تحاول معظم الشركات وضع خطط بعيدة المدى لأعمالها، لكن في أغلب الأحيان لا تصل لهذه الأهداف البعيدة بحسب الخطة الاستراتيجية الموضوعة، لحدوث خلل في الموارد أو الميزانية أو التنفيذ. هذه المشكلة لا تحدث بسبب خلل في التخطيط الإستراتيجي وإنما هي تحصيل طبيعي لنقص عنصر الخطة التشغيلية في الشركة.
جدول المحتويات:
- ما هي الخطة التشغيلية؟
- أهداف الخطة التشغيلية
- أهمية الخطة التشغيلية
- الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية
- إعداد الخطة التشغيلية
- الخطط التشغيلية في الأعمال الناشئة
- نموذج الخطة التشغيلية
ما هي الخطة التشغيلية؟
هي خطة تفصيلية توضع من قبل المؤسسة من أجل تحقيق الرؤية والأهداف البعيدة للشركة، وتهتم الخطة التشغيلية بالمهام اليومية، وتحدد وفق هذه الخطة المهام والأشخاص المنفذين ووقت وموعد التنفيذ. إضافة لتخصيص الموارد المادية والبشرية لتحقيق المهام قصيرة المدى ومعرفة المخاطر المحتملة وطرق إدارة المخاطر دون التأثير على سير الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
كما يمكن صياغة مفهوم الخطة التشغيلية على أنها الجزء الجاري تنفيذه من الخطة الاستراتيجية في المؤسسة، ويتم تحديد مجموعة من المعايير لتنفيذ هذه الخطة لضمان أن كل موظف يقوم بدوره بكفاءة عالية، أي أنها أشبه بوضع الخطة الاستراتيجية تحت المجهر.
أهداف الخطة التشغيلية
لضمان الأهداف التي تسعى المؤسسة للوصول إليها، يجب وضع خطة للتأكد من سير العمل داخل المؤسسة بالشكل الصحيح وتدارك كل المشكلات التي يمكن حدوثها على المدى القصير ومعالجتها. ولذلك فالغرض الرئيسي للخطة التشغيلية هو تنسيق كل موارد المؤسسة المالية والمادية والبشرية.
تتحدد أهداف الخطة التشغيلية بالإجابة على مجموعة من الأسئلة ويمكن ترتيب هذه الأسئلة على الشكل التالي:
1. ما هي الميزانية المتاحة؟
أول سؤال يجب الإجابة عليه هو: ما هي الميزانية المتاحة؟ وكم كانت الميزانية في العام الماضي مقارنة بالميزانية اليوم، ويجب وضع هذه الناحية بالحسبان لأن أعمال الشركة أو أي خطوة جديدة يجب أن تُدرس من الناحية المادية قبل القيام بأي حركة.
2. أين الفريق الآن؟
يجب معرفة وضع الفريق في المؤسسة اليوم، ومعرفة قدراتهم والمهام التي يستطيع الفريق إنجازها، وتحدد هذه الناحية بالاعتماد على مجموعة من المعايير مثل، الميزانية الممنوحة للفريق والإمكانيات التي يتمتع بها وتقييم أفراد الفريق نفسهم.
الحصول على إجابة لهذا السؤال يجب أن يتم بسؤال الموظفين نفسهم هذا السؤال والأخذ بالاعتبار الإجابات الشخصية لكل موظف، وفي النهاية استنتاج وضع الفريق من الإجابات كلها.
3. أين يجب أن نكون؟
قبل البدء بكتابة الخطة التنفيذية، يجب وضع رؤية واضحة للشركة خلال سنة أو سنتين، وهذه الرؤية يجب أن تتميز بالوضوح والواقعية ومراعاة الإمكانيات المتاحة أمام الفريق.
4. ما هي المعايير المستخدمة في قياس التقدم؟
من المهم تحديد معايير أساسية في المؤسسة لقياس التقدم مثل: مواعيد التسليم النهائية، عدد المنتجات الجديدة، نجاح المنتجات الجديدة أو تقييمات العملاء وغيرها من المعايير، فكل مؤسسة تعتمد على معايير محددة لقياس التقدم، وفي هذه الناحية يجب استشارة الإداريين في المؤسسة.
