولكن الشركات التي توظف تلك الفرق ابتكرت أدوات واستراتيجيات للتغلب على مصاعب فروق المناطق الزمنية، من خلال الاعتماد على نظام تراكب ساعات العمل بين الموظفين، تحرص شركة حسوب على الحفاظ على تراكب 3-4 ساعات عمل بين الموظفين كحد أدنى لتسهيل التفاعل بين الموظفين وتعزيز قيم العمل الجماعي، فريق Buffer الموزع على 11 منطقة زمنية، يخصص وقتًا مناسبًا لجميع موظفي الشركة لإجراء محادثات جماعية صوتية أو محادثات الفيديو، واستخدام الاتصالات غير المتزامنة، وإجراء الاجتماعات الثنائية والجماعية كل أسبوع، ونجح فريق Zapier في العمل ضمن 7 مناطق زمنية مختلفة باستخدام أداوت مثل: Slack، GoToMeeting، والاجتماعات السنوية للفريق في إحدى مدن العالم.
يتم استخدام الكثير من الأدوات لتجاوز تحديات المناطق الزمنية المختلفة مثل، أداة stride للدردشة الجماعية، Everytimezone أداة لمعرفة المناطق الزمنية المختلفة، وأداة تنظيم المهام “أنـا“، كما وتسعى بعض الشركات لجمع الفريق الموزع عن بعد مرة أو مرتين في السنة لتعزيز التواصل وزيادة الثقة والروابط الشخصية بين أعضاء الفريق.

قد يُهمك أيضًا: أخطاء يقع فيها مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد

مشكلة التشتت

قد يواجه الموظفون صعوبة في التركيز على مهامهم عندما يقومون بعملهم من المنزل، وهذا الأمر يتطلب منهم بعض الجهد الإضافي في تنظيم بيئة عملهم وترتيب أولوياتهم على الشكل الأمثل. هذا الفيديو يبين ما الذي يمكن أن يكون عليه الوضع إذا لم يتمكن الأفراد من تنظيم أمور المنزل لديهم عند العمل عن بعد.

إلا أنّ الأمر الجيد في الموضوع هو القدرة على التعامل مع أهم وأبرز التحديات التي يمكن أن تواجه نماذج العمل عن بعد سواء على الأفراد أو على الشركات، يعود الفضل بذلك إلى ما أتاحته لنا التقنية من تطبيقات وأدوات لهذا الغرض.

إذ تستخدم نحو 53% من الشركات اليوم أحد تطبيقات التواصل المخصصة للعمل حتى لو لم تكن الشركة تتبنى نموذج العمل عن بعد، ويتوقع أنه بحلول السنوات القليلة المقبلة ستحل هذه التطبيقات محل البريد الإلكتروني في بيئات العمل بشكل كلي. لعل هذا يبين لنا مقدار التغير الذي سيطرأ على طبيعة العمل خلال السنوات القليلة المقبلة بفضل نموذج العمل عن بعد الذي تزداد أهميته يومًا بعد يوم كواحد من الخيارات الواعدة بالنسبة للشركات والعاملين على حد سواء.

كل هذا من شأنه أن يبشر بعصر جديد قادم على صعيد الحياة المهنية والشكل الذي ستكون عليه بيئات العمل. ففي الوقت الذي تغلق فيه المكاتب أبوابها مع نهاية اليوم، تبقى الشركات والمؤسسات بحاجة لمن يتابع مع عملائها وزبائنها على مدار اليوم، ويشرف على تقديم أفضل شكل من الخدمات بغض النظر عن نهاية يوم العمل وأوقات الدوام، الأمر الذي يؤكد حتمًا الحاجة المُلحة لنماذج عمل أكثر مرونة واستدامة من النماذج التقليدية المرتبطة بساعات عمل المكاتب فقط، وهو الأمر المتوافر في العمل عن بعد.

تم النشر في: نصائح ريادية منذ 3 سنوات