هل تعلم أنّ المتاجر الإلكترونية تنفق 1.43 دولار على الشحن مقابل كل دولار تبيعه. أي أنّها تنفق على الشحن أكثر من قيمة المنتجات نفسها. هذه مشكلة كبيرة تعاني منها المتاجر الإلكترونية في جميع أنحاء العالم، إذ يُقدر أنّ تكلفة مشكلات إدارة المخزون عالميًا تقارب 1.1 تريليون دولار.
هل لديك متجر إلكتروني؟ هل تنوي إنشاء متجر جديد ولا تعرف كيفية إدارة المخزون؟ هل تواجه مشكلة في إدارة مخزون منتجاتك؟ سوف تتعلم في هذا الدليل الشامل كل ما تحتاج معرفته عن إدارة المخزون وكيفية حل المشاكل المرتبطة به عبر خطوات وأدوات عملية وفعالة.
جدول المحتويات:
- ما هي إدارة المخزون Inventory Management؟
- مفاهيم عامة في عالم إدارة المخزون
- أهمية إدارة المخزون
- أسباب صعوبة إدارة المخزون
- كيفية إدارة المخزون
- أدوات إدارة المخزون
تعريف إدارة المخزون Inventory Management
يُقصد بإدارة المخزون عمليات تخزين ومتابعة وشحن المنتجات. وهي من الجوانب الأساسية في إدارة المتاجر الإلكترونية صغيرة كانت أم كبيرة. تساعد إدارة المخزون أصحاب المتاجر الإلكترونية على معرفة حجم المخزون المتوفر، ومتى عليهم تجديده، وتقدير تكلفة تخزين وغيرها.
تشمل إدارة المخزون المهام التالية:
- متابعة مخزون المنتجات بصفة مستمرة
- ضمان سلامة المنتجات المُخزّنة
- طلب منتجات المخزون من المُورد أو المصنع
- ترتيب ووضع المنتجات في المخزن
- توقع الطلب المستقبلي على المخزون
- شحن المنتجات إلى المشترين
يُسمى الشخص المسؤول عن إدارة المخزون مدير المخزون، ويتولى هذه المهام وغيرها إما يدويًا أو عبر برامج وأنظمة رقمية متخصصة.
مفاهيم عامة
هناك بعض المفاهيم المتعارف عليها في مجال إدارة المخزون في المتاجر الإلكترونية. ومن المهم لكل صاحب متجر أو مدير مخزون أن يعرف معناها بوضوح. هذه أهم تلك المفاهيم:
- المخزون: يمثل المنتجات الملموسة التي تبيعها.
- وحدة إدارة المخزون (stock keeping unit اختصارًا SKUs): تُسمى كذلك وحدة مبيعات المستهلك، وهي رمز فريد لتصنيف المنتجات وتنظيمها. على سبيل المثال، إن كنت تبيع 4 أنواع من الثلاجات، فستكون لديك 4 وحدات SKUs. لكن في حال كان من كل منتج تبيعه نوعان مختلفان، فهذا يعني أنّ عدد وحدات SKUs سيساوي 4 × 2 = 8. أي أنّ عليك توفير مساحة لتخزين ثمانية أنواع مختلفة من المنتجات.
- وحدة القياس (Unit of Measure): يُقصد بها الوحدة التي تستخدمها لقياس كمية المنتج، وتختلف حسب طبيعة المنتجات التي تبيعها. إن كنت تملك متجرًا لبيع البذور، فقد تختار وحدة الغرام (g)، وإن كنت تبيع ملابس، فقد تعُدّ كل قطعة ملابس وحدة.
- متغيرات المنتج (Variants): بعض المنتجات لها مميزات متغيرة. مثلًا، قد يكون في مخزنك قميص متعدد الألوان: أحمر وأخضر وأبيض. أو قد تبيع حذاء متعدد الأحجام: كبير وصغير ومتوسط.
- المخزون الميت (Dead Stock): المنتجات الموجودة في المخزون التي لم تبعها خلال المدة المتوقعة وبقيت في المخزن.
- نفاد المخزون (Stockout): يُقصد به انتهاء كمية المنتج في المخزون.
- الحد الأدنى من المخزون (Minimum Viable Stock): يُقصد به الحد الأدنى من المخزون الذي ينبغي أن يتوفر لأجل استمرار البيع وضمان وصول المنتجات إلى المشترين في الوقت المناسب.
- عتبة إعادة الطلب (Re-order Point اختصارًا ROP): يُقصد بها العتبة التي عندما يصل إليها حجم المخزون، تبدأ عملية إعادة الطلب لملء المخزون.
- الدروب شيبينج (Dropshipping): هو أسلوب خاص يعتمده بعض أصحاب المتاجر الإلكترونية. فلا يخزن أصحاب المتاجر المنتجات في مخازنهم، بل يتركونها مخزنة لدى الشركة المصنعة أو طرف ثالث يتولى شحن المنتج إلى المشترين مباشرة.
- المهلة (Lead Time): يُقصد بها المدة الزمنية الفاصلة بين طلب المنتج لملء المخزون من المُورد أو الشركة المصنعة، وبين موعد وصوله إلى المخزن.
- تحليل أ ب ج (ABC Analysis): هي طريقة لتصنيف المنتجات في المخزن. إذ يُقسَّم المخزون إلى ثلاث فئات: الفئة أ تمثل المنتجات عالية القيمة التي تباع بوتيرة منخفضة. والصنف ب يمثل المنتجات متوسطة القيمة التي تُباع بوتيرة متوسطة. ثم الصنف ج الذي يمثل المنتجات متدنية القيمة التي تُباع بوتيرة عالية.
