أسئلة يجب طرحها على العميل قبل تنفيذ مشروعه

بعد قبول صاحب المشروع عرضك وقبل البدء بتنفيذ المشروع، هناك أسئلة يجب طرحها على العميل أولًا حتى تتلافى المعوقات التي قد تجعل من العمل على المشروع تحديًا مرهقًا لم يكن في الحسبان من البداية بما في ذلك؛ طلبات التعديل المتكررة، أو التوقعات الخاطئة أو حتى المهام غير الواضحة.

غالبًا ما يتردد المستقلون المبتدئون في طرح الأسئلة الهامة على العميل مخافة أن لا يجد وقتًا أو رغبة للإجابة وينتهي التواصل عند هذا الحد، غير مدركين بأن ذلك قد يجعلهم عرضة لخسارة تلك المشاريع لاحقًا.

لذا من المهم أن تتفق مع صاحب المشروع بخصوص إطار العمل وأن تضعا معًا الخطوط العريضة لئلا يتم تجاوزها. لكن مهما كان وصف المشروع رائعًا وعائده مغريًا، سيكون مفيدًا لك أن تعرف إجابات بعض هذه الأسئلة:

1. ما هدف شركتك أو مشروعك؟

لا شك بأن الهدف النهائي من إنشاء أي مشروع تجاري هو تحقيق الربح المادي، لكن يجب أن يكون هناك غرض يحقق هذا المكسب. فقد يهدف العميل إلى إنشاء وجود ناجح لنشاطه التجاري عبر الإنترنت، أو قد يرغب في جذب المزيد من العملاء المحتملين.

وبغض النظر عن ماهية الهدف، فإن معرفته تمكنك من العمل نحو غاية محددة، واضعًا نصب عينيك كل الأمور التي تصب في مصلحة تلك الغاية فقط. كما أن طرح هذا السؤال على العميل ومناقشة أهداف نشاطه التجاري يثبت احترافيتك ويساعدك على فهم عقليته لتحقيق النتائج التي يرجوها.

2. هل يوجد نمط معين لعلامتك التجارية يجب اتباعه؟

لاشك بأنك كمستقل قد قابلت مصطلح هوية العلامة التجارية من قبل مرة واحدة على الأقل. وفي حالة لم تكن تعلم ما الذي يعنيه هذا المصطلح فهو ببسيط العبارة، يُقصد به الشخصية أو السمات المميزة للعلامة التجارية وما تجعلها تبرز عن غيرها.

تتألف هوية العلامة التجارية من مجموعة عناصر بصرية كالشعار، وتغليف المنتجات وشكلها وحتى المنشورات التسويقية على منصات التواصل الاجتماعي وأي شيء آخر يراه العميل ويمكن أن يدله على العلامة التجارية. وتنبع أهمية هوية العلامة التجارية من كونها ميزة تنافسية وعامل قوي لجذب انتباه.

ونظرًا لتلك الأهمية، يتعين عليك سؤال العميل عما إذا كان هناك إطار عمل معين أو تعليمات وإرشادات تحتاج إلى معرفتها قبل الشروع في العمل. فإذا كنت ستقدم تصميمًا، ستحتاج إلى معرفة ألوان الهوية البصرية للعلامة التجارية، أما إذا كنت ستعمل على كتابة محتوى خاص بتلك العلامة التجارية، فيجب أن تكون على علم إذا كان هناك مصطلحات أو شعارات معينة ينبغي إضافتها للمحتوى.

3. ما هي ميزانيتك لهذا المشروع؟

من الأخطاء الشائعة التي يقع بها المستقلون المبتدئون هي سؤال العميل عن الميزانية المقدرة لمشروعهم وذلك قبل الاطلاع بشكل دقيق على متطلبات المشروع والخوض في تفاصيله، الأمر الذي يعطي إيحاءًا بعدم الاحترافية.

لا نقول بأنه لا ينبغي لك مناقشة ميزانية المشروع أو الحديث عن المال فهذا أمر ضروري مفروغ منه وأحد الأسئلة التي يجب طرحها على العميل. لكن تأتي تلك الخطوة بعد معرفة المهام الموكلة إليك، وذلك حتى يصبح لديك تقديرًا صحيحًا لما يجب أن تتقاضاه غير مجحف أو مبالغ فيه.

وعلى النقيض، قد يُرجيء بعض المستقلين الحديث عن الميزانية لكونها أصعب أجزاء المحادثة مع العميل، ولو كانوا يستطيعون تجنب الخوض فيها لفعلوا، لكنه أمر لابد منه. الإرجاء هنا أمر خاطيء أيضًا، فقد ترى في النهاية أن ميزانية العميل غير ملائمة لما تقدِّمه. وبذلك تكون قد أهدرت وقتك بالحديث عن صفقة غير مناسبة لك.

