أسرار تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية للعاملين على الإنترنت

بالرغم من أن الإنترنت وفر العديد من الفرص الإيجابية في حياتنا اليومية إلا أنه يعد مصدر لا ينفذ لكافة الملهيات ومدمرات الوقت. نحن جميعًا نملك 24 ساعة في اليوم، و7 أيام في الأسبوع، و365 أسبوع في السنة، ولكن ما الذي يجعل بعض الناس يصلون للنجاح في مجالتهم والبعض الآخر يفشل؟ إن مشكلة الوقت تعد من أصعب العقبات التي تواجه رواد الأعمال والمستقلين وتؤثر على أعمالهم ومشاريعهم. فكيف تنظم وقتك حتى تستطيع زيادة إنتاجيتك؟

الأولويات

إدارة الوقت لا يقصد بها المعنى الحرفي للمصطلح، فأنت لا تستطيع أن تغير في الوقت أو تُسّرعه أو تُوقفه، وإنما يقصد بإدارة الوقت إدارة الأولويات وتنظيم وقتك على أساسها. تحديدك لأولوياتك هو المفتاح في إدارة الوقت، فقولك “ليس عندي وقت لهذا” تعني “هذا ليس من أولوياتي ولا يهمني”. وتعتمد إدارة الأولويات على إدارتك لنفسك وفي كيفية استثمار طاقتك اليومية في نشاطات تساهم في الوصول لهدفك. من أجل هذا، استغل الساعات الأولى من الصباح في كتابة خطة واضحة لأهدافك التي ستجعلك تستيقظ مبكرًا من أجلها يوميًا، ثم قسمها لمهام، ورتب هذه المهام حسب مقدار مساهمة كل منها في تحقيق الهدف الأكبر والرؤية التي تسعى لها.

العبرة ليست بالانشغال ولكن بالإنتاجية

هناك خدعة لا ينتبه إليها الكثير ممن يظنون في أنفسهم حسن إدارة وتنظيم الوقت، وهي أنهم يحسبون أن إدارة الوقت تعني “ملء الفراغات” ويتغافلون عن قضية “زيادة الإنتاجية”. المقصود بملء الفراغات هو أن تظل منشغلًا بشكل دائم، بغض النظر عن مقدار الإنتاجية، بينما المقصد الحقيقي لاستغلال الوقت بشكل فعّال هو كيف تستطيع أن توظف الساعة لتُخرج لك إنتاجية ساعة كاملة من العمل.

المترجم الذي يعلم قدرته على ترجمة 1000 كلمة في الساعة، يجب أن تكون إنتاجيته بعد 3 ساعات من العمل المتصل هي ترجمة 3000 كلمة. فإذا وجد الرقم أقل من ذلك –مثلًا 1500 أو 2000 كلمة– ولا يزال في نفس الوقت منشغلًا أمام حاسوبه، فهو فعليًا يعاني من مشكلة تشتت تركيز ذهنه في العمل. قد يُهمك أيضًا: كيف تصبح مترجمًا محترفًا؟

وإذا وجد عكس ذلك أي زيادة في الإنتاجية في نفس الوقت، فمعنى هذا أن كفاءته قد زادت أو أنه لم يكن يقدر نفسه حق قدرها. فالعمل على الإنترنت يعرضنا للكثير من الملهيات (ألعاب، شبكات اجتماعية، دردشة… الخ) فإن لم تستطع تحديد معيار ثابت لإنتاجيتك، فستقع حتمًا في فخ “أنا منشغل” ولكن سيغيب عنك عنصر الإنتاجية.

نظام المخزون الغذائي “what comes first goes first”

المواد الغذائية يكون لها تاريخ انتهاء الصلاحية ولهذا يعمد أي مدير مخازن إلى اتباع سياسة “ما يأتي أولًا يُصرف أولًا”، أي أنه إذا استقبل مدير المخازن 3 شحنات من اللحوم المعلبة فور إنتاجها، بمعدل شحنة كل شهر، فإنه يقوم بترتيب كل شحنة في المخزن بطريقة معينة بحيث يتم صرف الشحنة الأولى قبل الثانية وقبل الثالثة، وذلك بالطبع حتى لا يصرف شحنة تاريخ انتهاء الصلاحية أبعد من الشحنة التي مازالت بالمخازن.