- كلفة التخزين (Holding Cost): تمثل كلفة تخزين منتج معين خلال سنة. وتُحسب بالصيغة التالية:
على سبيل المثال، إن كنت تبيع معدات رياضية، وكانت كلفة تخزين جهاز معين لمدة سنة 30$، وكان سعر الجهاز يساوي 300 دولار. فإنّ كلفة التخزين ستساوي 30/300 = 0.1 أو 10%.
- صيغة أمان المخزون (Inventory safety stock formula): صيغة لحساب حجم المخزون الإضافي الذي ينبغي إبقَاؤه في المخزون تحسبا للطوارئ.
- الاستخدام اليومي الأقصى (Maximum Daily Usage): العدد الأقصى للمنتجات المُباعة في اليوم.
- مهلة التجديد القصوى (Maximum Lead Time): العدد الأقصى للأيام اللازم لتجديد مخزون منتج معين.
- متوسط الاستخدام اليومي (Average Daily Usage): متوسط عدد الوحدات المُباعة يوميًا.
- متوسط مهلة التجديد (Average Lead Time): متوسط عدد الأيام اللازمة لتجديد منتج معين.
- التخزين حسب الحاجة (Just in Time): هو طريقة تخزين لتخفيض تكاليف ومساحة التخزين، حيث لا يتم ملء المخزون إلا عند الحاجة وحسب.
- الشحن حسب الأقدمية (First in First out اختصارا FIFO): في هذا النظام تُشحن المنتجات الأقدم في المخزون أولًا.
أهمية إدارة المخزون
لا تحظى إدارة المخزون باهتمام كبير لدى كثير من أصحاب المتاجر الإلكترونية، إذ يُنظر إليها كعنصر جانبي في إدارة المتجر. والحقيقة أنّ إدارة المخزون لا تقل أهمية عن الجوانب الإدارية الأخرى، إن لم تكن أهمها. فأي خطأ في إدارة المخزون قد يؤدي إلى تعطل المبيعات وتوقف المتجر الإلكتروني. هذه بعض الفوائد التي سَتجنيها إن أحسنت إدارة مخزون متجرك:
تقليل التأخر في الشحن
حوالي ثلث المتاجر الإلكترونية تأخرت في تسليم منتج لأنها باعته وهي لا تعلم أنّه قد نفد من مخزونها. إدارة المخزون ستساعدك على معرفة حالة المخزون أولًا بأول. وهذا سيقلل احتمال أن تبيع منتجًا غير موجود في المخزن، ويقلل كتحصيل حاصل التأخير في الشحن.
تخفيض تكلفة التخزين
إن عرفت كيف تدير مخزونك، فسَتضمن توفر المخزون على الدوام، خاصة في أوقات الذروة وأوقات المواسم. وهذا يعني التقليل من المخزون الميت الذي يشغل مساحة في التخزين ويزيد التكاليف. وهذا سيخفض تكاليف التخزين على المدى البعيد بحوالي 10%.
زيادة المبيعات
تقلل إدارة المخزون من مشكلة نفاد المخزون. عندما ينفد منتج ما من المخزن، تتعطل تجارتك ولا يكون بمقدورك بيعه للمشترين. وفي حال تكررت هذه المشكلة، ستخسر كثيرًا من فرص البيع، وربما تخسر عملاء أيضًا.
التفوق على المنافسين
كما ذكرنا آنفًا، فسوء إدارة المخزون يزيد التكاليف ويضاعف حالات التأخر في الشحن. كل هذا يضعف تجربة المستخدم ويقلص هامش الأرباح. هذه مشكلة عامة يعاني منها كثير من منافسيك. لذا إن نجحت في حلها وتجاوزها، ستكسب قصب السبق وتعزز وضعك التنافسي في السوق.
التقدير الصحيح لتكلفة المنتج
تقدير كلفة المنتجات من الأمور المرهقة لأصحاب المتاجر الإلكترونية. لأنّ عليهم أن يأخذوا بالحسبان عوامل كثيرة، منها تكلفة تخزين المنتجات. يمكن حساب تكلفة منتج معين عبر الصيغة البسيطة التالية:
سعر المنتج النهائي = سعر المنتج بالجملة + تكلفة شحن المنتج إلى المخزن + تكلفة تخزين المنتج + تكلفة تخزين المنتج + تكلفة شحن المنتج إلى المشتري + هامش الأرباح الذي تريد تحقيقه.
مثلا، إن كنت تبيع دراجات هوائية. وكنت تشتري كل دراجه بـ 200 ريال، وكان شحنها إلى مخزنك يتطلب 10 ريالات لكل دراجة. وكان تخزينها يكلفك 20 ريال، وتكلفة شحنها إلى المشتري تكلف 20 ريال. فإنّ التكاليف الإجمالية ستساوي 200 + 10 + 20 + 20 = 250.
إن أردت تقدير السعر النهائي الذي ستبيع الدراجة به فيكفي أن تضيف إلى قيمة التكاليف أعلاه هامش الأرباح الذي تريد تحقيقه. مثلًا إن كنت تريد تحقيق 150 ريال كأرباح لكل دراجة، فيمكن أن تبيع المنتج النهائي بـ 250 + 150 = 400 ريال.
