للمستقلين: 5 نصائح لإدارة مشروعك على مستقل بفاعليةتهانينا! وافق صاحب المشروع على عرضك لتنفيذ المشروع. عندما تتلقى هذا الإشعار في أثناء عملك على مستقل، بالتأكيد ستشعر بالسعادة، التي تأتي مصحوبة بمسؤولية التنفيذ، والتفكير إذا كنت ستقدم أفضل ما لديك، أملًا في الحصول على أفضل تقييم في المشروع. في هذا المقال، نقدم لك مجموعة من النصائح، لمساعدتك في إدارة المشروع بالشكل الأمثل.

التواصل الودود مع العميل

يمر المشروع على منصة مستقل بثلاثة مراحل: العروض، والتنفيذ، والتسليم. عندما يوافق صاحب المشروع على عرضك، سيتاح لك التواصل معه بشكل مباشر، والحديث عن المزيد من التفاصيل بخصوص المشروع. قبل مناقشة أي شيء، من المهم الاهتمام بالتواصل معه بطريقة ودودة، لخلق حالة من الراحة بينكما في أثناء التعامل.

عندما يشعر العميل بسهولة التواصل معك، يصبح أكثر انفتاحًا للنقاش والاستماع إلى ما لديك، وقد يقبل حدوث أي أخطاء يوجد لها مبرر صادق، مثل التأخير لظروف معينة وغيرها، مع حرصك على عدم تكرار هذه الأخطاء في الوقت ذاته. في النهاية يساعدك هذا في الحصول على تقييم جيد، ويزيد من احتمالية التعاون بينكما مرة أخرى مستقبلًا، إذا نالت جودة المشروع إعجابه.

الاتفاق على تفاصيل المشروع

أنت الآن مستعد للعمل، لكن على الأغلب لا يزال لديك بعض الأسئلة التي عليك طرحها، حتى تكون قادرًا على استيعاب المطلوب جيدًا. من المهم طرح جميع الأسئلة التي قد تطرأ على ذهنك، لتجنب المجهود الضائع نتيجة للفهم الخاطئ، أو اضطرارك إلى إعادة العمل مرة أخرى. طرح جميع الأسئلة التي لديك يجعلك قادرًا على تقديم المشروع بالجودة المطلوبة، مع أقل قدر من التعديلات. يمكن أن يشمل الاتفاق التفاصيل التالية:

متطلبات المشروع

في بعض الأحيان لا يكون عرض المشروع واضحًا من العميل. لذا لا بد من خوض نقاش معه حول متطلبات المشروع: ما هي الملفات النهائية المطلوبة؟ هل هناك معايير معينة يرغب في تحقيقها في المشروع؟

مثلًا، إذا كنت ستكتب مقالًا من ألف كلمة، هل المطلوب الكتابة وفقًا لقواعد تحسين محركات البحث؟ وما هي الكلمات المفتاحية المستهدفة بالضبط؟ أم كل هذه الأشياء ليست ضرورية؟ يساعدك ذلك في الوصول إلى أفضل تصور عن متطلبات المشروع، وبالتالي يمكنك العمل عليها جيدًا.

من المهم طلب نماذج حقيقية تشبه المطلوب قدر الإمكان، إذ تقرّب هذه النماذج من التصور الفعلي المطلوب، بدلًا من الاكتفاء بالتصورات النظرية. وإذا لم تكن هناك أعمال متوفرة، اعرض على العميل نماذج من أعمالك السابقة تتفق مع متطلباته، حتى تصل إلى الصورة المثلى للمشروع.

مراحل تنفيذ المشروع

إذا كان المشروع يتطلب عملًا مستمرًا لفترة من الوقت، قسّمه إلى مراحل محددة، بجدول زمني متفق عليه مع العميل. سيساعدك ذلك في التأكد من سير العمل بشكل صحيح، ويزيد من ثقتك أثناء التنفيذ. وفي حالة وجود احتياج لتعديل المحتوى، سيكون ذلك سهلًا كلّما كانت المهمة المسلّمة أقل في الكم.

إلى جانب كون هذه التعديلات تخبرك حول طريقة تفكير العميل، وطبيعة النتيجة التي يرغب في الحصول عليها، مما قد يترتب عليه إرساله لتعديلات أقل في المراحل التالية من المشروع. في حين انتظار انتهاء المشروع بالكامل، قد يجعل طلبات المراجعة كثيرة، وسيؤدي إلى استهلاك الكثير من الوقت والمجهود لفعل ذلك.

  • طريقة التواصل في أثناء المشروع

عند الانتهاء من وضع الخطوط العريضة للمشروع، والاتفاق على التفاصيل بالجدول الزمني للتنفيذ. يمكنك أيضًا الاتفاق مع العميل، إذا كان هناك احتياج للتواصل في فترات معينة في أثناء التنفيذ. على سبيل المثال، هل من المهم تقديم تقرير يومي عن المهام المنفذة؟ هل التواصل خلال أيام محددة؟ أم الاكتفاء بالتواصل في حالة وجود استفسار معين.

سيجنبك هذا أي تأخير غير مقصود من ناحيتك، وكذلك سيضمن حصولك على الإجابات التي تريدها سريعًا. كذلك من المهم تدوين جميع تفاصيل الاتفاق بينك وبين العميل في نقاش الصفقة على الموقع، لحفظ حقوقك في حالة حدوث أي مشكلة.

قدّم مقترحاتك بشأن المشروع

عندما تبدأ العمل على المشروع، تضع متطلبات العميل في ذهنك كموجّه أساسي، وتنفّذ وفقًا لذلك، وهذا يساعدك في الانتهاء من المشروع بشكل مثالي. لكن يمكن لك القيام بدور أكبر من ذلك، إذ بدلًا من الاكتفاء بدور المنفّذ، تحول إلى تقديم مقترحات للعميل.

