يظن صاحب أي فكرة جديدة، أن دوره قد انتهى بمجرد إيجاد الفكرة، وجلب التمويل، وتفويض المتخصصين (المصممين والمطورين) للقيام بالأمر، وأن العجلة ستسير بشكل تلقائي حتى النجاح. إذا كانت هذه هي فكرتك عن إدارة المشاريع، ينبغي عليك إذًا أن تعيد التفكير مجددًا.

حسنًا .. الأمر لا يقتصر على الفكرة، وإنما أنت في رحلة كمرافق سفر أو مرشد سياحي ومدير مسئول عن هذه الفكرة حتى ترى النور. وسيكون جمهورك الذي ترشده هو فريق العمل من المصممين والمطورين وكتاب المحتوى.

أنت المدير .. والمدير الحقيقي لا يجلس مُرفهًا على مقعده الوثير، وإنما يتحرك بنشاط بين أقسام وقطاعات العمل المختلفة ليبدي الملاحظة، ويعين أفراد فريق العمل على تحقيق الهدف المنشود.

دورك يقتضي الاضطلاع بعدة مهام شديدة الأهمية مثل:

1. وضع الخطوط العريضة لأهداف المشروع

اطلاع فريق العمل بتنفيذ فكرتك، لا يعني أبدًا أنهم قرأوا ما يدور بذهنك بشأن هذه الفكرة. أنت بحاجة إلى الحديث مع المصمم، المطور، كاتب المحتوى، وكل من يقوم بالإشراف على تنفيذ مشروعك، ومناقشة الأسئلة التالية معه:

  • ما هو الهدف الرئيسي من هذا المشروع/المنتج/الخدمة؟
  • ما هي المشكلة التي يقدم لها حلولاً؟
  • لماذا هي مشكلة؟
  • لماذا الحلول المعروضة فقيرة أو لا تفي بالغرض؟
  • من هم الجمهور المستهدف المعني بهذه المشكلة؟
  • ما هي الأهداف الوظيفية لهذا التطبيق/المنتج/الخدمة؟
  • لماذا ترى أن ما تقوم على إنتاجه (سواء أكان تطبيق جوال، موقع، منتج) هو الحل المثالي لهذه المشكلة؟

هذه القائمة محدودة. يمكنك إضافة عدد أكبر من الأسئلة إذا رأيت ذلك. عُد إلى قراءة وصف المشروع وكيف كتبته في البداية، وناقش فريق عملك فيما إذا كانت جميع بنود هذا الموجز واضحة أم لا. يجب أن تكون الأمور أكثر وضوحًا.

بعد هكذا مناقشة، ستجد أن الصورة قد أصبحت أكثر وضوحًا، وستلمس هذا من طريقة تغيير فريق العمل للطريقة التي يعمل بها، وطبيعة الأسئلة التي يسألونكإياها.

2. تقديم الصلاحيات للحسابات الخاصة وكلمات المرور (login Information)

المصمم أو المطور الذي يعمل في مشروعك في حاجة إلى الحصول على إمكانية الوصول Access لحساباتك المختلفة التي ترتبط بعمله. بيانات مثل:

  • بيانات الدخول إلى موقعك Website بما فيها حسابي اسم النطاق Domain Name، والاستضافة Hosting. المصمم/المطور في حاجة إلى هذه البيانات.
  • حساب المطور Developer Account الخاص بمنصة الموبايل (سواء جوجل Android، أو آبل Apple).
  • تصميمات الهوية الخاصة بك، وخاصة نسخة شديدة الجودة والوضوح من الشعار Logo.
  • حسابات تحليل البيانات والترافيك الخاصة بك (مثل Mixpanel أو Google Analytics).
  • إضافته على حساب إدارة المشروع إن وجد (مثل Slack، وTrello).
  • إمكانية الدخول للمنصات الجاهزة التي تستخدمها (مثل WordPress، Shopify).