أسباب صعوبة إدارة المخزون
إدارة المخزون ليست أمرًا هينًا. ويمكن أن تستنزف وقتك وجهدك وأموالك إن لم تعرف كيف تتعامل معها. هذه بعض المعوقات والتحديات التي تواجه أصحاب المتاجر الإلكترونية في إدارة مخزون متاجرهم:
صعوبة العثور على المخزن المناسب
أول تحد في إدارة المخزون هو العثور على المخزن المناسب لتخزين المنتجات. ينبغي أن تتوفر في المخزن كل الشروط الضرورية لضمان تخزين آمن وفعال بأقل التكاليف، مثل:
- القرب من المشترين: إن كنت تبيع في منطقة جغرافية معينة، فعليك البحث عن مخزن قريب من تلك المنطقة لتخفيض تكاليف الشحن ووقت التسليم.
- معايير التخزين: تختلف معايير التخزين حسب نوع المنتج. بعض المنتجات تتطلب درجة حرارة أو رطوبة معينة، وبعضها تحتاج إلى تهوية مستمرة. ينبغي أن تتوفر في المخزن كل المعايير الضرورية لتخزين منتجاتك.
- النظافة: النظافة مهمة في تخزين معظم المنتجات، آخر ما تريده أن تسلم للمشترين منتجات مغبرة أو وسخة.
- الأمن: إن كنت تبيع منتجات ثمينة، فقد تتعرض لمحاولات سرقة. احرص على أن يكون المخزن آمنًا وتحت مراقبة دائمة.
صعوبة تحقيق التوازن في المخزون
إدارة المخزون عملية حيوية للمتجر الإلكتروني، وتتطلب توازنًا دقيقًا. لأنك إن لم توفر باستمرار الكمية الكافية من مخزون المنتجات، فقد تنفد في أي وقت، وهذا يعني أن مبيعاتك ستتعطل. أو أسوأ من ذلك، قد يشتري العميل المنتج رغم نفاده من المخزون لتجد نفسك في ورطة غير قادر على تسليم المنتج غير الموجود في المخزن.
هناك خطأ آخر يرتكبه أصحاب المتاجر الإلكترونية، وهي أنّ بعضهم يبالغون في زيادة كمية المخزون حرصًا منهم على ألا تنفد. لكنهم يخلقون لأنفسهم مشكلة أخرى، ذلك أنّ زيادة كمية المخزون بشكل مبالغ فيه ترفع تكاليف التخزين، وفي حال كانت المنتجات عضوية أو قابلة للفساد، فقد تفسد ويخسر صاحب المتجر.
التحدي الذي يواجه أصحاب المتاجر الإلكترونية هو تحقيق التوازن في المخزن. ينبغي أن يتوفر المنتج في المخزن بما يكفي حتى لا ينفد، لكن دون مبالغة في التخزين حتى لا تزداد كلفة التخزين أو تفسد المنتجات.
تعدد المخازن
تخزن بعض المتاجر الإلكترونية منتجاتها في عدة مخازن. صحيح أنّ هذا الأمر قد يساعد المتجر على تقريب المنتجات من المستهلكين وتسريع تسليم المشتريات. إلا أنه يصعب إدارة المخزون ويجعلها أكثر تعقيدًا. في حال لم تكن تعتمد على نظام متخصص في إدارة المخزون، ستصبح إدارة المخزون كابوسًا حقيقيًا، خاصة إن كانت مبيعات المتجر كثيرة.
إدارة المخزون يدويًا
تقدر بعض الإحصاءات أنّ 43% من المشاريع الصغيرة ما تزال تعتمد على الوسائل اليدوية في إدارة المخزون. تعتمد هذه المشاريع على تعقب المبيعات وإدارة المخزون وعمليات الشحن يدويًا.
رغم أنّ هذا قد يبدو أسهل، إلا أنه في الحقيقة سَيستنزف الكثير من وقتك، ويُصعّب عليك تنمية مشروعك ومواكبة الطلبات إن كانت كثيرة. ما سيؤدي إلى زياد الأخطاء والتأخر في تسليم المنتجات. وهذه لن تكون بداية جيدة لمتجرك.
كيفية إدارة المخزون
إدارة المخزون عملية مركبة ومتعددة الجوانب تشمل إدارة المنتجات من ساعة خروجها من المُورد أو المصنع، وحتى وصولها إلى المشتري. إن عرفت كيفية إدارة المخزون بصورة سليمة فسوف تضمن أن تتم عملياتك التجارية بسلاسة وبأقل قدر من الأخطاء. إليك مجموعة من التقنيات والنصائح لإدارة مخزونك بفعالية وكفاءة:
تحديد طريقة التخزين
أول قرار عليك اتخاذه هو تحديد طريقة التخزين التي سَتعتمدها. بعض هذه الطرق بسيط وسهل وغير مكلف، وبعضها الآخر معقد ومكلف. ادرسها وحدد احتياجاتك واختر ما يناسبك منها.
1. التخزين المخصص
قد تختار أن تتولى عملية التخزين بنفسك. حيث توفر مخزنًا وتتكلف بإدارته والإشراف عليه مباشرة. هذا النوع من التخزين مناسب للشركات الكبيرة، إذ يتيح لها التحكم التام في إدارة المَخزون والتحكم في تكاليفه.
2. التخزين عند شركة متخصصة
بالنسبة للمتاجر الصغيرة، فإن خيار التخزين المخصص غير مناسب. هناك خيار أفضل، وهو تخزين المنتجات عند طرف ثالث، غالبًا شركة متخصصة في تخزين المنتجات.