مثلًا، إذا طلب منك العميل الكتابة بدون كلمات مفتاحية، يمكنك مناقشته في تضمين بعضها داخل المحتوى، وتوضيح الفائدة التي ستعود عليه من وراء ذلك. إذا اقترح العميل كلمات مفتاحية معينة، ابحث وقدّم له مقترحاتك بكلمات أخرى مفيدة في المجال نفسه، سيزيد هذا من قيمة النتيجة بالنسبة له.

إذا لاحظت في أثناء نقاشك مع العميل عدم امتلاكه خبرة في مجال المشروع، وكانت لديك مقترحات إضافية تراها مهمة ومؤثرة في فاعلية التنفيذ. احرص على توضيح هذه الأمور للعميل، واشرح ما تريده بطريقة مبسطة قدر الإمكان.

عندما تفعل ذلك، يجعلك هذا أكثر احترافية في نظر العميل، وينظر إليك بطريقة مختلفة، كونك حريص على مساعدته أكثر من الاكتفاء بتنفيذ المشروع. ربما يؤدي نقاشك معه إلى اقتراح إضافة يقبلها العميل، ويقبل زيادة المقابل المادي للمشروع مستفيدًا من هذه الإضافة.

إذا حدث واتفقتما على زيادة قيمة الصفقة، يمكنك الضغط على اختيار “تعديل قيمة الصفقة”، ووضع القيمة الجديدة المتفق عليها. سيصل إشعار إلى العميل بهذا التعديل. عندما يوافق عليه، يمكنك متابعة العمل وفقًا للاتفاق الجديد.

 قسّم العمل وابدأ في التنفيذ

بعد الانتهاء من الاتفاق، أنت الآن جاهز للتنفيذ الفعلي للمشروع. سواءً اتفقت مع العميل على تقسيم المشروع إلى مراحل أو لا، أنت بحاجة إلى فعل ذلك لنفسك. إذ سيساعدك هذا في إنجاز المشروع في الفترة المتفق عليها، بدلًا من الانتظار حتى تكتشف وصولك إلى الموعد النهائي للمشروع، وتضطر إلى تأخير التسليم.

من المعروف أنّ التركيز في أثناء العمل، يعد أحد التحديات التي تواجه المستقل، إذ توجد العديد من المشتتات من حوله، وهو المسؤول عن إدارة مهامه لا أحد آخر. لذا، يساعدك تقسيم العمل في توجيه تركيزك نحو المهام الصغيرة، ويساعدك في الإنجاز الفعّال للعمل.

من أهم التقنيات التي تساعدك في التركيز، هي تقنية “البومودورو” التي تستخدم لتحسين الإنتاجية. تعتمد التقنية على اختيار مهمة محددة، ثم العمل عليها لمدة 25 دقيقة، والحصول على 5 دقائق راحة، وهكذا. عندما تنتهي من 4 فترات عمل، يمكنك الحصول على 15-30 دقيقة راحة. ثم تبدأ الدورة مرة أخرى.

سيفيدك أيضًا الاستعانة بأدوات تنظيم المهام، التي يمكنك من خلالها تسجيل ومتابعة مهامك، وإدارة تنفيذها حتى الانتهاء منها. من بين هذه الأدوات أداة أنا من شركة حسوب، التي ستجد بداخلها كذلك جزء خاص بتقنية البومودورو، في حالة أردت استخدامها بدلًا من الاستعانة بهاتفك لمراقبة الوقت، بالتالي تمنحك الأداة كلًا من التركيز وتنظيم العمل.

 تسليم المشروع

بعد الانتهاء من جميع متطلبات المشروع، تأكد من عدم وجود أي ملاحظات أو تعديلات أخرى لدى العميل، وكذلك سهولة وصوله إلى المحتوى، فمثلًا لا تحتاج لمنحه الإذن، للدخول على المحتوى عند رفعه على جوجل درايف. إذا لم يكن هناك أي شيء آخر، تأكد من رضا العميل الذي يجعله يمنحك أفضل تقييم، واضغط على زر تسليم المشروع.

بعد ذلك، سيكون بإمكانك البقاء على تواصل مع العميل لمدة 30 يومًا. احرص على الاستفادة من هذه الفترة جيدًا، والبقاء على تواصل مع صاحب المشروع، بالطبع إذا وُجد مبرر لذلك. من خلال سؤاله إذا كان لديه أي ملاحظات، واستعدادك للاستماع إليه إذا وجدت تعليقات ظهرت بعد المشروع، وتقبلك لأي تعديلات بسيطة وديًا دون الاضطرار لبدء مشروع جديد.

كذلك إذا كان لديك أي مقترحات تكميلية أخرى للعميل، حتى إذا لم تكن أنت المنفّذ لها، لكنّك تؤمن بفائدتها له، فاحرص على مشاركته بذلك. يزيد هذا من احتمالية تكرار التعاون بينكما في حالة قناعة العميل بمقترحاتك، حتى لو لم يحدث ذلك في وقت حديثك معه.

ختامًا، عندما يختارك العميل لتنفيذ أي مشروع، فاحرص على تقديم أفضل ما لديك دائمًا، وتطبيق النصائح الواردة في المقال، مع تجنب الكذب أو الأعذار الكثيرة. يساعدك هذا في الحفاظ على مصداقيتك لدى العميل للنهاية، ويضمن لك الحصول على التقييم الذي تريده من المشروع.

تم النشر في: دليل المستقلين منذ 3 أسابيع