القائمة السابقة تحوي الكثير من أسماء المستخدم وكلمات المرور. غالبًا لن يجتمع في ذهنك اسمي مستخدم مع كلمتي مرور. أنت في حاجة إلى تسجيل تلك البيانات. كذلك ليس من المفضل توحيد كلمة المرور، حتى لا يُفهم منها نمطك الفكري في اختيار كلمات المرور ومن ثم تتعرض للقرصنة والوصول إلى مالا يجب الوصول إليه من حساباتك الشخصية.

يمكنك إعداد ملف Word بسيط يحوي تلك البيانات الخاصة بالاستخدام لصالح المطور/المبرمج أو أي طرف آخر في عملية إنشاء المشروع، وجعل هذا الملف قابلاً للمشاركة المصرحة على أحد وسائل المشاركة مثل Google Docs، أو غيرها من المنصات.

أو الاستعانة ببعض الخدمات المدفوعة – رخيصة للغاية بالمناسبة – لضبط وتأمين هذه العملية، مثل خدمات LastPass أو غيرها من الخدمات الأخرى التي تفضلها، وتؤدي نفس الغرض.

3 . كتابة المحتوى Writing The Copy

غالبًا أفضل شخص يكتب محتوى الموقع هو أنت، لأنك الأكثر انفعالًا وحماسة بشأن هذا الموقع/التطبيق. بالطبع سيكون هناك مختصر متواجد في موجز المشروع، ولكن النسخة التفصيلية بحاجة إلى كتابة.

ما الذي ستكتبه في الصفحة الرئيسية؟ صفحة اتصل بنا؟ صفحة البيع؟ عن الشركة؟ ما الذي ستكتبه في صفحة الخطأ 404؟ كل هذه الأسئلة في حاجة إلى إجابة.

هل تجد صعوبة في الكتابة؟ بالطبع، ليس شرطًا أن تكتب أنت المحتوى بنفسك، ولكنه بشكل عام سيتم تحت إشرافك. ضع في ذهنك العناية بهذه الأمور:

  • العنوان الرئيسي Headline
  • الشعار الرئيسي Tagline
  • التنبيهات Notifications
  • التصفح Navigation
  • الأزرار Buttons
  • رسائل الخطأ والتحذير Error and Alert Messages
  • …………….وغيرها

إذا رأيت في نفسك عدم القدرة على تجهيز المحتوى الخاص بالمشروع، فاستعن بأحد خبراء كتابة المحتوى Copywriter واجعله ينوب عنك هذه المهمة.

كذلك، من الأهمية بمكان أن تقوم بتجهيز نسخة المحتوى قبل انتهاء المصمم والمطور من عملهما، أو من المفضل أن تنتهي من المحتوى قبل أن يشرعا في العمل من الأساس. قد يقوم المطور/المصمم بوضع نص افتراضي حتى يتمم عملية التصميم، ولكن يُفضل أن تكون مستعدًا وتطلب منه – من البداية – أن يعتمد على المحتوى الأصلي، وأن يضعه في أماكنه حسب طبيعته.

هذه الخطوة شديدة الأهمية، حتى تضع المحتوى الأصلي – الذي سيُنشر في النهاية في الموقع/التطبيق – في النسخ التجريبية Beta والنهائية من الموقع. هذا سيساهم في رؤية وإضافة ملاحظات بشأن التصميم والمحتوى، فيتزامن الانتهاء من التطوير والبرمجة مع إطلاق الموقع، ولن تضطر حينها إلى إضافة المحتوى ثم الرجوع مرة أخرى إلى المطور/المصمم للتعديل مرة أخرى حسب طبيعة هذا المحتوى.