هناك عدة فوائد لخيار التخزين عند طرف ثالث. منها أنّ الشركة التي سَتتكلف بالتخزين عادة ما تملك أفضل أدوات التخزين، وتعمل ببرنامج إدارة المخزون الأمثل لمنتجاتك، ويشرف على المخزن خبراء في المجال. كما أنّها توفر في العادة تقارير دورية ونظام إشعارات وإمكانية الشحن المباشر إلى المشترين.
هذا الخيار يمكن أن يخفف عنك الكثير من أعباء إدارة المخزون. بالمقابل، لن يكون لك تحكم تام بإدارة المخزون، حيث تتولى الشركة الجوانب التقنية والإدارية.
3. التخزين المتعدد
أحيانًا قد لا يكفيك مخزن واحد، وقد تفضل توزيع مخزونك على عدة مستودعات. يمكن أن يساعدك ذلك على تحسين جودة خدمات الشحن التي تقدمها لعملائك، خاصة إن كنت تبيع منتجاتك في منطقة جغرافية واسعة.
يتيح التخزين المتعدد تسريع تسليم المنتجات، لأنّها تكون أقرب إلى المشتري. كما يمكن أن يخفض تكلفة الشحن، خصوصًا إن كانت المنتجات ثقيلة، فبدل شحن المنتج من مخزن مركزي موجود على بعد مئات الأميال، يمكن شحنه من نقطة أقرب. توفر كثير من شركات الشحن والتخزين إمكانية التخزين المتعدد للمنتجات. إن كنت تريد اعتماد هذا النظام، فتأكد من أنّ الشركة التي تتعامل معها توفر هذه الميزة.
4. التخزين عند الحاجة Just in Time
التخزين عند الحاجة كما أوضحنا آنفا هي مقاربة تعتمد على ألا تطلب المنتجات من المورد أو المصنع إلى المخزون إلا عند الحاجة إليها، أو بعد بيع المنتج. تخفض هذه الطريقة تكاليف التخزين، إذ أنّك لن تخزن منتجات زائدة. كما أنّ مدة التخزين ستكون قصيرة، فعادة ما يُباع المخزون بسرعة، وأحيانًا يُباع المنتج قبل أن يصل إلى المخزن.
بالمقابل هناك جوانب سلبية من هذا النوع من التخزين، وهو معدل المخاطرة المرتفع. لأنه في حال وقوع خطأ أو تأخر المورد في شحن المنتج، فقد ينفد المخزون.
5. الشحن حسب الأقدمية
هب أنك تملك متجرًا لبيع منتجات ذات مدة صلاحية محدودة، لنقل مثلًا مواد تجميل. عادة ما ستجدد المخزون قبل نفاده، وعند وصول المنتجات الحديثة، سيكون في المخزون بعض المنتجات القديمة التي لم تُبع بعد.
في مثل هذه الحالة لا بد أن تبيع المنتجات الأقدم أولًا قبل نفاد مدة صلاحيتها، وإلا ستفسد وتخسرها. هذا النظام يُسمى الشحن حسب الأولوية. أي أنه عند ورود طلب جديد، يتم شحن أقدم منتج في المخزن إلى المشتري.
تحديد آلية لمتابعة المخزون
عليك تصميم آلية لمتابعة المخزون لمعرفة حجم المخزون في كل لحظة، ومواضع تخزين كل منتج، ومتابعة المخزون في جميع مراحل سلسلة التوريد. بداية من الشركة الموردة أو المصنع، وحتى وصول المنتج إلى مستودع التخزين، ثم شحنه إلى المشتري.
لا تنسَ كذلك متابعة المنتجات التي يعيدها المشترون، والمنتجات التي تفسد أو تنكسر، والمنتجات التي تصل معطوبة أو معيبة من المصنع أو المورد. ينبغي أن تكون قادرًا على متابعة كل ما يحدث خلال جميع أطوار سلسلة التوريد لضمان إدارة فعالة للمخزون.
تحليل المخزون Inventory Forecasting
تحليل المخزون هو عملية تخمين حجم وموعد طلب المنتجات لملء المخزون بناء على البيانات السابقة. سيساعدك تحليل المخزون على تقليل احتمال نفاد مخزون المنتجات، أو تراكمها في المخزون. حلل مبيعاتك في السنة السابقة وابحث عن أنماط تطور أحجام المبيعات لتأخذ فكرة عن حجم الطلب المستقبلي على منتجاتك. وبناء على ذلك جَدوِل طلبات شحن المنتجات وملء المخزون.
إن كنت تملك مثلًا متجرًا لبيع الملابس، فقد تجد أنّ مبيعاتك تبلغ ذروتها في مواسم معينة، مثل عيدي الفطر والأضحى، وفي شهر الدخول المدرسي، وفي يوم الجمعة السوداء. وقد تجد بالمقابل أنّ المبيعات تنخفض انخفاضًا كبيرًا في فترة معينة، مثل فصل الشتاء أو مَوسم الأمطار.
في هذه الحالة عليك تنظيم مخزونك بما يتماشى مع هذه المواسم والاتجاهات. استعد لمواسم زيادة المبيعات عبر ملء مخزونك في مواسم الذروة، والتحقق من أنّ مورديك سيوفرون لك المنتجات في الوقت المحدد. بالمقابل، يمكنك تخفيض مخزونك أو التخلي عن بعض المخازن التي تتعاقد معها في مواسم انخفاض المبيعات لتوفير جزء من تكاليف التخزين.