عند سؤال العميل عن ميزانيته، قد يطلب منك عرض أسعارك أولًا إما لكونه لا يعلم عن متوسط الأسعار، أو قد تكون تلك المرة الأولى التي يوظف بها مستقلًا وفي تلك الحالة أخبره بنطاق أسعارك وبأنك تنجز هذا العمل بسعر يتراوح بين كذا وكذا وترقب رده.

وبأي حال من الأحوال لا يمكنك تخطي هذا السؤال، تحتاج فقط إلى تولي زمام المحادثة والتحدث بكل ثبات وثقة مع العميل ومناقشته بصدر رحب واضعًا نصب عينيك أنك لا تريد خسارته. وإذا استحال الوصول إلى نقطة اتفاق مع العميل، فأنهي المحادثة بأسلوب احترافي.

4. ما طبيعة التعديلات؟

يكلف العمل على التعديلات الكثير من الوقت والجهد، ولعل أبرز المشكلات التي يواجهها المستقلون وتسبب صدامًا مع العميل هي كثرة طلب التعديلات، ويرجع ذلك إلى عدم وضع اتفاق واضح بخصوص التعديلات بين الطرفين.

يظن معظم المستقلين بإنه ليس من الصواب توجيه العميل لما يجب أن تكون عليه طلبات التعديل لأنه يجب أن يحصل على مشروعه بالشكل الذي يرضيه، لكن هذا لا يعني القيام بتعديلات لا نهاية لها أيضًا.

سيساعدك هذا السؤال على توقع ما قد يطلبه العميل من تعديلات ومناقشته في الكيفية المعقولة للتعديل وتوجيه فهو لا يعلم طبيعة عملك وكم يأخذ منك من مجهود لإتمام المهمة على أكمل وجه.

ومن ناحية أخرى، فإن الاتفاق مع العميل بشأن ما يجب أن تكون عليه طلبات التعديلات وأن تكون بسيطة ولا تتطلب إعادة العمل على المشروع بشكل ضخم، يجعل العميل واضحًا وواثقًا بشأن الشكل الذي يريد أن يخرج به المشروع منذ البداية.

5. هل توجد إمكانية تعديل موعد استلام المشروع؟

هناك سؤالان يجب أن تضعهما في حسبانك قبل انتقالك إلى بدء تنفيذ المشروع مع العميل؛ أولهما هل ستتمكن من إنجاز العمل خلال الفترة التي حددها العميل؟ والثاني هل لديك مشاريع أخرى قادمة يتوجب عليك إنهائها خلال نفس الفترة الزمنية التي ستعمل فيها على هذا المشروع؟

إذا وجدت أنك لن تتمكن من إنهاء المشروع في الموعد الذي حدده العميل، فيجب أن تتناقش مع العميل حول إمكانية تعديل أو تمديد الموعد النهائي بما يلائمك قدر الإمكان، ودون الإضرار بصاحب المشروع أو بالجداول الزمنية للمشاريع الأخرى، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا فيمكنك الاعتذار عن تولي المشروع.

6. هل هناك ما يتوجب علىّ معرفته قبل الشروع في العمل؟

إذا سارت المحادثة بشكل جيد وتم الاتفاق بخصوص كافة تفاصيل الصفقة اختتم حديثك مع العميل بهذا السؤال، إذ يمنحه ذلك فرصة للتحدث بحرية واستفاضة ومشاركة أي معلومات لم يذكرها في إجابات الأسئلة السابقة.

الآن لم يتبق سوى توجيه كلمة شكر للعميل لاختيارك ووضع ثقته بك ومنحه وعدًا بإتمام العمل على أكمل وجه وبالجودة التي يطمح إليها. ولا تنس التأكيد على إمكانية تواصله معك بحرية لإتمام المشروع بكفاءة.

بخلاف الأسئلة أعلاه التي يمكن لأي مستقل طرحها بغض النظر عن نوع العمل الذي يقدمه، فهناك أسئلة أخرى متعلقة بالتخصص أو مجال العمل ولابد من طرحها إلى جانب الأسئلة السابقة. على سبيل المثال، يحتاج الكاتب السؤال عن عدد الكلمات المطلوبة والكلمات المفتاحية الرئيسية والفرعية، بينما يحتاج المصمم إلى معرفة أبعاد صور التصاميم والصيغة النهائية للصور وهكذا دواليك لكل تخصص.

في الختام، يجب أن تضع في حسبانك أن مشاريعك الحالية تجلب مشاريعك القادمة. فطرحك للأسئلة الصحيحة قبل الموافقة على المشروع يساعدك على فهم العميل بشكل أفضل ويخلق لك بيئة عمل سلسة تعينك على إتمام المشروع بأفضل ما يمكن ويكسبك خبرة ومهارة في التعامل مع مختلف أنواع العملاء. فاختيار المشاريع المناسبة لك هو ما يؤدي إلى نجاحك وينتقل بك إلى مستوى أعلى.