4. إبداء الملاحظات والتعديلات على العمل Feedback

كما أشرنا بأعلى، ستكون هناك وسيلة تواصل مباشرة ودائمة بين مدير المشروع (أنت) وأفراد فريق العمل، وسيطلعك كل فرد منهم على تحديثات التنفيذ أولاً بأول، وبالطبع ستطلب منهم عمل تعديلات، إضافات، حذوفات، أو غيرها من المهام. أي أنك بالفعل تعمل كمدير لهذا الفريق. فما هي الطريقة المناسبة لكسب هذا الفريق في صفك ودفعه إلى إخراج أفضل ما عنده؟

بل، هل – في الأساس – يستوجب هذا الأمر الانتباه؟ بالطبع.

هناك عدة طرق للتعامل مع فريق العمل – سواء عن بعد أو في مقر الشركة – للوصول إلى أفضل نتائج ممكنة، وكسب أفراد هذا الفريق في صفك. منها طريقة (التوجه الإيجابي) في قيادة فريق العمل، وهي تركز في الأساس على تزكية الإيجابيات، وعدم استخدام ألفاظ مباشرة في ذكر السلبيات. على سبيل المثال:

  • استبدال كلمة (سيء) بكلمة (غير مناسب)
  • استبدال صيغة الأمر في (افعل كذا) بجملة (ما رأيك في أن نفعل كذا)
  • استبدال جملة مثل (لا أحب هذه الدرجة من اللون الأزرق) بجملة (من فضلك استبدل هذه الدرجة من اللون الأزرق، بالدرجة التي يستخدمها موقع تويتر بالضبط)
  • ………..وهكذا.

تبدأ هذه الطريقة بمدح الإنجاز والأداء الذي وصل إليه فريق العمل، ثم تبني التوجه الإيجابي في عرض المشكلة، واستخدام النمط السابق في عرض المشكلة والحل، وأخيرًا التعبير عن سعادتك بالعمل معهم، وتشجيعهم دومًا على الاستمرار والتفوق.

هذه طريقة.

الطريقة الأخرى عملية نوعًا ما، وتحمل إشارات حازمة في مسار العملية بكلمات محددة، مثل (توقف، ابدأ، استمر) بالمدلولات التالية:

  • توقف Stop: أشعر بالرضا تمامًا عن هذا المستوى في هذه الجزئية، رجاءً توقف عن العمل فيها أو تغييرها، واهتم بالنواحي الأخرى.
  • ابدأ Start: هذا هو الوقت المناسب للبدء في فعل كذا (مرحلة معينة من التصميم أو التطوير)
  • استمر Continue: استمر في فعل كذا (إرسال التحديثات أولاً بأول – مراعاة قواعد UI & UX في التصميم – تجربة المحتوى على التصميم في جميع مراحله – … الخ).

تُستخدم هذه الوسيلة بالاتفاق من البداية مع فريق العمل، ويتحول جدول المتابعة إلى جدول يتكون من ثلاثة حقول، على رأس كل حقل الكلمات الثلاث السابقة: توقف، ابدأ، استمر.

ما الذي ينبغي عليك فعله لتصبح مدير مشروع ناجح Successful Project Manager

كونك صاحب الفكرة من البداية يضعك في منصب مميز، سواء قبلته أو رفضته: مدير المشروع Project Manager. حتى كونك تعمل مع فريق محترف لا يلغي أبدًا هذه الصفة منك، حتى ولو كنت تقوم بتعهيد كل المهام الموكلة إليك إلى مساعدين. ففي جميع الأحوال ستظل أنت مدير المشروع.

فإذا أردنا أن نضع قائمة بالصفات التي يجب توافرها فيك كي تصبح مدير مشروع ناجح، فكيف ستكون؟ السطور التالية جمعت بعضًا من الصفات التي ينبغي على مدير المشروع أن يتصف بها حتى ينجح المشروع، ويصل إلى هدفه النهائي في الوقت المحدد. احرص على الالتزام بها قدر المستطاع.

1. التواصل الجيد Good Communications

ستجد أن الصفة المميزة لمدير المشروع هي: جودة التواصل Professional Communications. جودة التواصل أساسية لمدير المشروع، فسيتواصل مع كم كبير من الشخصيات ذات الطبائع المختلفة، وسيعمل على تجميعهم تحت مظلة واحدة ولتحقيق هدف واحد. هذه المهمة ليست سهلة بأي حال من الأحوال، وتحتاج شخص محترف متسع الصدر إلى أبعد الحدود.