1. استخدم تحليل أبج ABC Analysis
عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون، فُمنتجات متجرك الإلكتروني ليست متكافئة. هناك عاملان أساسيان يميزان كل منتج:
- حجم المبيعات: تُقسم المنتجات إلى ثلاثة أصناف اعتمادًا على حجم المبيعات الشهرية أو السنوية، وهي عالية ومتوسطة ومنخفضة.
- قيمة المبيعات: تختلف قيمة المنتجات اختلافًا كبيرًا، فبعضها لا يتجاوز بضع دولارات، مثل لعب الأطفال أو المنتجات الصحية. وبعضها قد يبلغ آلاف أو حتى عشرات آلاف الدولارات، مثل الساعات الفاخرة والسيارات. لتسهيل إدارة المخزون، تُقسم المنتجات إلى ثلاثة أصناف: منتجات عالية القيمة، ومنتجات متوسطة ومنخفضة القيمة.
إن أخذنا هذين العاملين بالحسبان، فيمكننا تقسيم منتجات المخزون إلى 9 أقسام عبر مصفوفة 3×3 كما يلي:
يهتم مدراء المخزون عادة بثلاثة أقسام، وهي القسم أ وب و ج كما هو واضح في المصفوفة أعلاه. قد تقول ماذا عن الأقسام الأخرى؟ لو تأملت المصفوفة فستجد أنّ الأقسام الأخرى إما أنها غير موجودة أصلًا، أو أنها غير مجدية اقتصاديًا. دعنا نوضح لك الأمر عبر مثالين.
لنأخذ الخانة (منخفض×منخفض)، أي المنتجات منخفضة القيمة، والتي وتيرة بيعها منخفضة. هذا النوع من المبيعات غير مجد اقتصاديًا. فَقيمة المنتجات منخفضة، ما يعني أن هامش الأرباح منخفض، وفوق هذا فأنت لا تبيع منها كثيرًا. ما يعني أنّ أرباحك الإجمالية من هذا النوع من المبيعات ستكون قليلة.
هذا النوع من المنتجات غير مجد اقتصاديًا، وعلى الأرجح أنها ستكون عبئا عليك في التخزين والإدارة والتسويق. لأجل هذا لا يأخذها مدراء التخزين بالحسبان.
لنأخذ الآن القسم (عالية×عالية)، أي المنتجات ذات القيمة العالية التي تُباع بوتيرة عالية. لو فكرنا في الأمر من منظور اقتصادي، سنجد أنّ مثل هذه المنتجات لا يمكن أن تكون موجودة من الأساس، والسبب راجع لآليات السوق.
إن كان منتج ما يُباع بوتيرة عالية، فستكثر المنافسة عليه، وتكثر الشركات المنتجة له، وهذا سيؤدي تلقائيًا إلى انخفاض أسعار المنتج مع مرور الوقت. لذلك، فالمُنتجات التي تباع بوتيرة عالية تكون منخفضة القيمة من حيث هامش الأرباح. لكن في حال وجدت منتجًا يحقق لك هامش أرباح كبير، ومع ذلك تبيع منه بكميات كبيرة فهنيئا لك، لأنه سيحقق لك ثروة.
الشي نفسه يُقال عن الأقسام الأخرى، فإما أنّها غير واقعية، أو أنها غير مجدية اقتصاديًا. لأجل هذا يدعو خبراء إدارة المخزون إلى التركيز على تحليل المنتجات من الفئات “أ” و”ب” و”ج”. تذكر أنّ تقنية تحليل أبج تُستخدم كذلك لتصنيف المشترين. إذ يُقسّم المشترون حسب حجم المشتريات التي يقتنُونها من متجرك الإلكتروني وقيمة تلك المشتريات. من الواضح أنّ العملاء من القسم أ هم الأهم لمشروعك، وعليك التركيز عليهم.
يساعدك تحليل أبج على تحديد المنتجات التي ينبغي أن تعطيها الأولوية في التخزين. المنتجات من الفئة أ هي الأهم من منظور التخزين، فنفادُ مخزون منتج من الفئة أ يعني خسارة كبيرة لمشروعك. بحكم هامش الأرباح الكبير في هذا النوع من المنتجات، وبحكم أنّ وتيرة بيعه منخفضة، ما يعني أنه قد لا تتاح لك فرصة أخرى قريبة لبيعه. كما أنّ العملاء الذين يشترون هذا النوع من المنتجات الغالية عادة ما يكونون من كبار العملاء، وقد تخسرهم لصالح منافسيك.
2. مبدأ باريتو
مبدأ باريتو هو أحد المبادئ الرياضية المعروفة في عالم التسويق والإدارة والتحليل والتجارة الإلكترونية. يقول هذا المبدأ أنّ 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. أو بلغة التجارة الإلكترونية. فإنّ 80% من مبيعاتك تأتي من 20% من المشترين، أو من 20% المنتجات.
عادة ما تندرج هذه المنتجات أو هؤلاء المشترون في الفئة أ التي ذكرناها آنفًا. لذا عليك التركيز عن أفضل 20% من منتجاتك وإعطَاؤها الأولوية في التخزين لضمان ألا تنفَد من المخزون.
