4 أسرار في إدارة فريق العمل عن بعد بفاعلية

العمل عن بعد هو واحد من الاتجاهات الحديثة التي باتت تشكل مشهد سوق العمل العالمي، فقد انتشر اعتماد الشركات الكبرى والناشئة على فرق العمل عن بعد؛ في عصر استحوذت فيه التكنولوجيا على المشهد التجاري، كوسيلة فعالة لتعزيز إنتاجيتها، قد تبدو فكرة تأسيس وإدارة فريق مكوّن من مجموعة من الأشخاص، موزعين جغرافيًا على عدد من البلدان، في قارات مختلفة، فكرة مخيفة. فالمدراء تقابلهم بلا شك تحديات كبيرة في إدارة فريق العمل عن بعد، لأن تولي قيادة فريق موزع جغرافيًا يختلف عن إدارة فريق عمل في مكاتب العمل التقليدية. ولكن، الفوائد التي يجنيها أصحاب الشركات من توظيف فريق عمل عن بعد تفوق بكثير تلك المصاعب المحتملة.

إذا كنت تمتلك شركة وتفكر في تأسيس فريق عمل عن بعد، ويشغل بالك أمر إدارته وقيادته نحو تحقيق أهداف الشركة؛ فتأكد أن المفتاح الأساسي يكمن في أن يكون لديك مجموعة من الأشخاص المناسبين، الذين يؤمنون بالفكرة، شغوفون بالعمل ولديهم الالتزام الكامل والقدرة على الانسجام فيما بينهم والتماسك، ومن ثمة ستكون كل المخاوف الأخرى أمرًا ثانويا. فما هي أهم الأسرار والمفاتيح في إدارة فريق العمل عن بعد؟

1. ضع خطة واضحة

                       “هدف بدون خطة هو مجرد أمنية” – أنطوان دي سانت إكسوبيري

كرائد أعمال لا بد أن تدرك أنّ التخطيط يكون دائمًا على رأس جدول أعمال أي مدير، وهو ركيزة أساسية لأي عمل مهما كان صغيرًا، يقال أنّ الذين لا يخططون هم في الواقع يخططون للفشل وهذا صحيح تمامًا. إذا لم يكن لديك خطة لإدارة فريق العمل عن بعد، فستدخل في فوضى لا نهاية لها من الإجراءات والقرارات الخاطئة، خطة العمل هي خارطة الطريق لنجاحك. بعض رجال الأعمال يوظفون شخصًا ليكتب لهم خطة عمل وهذا خطأ! إنه عملك، ما لم تعرف كيف تكتب خطة عملك فلن تعرف كيف تديره، وما لم يكن لديك وقت لتكتب خطة عمل، لن تجد وقتًا لإدارة أعمالك، كتابة خطة عمل لإدارة فريق العمل عن بعد تحتاج لبضع أمور:

• تحديد أهدافك من عملية توظيف فريق عمل عن بعد
• ما هي المهارات التي تحتاجها شركتك؟
• كم عدد المستقلين الذين ستوظفهم للعمل ضمن الفريق؟
• كيف ومتى ستتواصل معهم؟
• هل ستتولى قيادة الفريق بنفسك أم ستفوض شخصًا آخر لذلك؟
• ما الميزانية التي سترصدها للفريق كاملًا ولكل مستقل على حدا؟

إضافة إلى الإجابة على تلك الأسئلة، التي ستمنح خطة عملك مزيدًا من الوضوح والمعنى، لابد من وضع خطة أسبوعية وشهرية لإدارة فريق العمل الموزع عن بعد، ولا بد من مراجعة تلك الخطة بانتظام لتتأكد أن الأمور تسير بفاعلية.

قد يُهمك: دليلك إلى إنشاء شركة تسويق إلكتروني عبر مستقل

2. اختر الفريق المناسب

أن تختار الفريق المناسب؛ هو أحد أهم أسرار نجاحك في إدارة فريق العمل عن بعد، إذا فشلت في اختيار الفريق فمن المُسلّم به أنك ستفشل في إدارته. بناء فريق عمل من الصفر ليس بالأمر الهين، ولكن منصات العمل الحر كمستقل تتيح لأصحاب المشاريع فُرصًا كبيرة للتواصل والتعامل على مئات المستقلين في العالم العربي، وهي تتيح لك إمكانية الاختيار بين المهارات ومعرفة كفاءة وجودة عمل المستقل، اختر أعضاء فريق عملك من خلال إسناد مشاريع أولية صغيرة للمستقلين لتتمكن من التواصل معهم عن قرب.

يجب مراعاة الكثير من الأمور أثناء اختيارك لأعضاء الفريق؛ اختر الأشخاص الذين يقدمون عمل ذو جودة عالية ويسلمون المهام في وقتها المحدد، يتمتعون بالمرونة والقدرة على الانسجام مع زملاءهم في الفريق الموزع عن بعد، على استعداد للتواصل المفتوح معك،  والأهم أن يكونوا على استعداد للعمل عن بعد وأن فكرة العمل الحر بالنسبة لهم ليست فكرة عارضة.

إذا اكتشفت أن مشاغلك تتزايد اختر أكفأ عنصر في المجموعة واسند إليه مهام الإشراف على الفريق وإمدادك بالتقارير اليومية عن سير العمل، تفويض مهمة الإشراف لأحد الأفراد لا يعني أن تتنحى عن متابعة وإدارة فريق العمل، فالمشرف سيخفف عنك بعض العبء فقط لكنه لن يكون المدير.