الطريقة الأفضل للإجابة على هذه الأسئلة تكون بالاعتماد على إجابة فريق العمل نفسه، وبعد الحصول على الإجابات يمكن ملاحظة المشاكل الرئيسية التي تستوجب الحل بسرعة إضافة لظهور بعض المشكلات الأقل أهمية التي يمكن العمل عليها في وقت لاحق، بهذه الطريقة يمكن التأكد من وضوح وتبلور الأهداف التي تسعى المؤسسة من أجلها.
أهمية الخطة التشغيلية
لم قد نلجأ لوضع خطة تشغيلية إذا كان لدينا خطة استراتيجية؟ حسنًا، ناحية التخطيط التشغيلي في الواقع لها مجموعة من الفوائد التي تجعلها أحد أهم أولويات الشركات ويمكن تلخيص أسباب الاهمية فيما يلي:
أولًا: دعم الخطة الاستراتيجية
عند وجود مجموعة من الخطط التشغيلية في المؤسسة، سيسهل تحقيق أهداف كل قسم على حدة. بذلك يمكن تحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة بشكل جزئي موزع على الأقسام، هكذا يسعى كل قسم لتحقيق المهام المترتبة عليه ومعرفة مدى الإنجاز الذي تم تحقيقه من كل قسم فيما يتعلق بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
ثانيًا: تقسيم عملية التخطيط
عوضًا عن وجود إدارة موحدة للتخطيط في الشركة المتمثلة بالإدارة العليا، فالتخطيط التشغيلي سيجعل من كل رئيس قسم أو حتى من كل موظف مشاركًا في عملية التخطيط، أي أن المسؤولية لن تعد محصورة بالقيادة العليا فقط، وإنما سيشعر كل فرد من المؤسسة أو المشروع أنه مسؤول عن جزء من نجاح هذه المؤسسة.
ثالثًا: معرفة التقصير على وجه الدقة
في كثير من الأحيان يمكن أن تعمل بعض الأقسام بشكل ممتاز مع وجود أخطاء في أقسام أخرى، وفي هذه الحالة لن يتم معرفة التقصير عند قياس نجاح الخطة الاستراتيجية. أما في حال وجود تخطيط تشغيلي سيعرف كل قسم مهامه، ومدى تقدم القسم بمعزل عن الأقسام الأخرى، مما يعمل على معرفة نواحي التقصير داخل المؤسسة وإمكانية تدارك الأخطاء.
الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية
تخطئ الكثير من المؤسسات بالاعتقاد بأن الخطة الاستراتيجية يمكن أن تغطي على الخطة التشغيلية باعتبار أنها أعم وتحتوي على خطوط عريضة فيما يتعلق بسير المؤسسة. تلجأ بعض المؤسسات لاختيار واحدة من هاتين الخطتين وهو ما لا تفعله الشركات الناجحة عادة، ويمكن المقارنة بين الخطتين من خلال خمس فوارق رئيسية:
1. المدة الزمنية
تحدد الخطة الاستراتيجية أهداف الشركة خلال الثلاث إلى الخمس سنوات القادمة بالنسبة للمؤسسة. أما الخطة التشغيلية فهي عادةً ما تكون محددة بنطاق سنة واحدة فقط. بشكل ما فالخطة التشغيلية تساعد على قياس التقدم المرجو في الخطة الاستراتيجية بشكل مجزء، ولا يمكن اعتماد الخطة الاستراتيجية كبديل عن التشغيلة في الفترات الزمنية القصيرة.
2. تركيز الخطة
الخطة الاستراتيجية توضع من خلالها رؤية الشركة وأهدافها وقدرة جميع أقسام المؤسسة على العمل سويًا لتحقيق هذه الأهداف، أي أن ناحية التركيز الأساسية في التخطيط الاستراتيجي هي المؤسسة كاملة.