ضع في ذهنك الخلافات الواردة بين الأقسام المختلفة. ليس دورك هو اتهام طرف على حساب طرف آخر، ولكن عذر المُقصر وتشجيعه، ونقل صورة جيدة عنه للآخرين، حتى يصبح ميزان الاتزان النفسي متعادل مع جميع أفراد فريق العمل.

2. إدارة الاجتماعات المنتظمة

قد تكون ذلك الشخص الذي لا يحب الاجتماعات، ويرى أنها مضيعة للوقت، وقد تكون محقًا، إلا إذا كانت الاجتماعات تعود بالفائدة على أفراد الفريق.

الاجتماعات نوعان:

  • اجتماعات دورية: وهي مخصصة لمناقشة مسار المشاريع والتقدم (أين كنا، وأين أصبحنا). غالبًا تكون أسبوعية. لتكون تلك المشاريع فعَّالة يجب ألا يتجاوز وقتها 30 دقيقة، وأن يكون كل فرد مستعدًا لعرض ما لديه في عدد محدود من الدقائق (2 – 5 دقيقة) حتى لا يتمدد وقت الاجتماع بدون داع.
  • اجتماعات استراتيجية: وهي التي تناقش استراتيجية الشركة على المدى الطويل، وتقيس مستوى الأداء والتقدم الخاص بالشركة بشكل عام، وبالمشاريع بشكل خاص. يُفضل أن تكون شهرية، حتى يمكن قياس مستوى الإنجاز. كذلك يُفضل أن يتم إرسال رسالة بريدية إلى أعضاء الاجتماع قبل الحضور لمعرفة النقاط المطروحة للنقاش، والاستعداد لها.

في جميع الحالات، احرص على ألا يمتد وقت الاجتماع، فيؤثر على وقت فريق العمل بالسلب. كذلك هناك نقطة في غاية الأهمية: لا داعي لعمل اجتماع لمجرد أنك اعتدت عمل اجتماع. أي أنه إن لم تكن هناك حاجة ملحة لهذا الاجتماع، فلا داعي لإجرائه من الأساس.

3. استخدام أداة الإدارة/التواصل المناسبة

هناك العديد من البرمجيات المتاحة بشكل مجاني على الإنترنت، من التي تتيح تنظيم أداء فريق العمل، وتدير مسألة التواصل فيما بينهم. معظم هذه الأدوات لها خطة مجانية، ستكون كافية لإتمام مشاريعك.

يمكنك التجربة من القائمة التالية:

اختر الأداة المناسبة من القائمة السابقة بناءً على متطلبات مشروعك  وطبيعته. ربما تجد صعوبة – أو فلنقل عدم ألفة – في البداية في التعامل مع تلك الأدوات. ولكن لن يمر وقت طويل حتى تعتادها، وتصبح شاشة رئيسية على حاسوبك، أو جوالك.

الخلاصة:

كونك صاحب المشروع يضع منصب (مدير المشروع Project Manager) من ضمن مسئولياتك الرئيسية سواء بشكل مباشر أو غير مباشر. فريق العمل يجب أن يكون مستعدًا نفسيًا للتكاتف لإنجاح المشروع، وهذا لن يتم إلا بحرصك على فتح قناة تواصل إيجابية فيما بينهم.

قد تحتاج لعقد اجتماعات دورية أو استراتيجية مع فريق العمل، ولكن احرص على ألا تتحول الاجتماعات لأداة صورية لمشروع، بدون تقدم ملموس. كذلك تبني انطباع إيجابي في التعامل مع فريق العمل، يوجد بيئة عمل طيبة للجميع، ويساهم في إنجاز المشروع في الوقت المحدد.

الكاتب: عمرو النووي