اعتماد نظام مسح المخزون Inventory scanner system
نحن نعيش عصر الأتمتة وتقنيات إنترنت الأشياء. يجب أن تستفيد من هذه التقنيات الجديدة في إدارة المخزون، فذلك سيجعلك عملياتك أكثر كفاءة وفعالية، وأسرع وأقل كلفة. إحدى التقنيات المفيدة في إدارة التخزين هي تقنية مسح المخزون، والتي تتيح متابعة المنتجات الموجودة في المخزون ورصد المدخلات والمخرجات عبر جهاز مسح لا سِلكي يقرأ الباركود (barcode) المسجل في كل منتج في المخزن.
سوف يتيح لك اعتماد نظام مسح المخزون أتمتة عمليات إدارة المخزون ومتابعة المنتجات ونقل البيانات فوريًا إلى حاسوب أو خادم الشركة أو المتجر الإلكتروني. ويتيح كذلك متابعة وتعقب عمليات الشحن منذ خروج المنتجات من المخزن وحتى وصولها إلى المشتري النهائي.
إدارة المنتجات المعيبة أو الفاسدة في المخزون
من أسوأ مشاكل إدارة المخزون المنتجات المعيبة أو الفاسدة. إن كنت تملك متجرًا لبيع العصائر أو الأغذية مثلًا، فسيكون عليك التعامل مع مشكلة المنتجات التي تفسد إما بسبب انتهاء مدة صلاحيتها أو بسبب مشاكل التخزين، مثل عطل في المبرد أو الصيانة. كما أنّ بعض المنتجات قد تأتي معطوبة أو فاسدة من المورد أو المصنع.
كيف ستتعامل مع هذه المنتجات؟ كيف ستتخلص من المنتجات الفاسدة؟ هل ستعيد المنتجات المعطوبة إلى المصنع أو المورد؟ أم سيكون عليك التعامل معها بنفسك؟ كم من الوقت سيكون عليك تخزين هذه المنتجات قبل إرجاعها أو التخلص منها؟
قد لا تبدو لك هذه الأسئلة مهمة الآن، ولكن سيكون عليك الإجابة عنها والاستعداد لها، فهي من الأمور التي سيكون عليك التعامل معها عاجلًا أم آجلًا.
إدارة المخزون الزائد أو على وشك الفساد
أحيانا قد تجد أنّ مخزون بعض المنتجات قد زاد كثيرًا، إما بسبب تراجع المبيعات أو الإفراط في التخزين. وهو ما سيسبب لك مشاكل في التخزين، ويُحمِّلك تكاليف إضافية قد تستمر لأشهر. وأحيانًا قد تجد أنّ مدة صلاحية بعض منتجاتك على وشك الانتهاء.
كيف تتعامل مع هذه المنتجات؟ هذه مشكلة كبيرة بلا شك، وستكلفك المال، بيد أنّها قد تكون فرصة تسويقية إن عرفت كيف تستغلها.
يمكنك استغلال المنتجات الزائدة أو التي اقتربت نهاية صلاحيتها للترويج لمتجرك إما عبر تخفيض أسعار تلك المنتجات كثيرًا، بحيث تغري المشترين بشراء المنتج. أو عبر تقديم عروض خاصة، مثل عروض اشتري اثنين وخذ واحد. أي أنّ العميل الذي يشتري منتجين يحصل على ثالث مجاني. يمكنك أيضًا إنشاء قسائم شراء وتوزيعها في رسائل البريد أو في حساباتك الاجتماعية.
في جميع الأحوال ستسرّع هذه الأساليب مبيعات متجرك، وتساعدك على التخلص من المخزون الزائد واستقطاب عملاء جدد. وهذا سَيعوض جزءًا من خسائرك.
التخزين المادي
إن كنت تخزن المنتجات في مخزن خاص بك، فستكون مسؤولًا عن العناية بالمخزن والمنتجات المخزنة. ينبغي أن تراعي ظروف الحرارة والرطوبة في حال كانت المنتجات حساسة للظروف البيئية. أيضًا عليك تنظيم مخزنك بذكاء. استفد من مساحة التخزين المتاحة أقصى استفادة عبر ترتيب المنتجات وصفِّها بطريقة عملية.
إدارة المنتجات المُعادة
من الأمور المزعجة في مجال التجارة الإلكترونية هو مشكل إعادة المنتجات. بعض المشترين قد لا يعجبهم المنتج ويقرروا إعادته، ماذا ستفعل في هذه الحالة؟ هل ستعيد المنتج إلى المخزن؟ أم تعيده إلى الشركة المصنعة أو المورد في حال كان المنتج معطوبًا؟
عليك أن تقرر كيفية التعامل مع المنتجات المعادة، وتأخذ هذا الأمر في الحسبان عند التعاقد مع المورد أو شركة الشحن تجنبًا للخلاف مستقبلًا وحَتى لا تتضاعف تكلفة الشحن والتخزين.
على سبيل المثال، هب أنك تبيع جهاز مشي خاص بالتمرينات الرياضية. لنفترض أنّ مخزنك موجود في مكة المكرمة. طلب شخص من المدينة المنورة جهاز مشي من متجرك الإلكتروني. ستشحن المنتج من المخزن إلى المشتري، لكن عندما وصل المنتج إلى صاحبه وجد أن جهاز المشي معطل فقرر إعادته لك، لذا عليك شحنه مجددًا إلى مخزنك. هب أن العقد الذي بينك وبين الشركة التي تورد لك أجهزة المشي ينص على أن تعيد لها المنتجات المعطوبة. لهذا سيكون عليك أن تشحن المنتج من جديد إلى الشركة الموردة.