أما الخطة التشغيلية، فلا تركز على المؤسسة بل تركز على إمكانية تحقيق الرؤية والأهداف قصيرة المدى لكل قسم. أي أن الفرق الرئيسي هو أن الشركة يجب أن تعمل وفق خطة استراتيجية موحدة بينما يجب أن يتم وضع مجموعة من الخطط التشغيلية لمجموعة الأقسام داخل المؤسسة الواحدة.
3. وضع الخطة
تكون مسؤولية وضع الخطة الاستراتيجية في المؤسسة على عاتق الإدارة العليا، وبعد وضع الخطة تبدأ أقسام المؤسسة كلها بالعمل وفقها وهذه الأقسام جميعها تكون مسؤولة عن نجاح الخطة الاستراتيجية أو فشلها، أما بالنسبة للخطة التشغيلية، فكل قيادة في كل قسم هي التي تكون مسؤولة عن وضع الخطة التشغيلية لقسمها فقط، ويكون العمل وفق هذه الخطة على عاتق القسم نفسه فقط.
ولكن تجب الإشارة هنا الى أن نجاح كل قسم في خطته التشغيلية سيساهم في النهاية بنجاح الخطة الاستراتيجية العامة للمؤسسة. على سبيل المثال، فنجاح قسم المبيعات بتحقيق أهداف خطته التنفيذية كتحقيق عمليات بيع أكبر أو أرباح أكثر، يعني زيادة الإيرادات بالنسبة للمؤسسة ككل وهو ما يكون عنصرًا هامًا في خطة الشركة الاستراتيجية، ولهذا السبب يجب العمل على الخطتين وعدم الاكتفاء بالخطة الاستراتيجية فقط.
4. الميزانية
ميزانية التخطيط الاستراتيجي تأتي من الموازنة الاستراتيجية للشركة، أي من غير تجزيء، أما بالنسبة للميزانية الخاصة بالخطط التشغيلية فغالبًا ما تكون من الميزانية الخاصة بكل قسم. وغالبًا ما تحدد القيادات العليا في المؤسسة الميزانيات المخصصة لكل قسم، وفي هذه الناحية تحديدًا تختلف المؤسسات فيما بينها تبعًا لنوع الإدارة المالية المتبعة في المؤسسة.
5. التقارير
بالنسبة للخطط الاستراتيجية يجب أن تقدم التقارير بشكل منظم (سنوي أو ربع سنوي) ويجب أن تكون مكتوبة بصيغة رسمية حتى تطلع عليها الإدارات العليا في المؤسسة. أما بالنسبة لتقارير الخطط التشغيلية فلا داعي لكتابة التطورات بطريقة رسمية بل يمكن الاكتفاء بالتعديل على التقرير بشكل دوري أسبوعي أو شهري لمعرفة حالة القسم من الخُطَّة.
إعداد الخطة التشغيلية
بعد معرفة أهمية الخطة التشغيلية ومدى تأثيرها على أقسام أي مؤسسة، يجب معرفة الطريقة الأمثل لإعداد خطة تشغيلية مناسبة لمؤسستك، والتأكد من أن الخطة يجب أن تحقق كل الأهداف المرجوة منها دون أي ناحية تقصير أو خطأ، يمكن إعداد خطة تشغل مناسبة بمجموعة من الخطوات:
أولًا: تأكد من الخطة الاستراتيجية
لتعد الخطة التشغيلية جزء أو أداة لتنفيذ الخطة الاستراتيجية، لذلك يجب التأكد من وجود خطة استراتيجية قوية وفعالة، وعليها يمكن البدء بتنفيذ الخطة التشغيلية. وإلا فبدون الخطة الاستراتيجية سيكون أي عناء مبذول من أجل وضع خطة تشغيلية بلا جدوى وبلا فائدة.
الأمر أشبه بالتخطيط لقضاء عطلة الصيف دون أن تعرف وجهتك، وتأكد من أن جميع الموظفين في قسمك الذي تخطط له يفهمون الخطة الاستراتيجية العامة للمؤسسة بشكل جيد.