3. تسلّح بمهارات الاتصال

“التواصل؛ التواصل الإنساني هو مفتاح النجاح الشخصي والمهني” – بول .ج. ماير

أن توظف فريق عمل عن بعد لا يعني أنك لن تضطر للتواصل معه على العكس، من أقوى أسباب نجاح فرق العمل عن بعد أن تفتح مع الفريق مساحة اتصال نوعيّ وفعال، يعمل الاتصال الفعال على تعزيز روابط الثقة بينك وبين فريقك، إضافة إلى تدريبهم وتطويرهم وتحفيزهم لينجح الفريق ويزدهر العمل. لا بد أن تفتح خط اتصال مع كل  فرد على حِدَةٍ لتوجيهه وتنبيهه وتصحيح أخطاءه الفردية في العمل دون إحراجه أمام زملائه، وخط اتصال آخر جماعي لكافة أعضاء الفريق حيث يمكن أن يحصلوا جميعًا على المعلومات والتعليمات والتوجيهات في وقت واحد.

الاتصال الفعال مع فريق العمل عن بعد منوط باختيارك للأدوات المناسبة للاتصال، توجد الكثير من تطبيقات العمل عن بعد التي من شأنها أن تسهل عملية تواصلك مع الفريق وتوزيع المهام ونشر المعلومات وآخر الأخبار، وإجراء محادثات الدردشة ومحادثات الفيديو على حد سواء، مثل: skype، Google Hangouts، WhatsApp، وتطبيقات مهمة أخرى لتبادل الملفات مثل: Google Drive، Dropbox، OneDrive، وتوجد الكثير من التطبيقات الهامة لإدارة فرق العمل مثل تطبيق “أنا“، الذي يساعد أصحاب الشركات في إدارة مشاريعهم وفرق عملهم عن بعد… وغيرها كثير من التطبيقات والأدوات المميزة.

لتقطف ثمار التواصل الفعال مع فريق عملك الموزع عن بعد ينبغي أن تحرص على:

• تنظيم وقت عمل موحد يناسب الأشخاص الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
• أن ترتب اجتماعات دورية بالفيديو، لأنها تنقل ما لا يمكن للكلام المكتوب أو التسجيل الصوتي أن ينقله.
• أن تكون قدوة لفريق عملك بالالتزام بالتواصل الدائم والحضور الفعال للاجتماعات.
•  أن تشجع أفراد فريقك على إعطاءك تغذية مستمرة والمشاركة في النقاشات وطرح أفكار جديدة.
•  التدرب على مهارات إدارة الصراع، الذي من المحتمل أن يحدث بين أعضاء الفريق أثناء العمل أو الاجتماعات، وكن حاسمًا في فرض سلطتك على الفريق.

سيكون من المناسب جدًا لعملك أن تلتقي بأعضاء فريق العمل عن بعد، وجهًا لوجه مرة في السنة على الأقل لتعزيز الثقة بينك وأفراد الفريق.

4. وزّع المهام بوضوح

توضيح الأدوار والمسؤوليات يعزز النظام وثقافة الشركة لدى فريقك، التعليمات غير الواضحة أو سوء التواصل يخلق العديد من المشاكل لذلك لا مفر من توضيح الأدوار والمسؤوليات، لكي يكون لكل فرد تصور كامل عن الدور الذي سيلعبه في الفريق.

تذكر أن خلط الأدوار يضر بالشركة، وتداخل المهام يخلق فوضى في الفريق فكاتب المحتوى لابد أن يركز على البحث وجودة المحتوى بدل إضافة مهمة تنسيق الشبكات الاجتماعية إلى مسؤولياته، كما أن المصمم سيقوم بعمل أفضل في مجاله دون أن نضيف له مهمة التحرير أو غيرها من المهام.

عندما تبدأ إدارة فريق العمل عن بعد، لا بد أن تضع قائمة بالمهام المحددة لكل مستقل، وأن يلتزم بإنجاز ما هو مطلوب منه لكي لا يعرقل مهام بقية الفريق، احرص على ألا تكلف المستقل ما لا يطيق، الأمر الذي سيدفعه إما لتقديم عمل بجودة أقل، أو الانسحاب من فريق عملك، ما سيضطرك لبدء الرحلة من جديد في البحث عن مستقل آخر بالكفاءة ذاتها، فأنت لا تحتاج لإدارة الفريق وتحفيزهم ليكونوا أكثر فاعلية وحسب بل تحتاج للاحتفاظ بهم للعمل معك على المدى الطويل.

تأكد أن نجاحك في إدارة فريق العمل عن بعد يعتمد بدرجة كبيرة على مرونتك، الأشخاص الذين يميلون للعمل الحر اختاروا ذلك لأنهم يرغبون في العمل بحرية ومرونة، لذلك من الضروري أن تكون مرنًا وواقعيًا بألا تطلب منهم أن يكونوا خارقين، وأن تساعدهم على تطوير أدائهم.

علاقات عمل جادة لا تتعارض مع ربط علاقات صداقة بينك والموظفين لخلق بيئة عمل لطيفة تساعد في بناء روح الفريق، مكافئة فريق عملك بعد إنجاز مهمات نوعية وتهنئتهم بأعياد ميلادهم أو بالمناسبات العامة من شأنه أن يوطد علاقتك به ما يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الشركة.