لاحظ كم عدد مرات شحن المنتج. لقد شحنت المنتج 3 مرات، من المخزن إلى المشتري، ثم عاد من المشتري إلى المخزن، ثم من المخزن إلى المورد. كل هذا يكلف المال. فمن سيدفع كل هذا؟ هل ستَعوضك الشركة الموردة، أم تتحمل أنت تكاليف ذلك؟
ينبغي أن تدرس هذه الأمور جيدًا، وتأخذها بالحسبان في سياسة الإرجاع، وفي العقد الذي تبرمه مع شركة الشحن حتى لا تتحمل تكاليف وأعباء إضافية قد تفشل مشروعك وتقلص هامش أرباحك.
إعداد تقارير المخزون
توفر تقارير المخزون نظرة شاملة عن المخزون المتوفر وطلبات التوريد وعمليات الشحن. عادة ما تُصدَر تقارير المخزون بصفة دورية، أسبوعيًا أو شهريًا. يُستحسن استخدام أدوات متخصصة في توليد التقارير آليًا بدل كتابتها يدويًا.
الاستعداد للطوارئ
من المستحيل التنبؤ بدقة بسلوكيات المستهلك وحجم الطلب على منتج معين في السوق. وأقصى ما يمكنك فعله هو إجراء تخمينات مدروسة لحجم الطلب المتوقع على منتج معين. لكنّ المفاجآت واردة دائمًا، وعليك الاستعداد لها.
قد تحدث بعض الطوارئ التي تؤثر على حجم مبيعات منتجاتك. كما حدث خلال الوباء، عندما ارتفع الطلب على المنتجات الصحية والغذائية ومنتجات النظافة. أو قد تحدث مشكلة لدى الشركة الموردة التي قد تتأخر في تسليم المنتجات لك. وهذا قد يعطل عملك ويؤدي إلى نفاد المخزون ويجعل متجرك خارج الخدمة، وهو أمر سيضر سمعتك وقد يفقدك كثيرًا من عملائك أو يضعف ولائهم لك.
يقترح بعض خبراء إدارة المخزون حساب صيغة أمان المخزون (Inventory safety stock formula)، وهي صيغة لتقدير العدد اللازم من المنتجات التي ينبغي أن تبقيها في المخزون تحسبًا للطوارئ، مثل ارتفاع مفاجئ في الطلب، أو حدوث مشكل يمنع تجديد المخزون في الوقت المناسب.
تُحسب قيمة أمان المخزون عبر الصيغة التالية:
على سبيل المثال، هب أنّك تملك متجرًا لبيع الأحذية من علامة تجارية معينة. نفترض أنّ متوسط مهلة تجديد الأحذية (ج) التي تبيعها يساوي 40، أي أنك تحتاج في المتوسط إلى 40 يومًا لكي تصل إليك المنتجات التي تطلبها من الشركة الموردة أو المصنع ابتداء من يوم الطلب.
لكن أحيانًا يتأخر موعد توصيل المنتج، وقد يصل كحد أقصى إلى 50 يومًا. أي أنّ مهلة التجديد القصوى (ك) تساوي 50. نفترض أن متجرك يبيع يوميًا 10 أحذية، أي أنّ قيمة متوسط الاستخدام اليومي (س) تساوي 10. في الأيام الجيدة، يمكن أن يصل حجم المبيعات إلى 15 حذاء، ما يعني أنّ حجم الاستخدام اليومي الأقصى (م) يساوي 15.
لنحسب الآن قيمة أمان المخزون:
هذا يعني أنه ينبغي أن يكون في مخزنك 350 حذاء على الدوام. بهذه الطريقة حتى لو حدث أسوأ سيناريو من حيث تجديد المخزون –في حال تطلب تجديد المنتج المدى القصوى– وحدث في الوقت نفسه أفضل سيناريو من حيث المبيعات –أي بلغ عدد المبيعات اليومية حده الأقصى– فلن ينفد المخزون، وسيبقى لك ما يكفي للاستمرار في البيع إلى حين تجديد المنتج.
إن وجدت هذه الصيغة معقدة فلا تقلق، فهناك العديد من الأدوات التي تتيح لك حساب قيمة أمان المخزون تلقائيا، منها أداة captaincalculator، وهي أداة مجانية بسيطة لحساب قيمة أمان المخزون.
أدوات إدارة المخزون
هناك عدة أدوات تتيح لك إدارة المخزون والمبيعات والشحن عبر عدة قنوات ومخازن. يمكن أن توفر لك مثل هذه الأدوات الكثير من الوقت والجهد، وتسرع وتيرة العمل، وتقلل الأخطاء البشرية. كما توفر هذه الأدوات بعض الميزات الإضافية المهمة، مثل التقارير الشهرية وتحليلات المخزون التي ستساعدك على التخطيط السليم لخطط التخزين. إضافة إلى أنظمة إشعارات عبر البريد أو الجوال.
معايير اختيار نظام إدارة المخزون
سيتولى نظام إدارة المخزون تنظيم المنتجات الموجودة في المخزون وتعقب عمليات الشحن وإصدار التقارير. ستعتمد عليه في إدارة مخزونك، وأي خطأ أو خلل في النظام قد يؤدي إلى تعطيل مشروعك أو إفشَاله. لذا عليك الحرص على أن يكون النظام موثوقًا وفعالًا ومُتاحًا بصورة دائمة ليلًا ونهارًا.