ثانيًا: ركز على أهم أهدافك
لا تجهد نفسك بمحاولة التفكير بكل الأهداف التي تريد تحقيقها، ففي هذه الحالة ستكون الخطة التشغيلية معقدة وغير مفهومة في الغالب لدى فريق العمل. لذلك عليك العمل على أبرز الأهداف التي تريد من قسمك أن يحققها خلال السنة القادمة، وحدد المبادرات أو القرارات التي من شأنها أن تحقق الأهداف الموضوعة مثل الرقابة أو التدريبات المهنية أو تسريع معدل العمل والتسليم.
ثالثًا: استخدم مؤشرات الأداء التنبؤية
هناك نوعين من مؤشرات الأداء التي يمكن أن تتبعها في مؤسستك، ولكن عند وضع الخطة التشغيلية حاول اختيار مؤشرات الأداء التنبؤية والتي من خلالها يمكن أن تعرف النواحي القاصرة في الخطة وإمكانية تعديل النتائج قبل حدوثها. وحاول الابتعاد عن مؤشرات الأداء المتأخرة التي لن تسمح لك بتقييم الأداء إلا بعد انتهاء العمل المراد قياسه، لأنه في تلك الحالة لن تتمكن من تفادي الأضرار أو النتائج السلبية.
على سبيل المثال، في حال عمل المؤسسة لتحقيق نسبة مبيعات، فلا تستخدم طرق حساب المبيعات بعد انتهاء تنفيذ الخطة بل حاول أن تسعمل حلولًا أكثر فعالية مثل الاجتماعات الدورية مع فريق المبيعات ومناقشة جميع تفاصيل العمل ومعرفة نواحي القصور ومعالجتها بالطرق المناسبة.
رابعًا: طوّر مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs بعناية
عند العمل على مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs والتي لها أهمية بالغة في أي خطة تسويقية يجب عليك أن تعرف أن هذه المؤشرات هي التي تحدد عمل فريقك خلال السنة القادمة، واختيارها بتسرع يمكن أن يؤدي الى نتائج كارثية على الفريق. لذا حاول أن تستشير فريق عملك للنقاش حول مؤشرات الأداء الرئيسية قبل البدء بتنفيذ الخطة التشغيلية الخاصة بالقسم.
خامسًا: اهتم بالتواصل
مجرد وضع الخطة لا يعني أن جميع الموظفين سيفهمون المطلوب تمامًا، ولن يكون الموظفين قادرين على قياس أدائهم وتقدمهم بنفسهم، لذلك عليك تنظيم الاجتماعات الدورية مع الفريق لشرح مؤشرات الأداء وشرح سبب اختيار كل مؤشر وفائدته إضافة لشرح دور كل فرد من الفريق وجعل الفريق يدرك تمامًا دوره من الخطة التشغيلية وتحقيق الخطة الاستراتيجية للشركة.
ولا تكتف بمناقشة الأمور المتعلقة بالخطة فقط في هذه الاجتماعات بل اسع لمناقشة كل التفاصيل التي يمكن أن يحتاجها الفريق والعمل على حل المشاكل الناشئة مع الفريق. وبهذه الطريقة ستضمن أن الفريق سيصبح أكثر وعيًا ومعرفة بطرق قياس الأداء الذاتي، إضافة لتحقيق التماسك بين أعضاء الفريق ليصبح الجميع يعمل لمصلحة المؤسسة.
سادسًا: إعداد التقارير
رغم أن الخطة التشغيلية يمكن أن تسير بشكل ممتاز داخل القسم، ولكن هذا غير كافي، ففي كثير من الأحيان يجب عليك على الأقل أن تضع تقارير دورية أو بحسب المشروع ليطلع عليها رؤساء الأقسام الأخرى المرتبطة بقسمك، وبنفس الوقت فإعداد التقارير سيساعدك على معرفة التقدم في الخطة والإنجازات التي تم تحقيقها ومدى تناسب نتائج الخطة التشغيلية مع الخطة الاستراتيجية.
الخطط التشغيلية في الأعمال الناشئة
لا تقتصر الخطط التشغيلية على أصحاب المؤسسات فقط، بل أن كل مشروع بحاجة لخطة تشغيلية صحيحة ومتكاملة من أجل نجاحه، فإذا كنت مهتمًا بريادة الأعمال وتسعى لبدء مشروع خاص بك عليك أن تضع خطة تشغيلية مناسبة له لتضمن نجاحه.
بالنسبة لمشروع ناشئ، تختلف الأمور من ناحية التخطيط التشغيلي مقارنة بعمل الشركات، ولهذا يجب عليك اتباع خطوات أكثر تحديدًا عندما تبدأ المشروع بشكل فردي، وأبرز الخطوات التي عليك اتباعها هي:
1. تحديد الأولويات
لا يمكن أن تتحول فكرة المشروع الى مشروع حقيقي ما لم تفكر في الأولويات التي تريد العمل عليها في مشروعك وما هي الأهداف المحتملة وما هي المصاعب التي يمكن أن تواجهها؟ ابدأ بترتيب أفكارك بالطريقة التي تراها مناسبة لك وحاول أن تجيب على تساؤلاتك مثل: ما هو الربح المتوقع من المشروع؟ أو كم ستكون حصتي من هذا المشروع؟ وعلى هذا الأساس يمكنك معرفة أولوياتك.
2. ضع معالم لخطتك
قبل البدء بتنفيذ الأهداف الكبيرة لمشروعك عليك أن تبدأ بتحديد المهام الصغيرة التي يجب أن تحققها للوصول الى الأهداف الأكبر، ولكن العنصر الأهم هنا هو تحديد مدة زمنية لتنفيذ هذه المهام. على سبيل المثال إذا أردت أن تضع خطة تسويقية احترافية جديدة لمشروعك، عليك أن تعرف ما هي المدة المتوقعة لإنجاز هذه المهمة؟ حاول تحديدها بشكل مريح كمثال من 2 إلى 4 أشهر.
3. ضع خطة مالية لمشروعك
بالنسبة للتخطيط للمؤسسات، فلكل قسم ميزانية محددة من قبل الإدارة، ولكن ماذا عن إدارة المشاريع والتخطيط لها؟ هل تمويلك الشخصي يكفي لإدارة المشروع بشكل ممتاز؟ وما هي مصادر الإيرادات المتوقعة من المشروع؟ يمكن صياغة الخطة المالية المناسبة من خلال طرح التساؤلات ومعرفة الإمكانيات المالية لمشروعك، فعلى أساسها يمكن أن تطور مشروعك، ولا يمكن التخطيط من الناحية التشغيلية دون معرفة الناحية المالية.
نموذج الخطة التشغيلية
يمكن صياغة الخطة التشغيلية عن طريق الجداول وتحديد الاستراتيجية والعمل المطلوب والهدف وتحديد المسؤول عن المهمة والوقت المتوقع للإنجاز، وبالتأكيد بالنسبة لكل شركة يمكن أن يختلف عدد المسؤوليات ومدة التنفيذ وجميع العوامل الأخرى، وكمثال على الخطة التنفيذية في الجدول يمكن معرفة تحديد المهام وتوزيعها.
ختامًا، إعداد الخطة التشغيلية يعد أحد أهم عوامل نجاح المؤسسات والمشاريع لأنه غير مقيد بفترة زمنية طويلة أو بأقسام أخرى من المؤسسة على غرار الخطة الاستراتيجية. عمل خطة تشغيلية من الضروريات لمؤسستك أو مشروعك، يمكنك تنفيذه بنفسك لو كان لديك الخبرة الكافية، أو توظيف استشاري أعمال محترف عبر موقع مستقل، أكبر منصة عمل حر عربية، لينفذ خطتك التشغيلية باحترافية.
تم النشر في: نصائح ريادية