قبل أن تختار نظام إدارة المخزون، احرص على أن تتوفر فيه الشروط التالية:
- تحقق من أنّ النظام موثوق، وأنه يعمل على مدار اليوم والأسبوع. إن كان النظام يتعطل كثيرًا فلا فائدة منه. لأنه سيعطل سير عملك كله.
- ينبغي أن يكون سهل الاستخدام لكي تدير مخزونك بسهولة وبلا تعقيد.
- يُفضل كذلك أن يكون النظام قابلًا للتكامل مع أنظمة أخرى. مثلًا قد ترغب في أن يكون نظام إدارة المخزون متكاملًا مع نظام تتبع الشحن ونظام الدفع ونظام البيع. بحيث أنه بمجرد بيع منتج، تُحدّث قاعدة البيانات لتعكس الوضع الحالي للمخزون.
- احرص كذلك على أن يوفر النظام واجهة برمجة تطبيقات API. سيسهل ذلك دمج النظام مع أنظمة وخدمات أخرى، ويسهل تحويل النظام لاحقًا إلى موقع إلكتروني أو تطبيق.
- ينبغي أن يوفر النظام تقارير دورية متقدمة ومفصلة لحالة المخزون.
- يُفضل أن يدعم النظام اللغة العربية، فذلك سيسهل عليك التعامل معه.
- احرص كذلك على أن يحفظ النظام البيانات. فقد تحتاج بعد سنة مثلًا للعودة إلى البيانات القديمة للمخزون لتحليلها أو استخراج أنماط لتحسين إدارة المخزون وسياسات الشحن.
- أصبح من الشائع أن نعمل على عدة أجهزة. فأحيانًا نعمل على الحاسوب، وأحيانا نعمل على الجوال أو الحاسوب اللوحي. إن كنت تعمل على عدة أجهزة فاحرص على أن يكون نظام إدارة المخزون متعدد المنصات، ويكون متوفرًا على كل المنصات وأنظمة التشغيل التي تعمل بها.
- ينبغي أن يوفر النظام نظام إشعارات فورية لإبلاغك بأي مشكل أو طارئ. نظام الإشعارات ينبغي أن يكون قابلًا للتخصيص، فمثلًا قد ترغب في أن يشعرك النظام عبر البريد الإلكتروني أو عبر الجوال في حال انخفض مخزون منتج ما دون عتبة معينة.
- النقطة الأخيرة هي الدعم الفني، وهي نقطة مهمة للغاية، فقد تواجه مشكلة في تشغيل النظام، أو قد يتعطل النظام فجأة. احرص على أن توفر الشركة أو الجهة التي أنتجت النظام دعمًا فنيًا سريعًا وفوريًا لإصلاح أي مشكل طارئ في أسرع وقت. فآخر ما تريده أن يتعطل مشروعك لأيام في انتظار إصلاح الخلل.
أمثلة على أنظمة إدارة المخزون
دفترة
دفترة هو برنامج لإدارة المخزون يدعم العربية دعمًا كاملًا. يتيح دفترة إمكانية إدارة عدد غير محدود من المنتجات وإدارة عدة مستودعات، والتحكم في صلاحيات المشرفين والعاملين على التخزين وتحديد مسؤولياتهم. يراقب نظام دفترة كمية وقيم المخزون فوريًا، إضافة إلى إصدار تقارير عن عمليات البيع والشراء لكل وحدة بشكل آلي.
Aliphia
برنامج aliphia هو برنامج مجاني يتيح لك إدارة مخزون المتاجر الإلكتروني وتتبع المنتجات وإدارة حسابات الموردين. كما يمكّن من إدارة المنتجات حسب نوعها لتسهيل التعامل معها. يتيح كذلك لوحة تحكم شاملة تعرض أهم المقاييس والإحصائيات، مثل التحويلات المالية والمبيعات وتكاليف التخزين وغيرها.
TradeGecko
إن كنت تعمل على ووكومرس، فإن برنامج TradeGecko قد يكون مناسبًا لك. إذ يتيح لك إدارة جميع جوانب متجرك الإلكتروني، بما فيها إدارة المخزون. حيث يمكنك متابعة المخزون المتوفر آليًا، وتحديث كمية المخزون تلقائيًا عند بيع منتج، إضافة إلى إمكانية إدارة عدة مخازن في مناطق مختلفة.
ميزة tradegecko أنه قابل للتكامل مع عدة أنظمة، فبالإضافة إلى ووكومرس، يتكامل مع أمازون وshipstation و eBay وغيرها. لذا فهو مثال للأشخاص الذين يملكون متاجر إلكترونية تعمل على عدة منصات.
استعرضنا في هذا الدليل المفصل الكثير من المفاهيم المتعلقة بإدارة المخزون في المتاجر الإلكترونية. قد تبدو بعض الجوانب معقدة في البداية، لكنها ستساعدك كثيرًا على تقليل تكاليف التخزين وتوسيع هامش الأرباح. كما يمكنك توظيف مستقل خبير في إدارة المخزون من منصة مستقل لمساعدتك على إدارة كافة جوانب التخزين والشحن لضمان عمليات تجارية سلسة وفعالة.
تم النشر في: يونيو 2021
تحت تصنيف: التجارة الإلكترونية | أدلة شاملة، بدء التجارة الإلكترونية
أرجو إضافة نظام أكفليكس لهذه المقالة لما يقدمه للمستخدمين من إختيارات عديدة