تطبيق هذه القاعدة التخزينية في عملنا تتلخص في أن نراقب المواعيد النهائية للتسليم “Deadline” في تطبيقات التقويم المخصصة لمشاريعك، وتقوم بتسليم العمل المطلوب منك بناءً على الأقرب فالأبعد. وبصفة عامة كلما رتبت المشاريع بمبدأ تخزين المواد الغذائية “ما يأتي أولًا يُصرف أولًا” ستشعر بالكثير من الاستقرار والنظام في تنظيم وقتك وعملك كمستقل.

التسليم قبل الموعد النهائي

الأمور لا تسير دومًا بالسيناريو الذي تتمناه، وقد تكون هناك بعض الملاحظات التي تتطلب إعادة التعامل مع المشروع، وربما بشكل مكثف. لا تظن أن ميعاد التسليم الذي اخترته أنت هو الميعاد النهائي، فستكون هناك مراجعات ومناقشات تتطلب المزيد من العمل. تطبيق هذا في العمل يعني المزيد من الوقت المهدر في نفس المشروع، وهو وقت ليس له قيمة مضافة، لأنك في النهاية تتقاضى نفس الأجر بالإضافة إلى احتمالية تأخير المشاريع الأخرى.

من أجل هذا، قم بتسليم مشروعك مبكرًا بقدر ما تستطيع، واعط عميلك فرصة مراجعة المشروع، وفرصة لك في حالة تطبيق بعض التعديلات. قد يُفيدك تقسيم “جدول تسليم العمل” إلى أربع مراحل مع العملاء، لتعطي مساحة من الأمان وتوفير الوقت، أولًا سلم نسخة مبدئية من المشروع، وهذه الخطوة لأهميتها تحتاج إلى وقفة خاصة، هب أنك بذلت ما في وسعك لإخراج مشروع ما على النحو الذي تراه أنت جيد، ولكن حينما قام العميل بمراجعته لم يرق له الشكل الذي عليه المشروع، وطلب منك تعديله بالكلية. هذا يعني أن الوقت الذي صرفته بالكامل في إنتاج هذا المشروع –مدفوعًا بحماستك– قد ذهب أدراج الرياح وأصبح وقت ضائع ليس له مردود.

بدلاً من ذلك، قم بعرض أفكارك بشكل مختصر مثل نسخة مصغرة، تخطيط مبدئي، خطة عمل، ملخص، وغيره، ثم دع القرار للعميل. فإن وافق قم بالتنفيذ على الفور بناءً على اقتراحاته ونصائحه، وإن رفض، فقد رفض نموذج مختصر لم يأخذ منك وقتًا، وتستطيع حينها تقديم نموذج آخر. ثانيًا، سلم النسخة الأولى من المشروع وأعطِ العميل فرصة للمراجعة، وطلب بعض التعديلات الرئيسية. ثم سلم النسخة الثانية من المشروع بعد تطبيق تعديلات العميل الرئيسية، وإعطاءه فرصة أخيرة للمراجعة واقتراح بعض التعديلات أو الرتوش البسيطة. أخيرًا، سلم النسخة النهائية من المشروع بعد تعديل الرتوش المطلوبة.

مشروع واحد في المرة الواحدة

في الواقع، هذه الاستراتيجية لا تعالج مسألة الوقت فحسب، ولكنها كذلك تعالج مسألة التركيز، وبالتالي الجودة وحسن إخراج العمل. فتح عدة مشاريع في وقت واحدة لا يعني بالضرورة أنك شخص محترف وتستطيع تحمل عبء التعامل مع تلك المشاريع كافة، بل قد يعني أنك مشتت أو تشعر بالملل. ولكن، اعلم أن عنصر ضياع التركيز وانخفاض الحماس في العمل مع كثرة المشاريع سيؤثر على إنتاجيتك ككل وكيفية تنظيم وقتك.

لذلك إذا اقتحمت عملك بعض الملهيات الأخرى، حتى ولو كانت مهمة مثل مكالمة عمل، طلب مشروع جديد، مهمة شخصية أو أي شيء آخر، قم على الفور بكتابتها كملاحظة على ورقة جانبية، والصقها على مكتبك أو شاشة حاسوبك حتى تتذكرها حينما تفرغ من العمل واستخدم أدوات تنظيم الوقت التي سترتيب أفكارك في مكان واحد لتستطيع التركيز على المهام حسب أولويتها وتقسيمها بما يناسبك وتتبع تقدمها.

ختامًا، تنظيم وقتك في العمل على الإنترنت هو الفيصل في مسألة رضاء عملائك عنك، وبالتالي استمراريتك في المنافسة بكفاءة في مجال تخصصك. هل يوجد لديك المزيد من النصائح الإضافية التي ترغب في إضافتها بخصوص إدارة وتنظيم الوقت للمستقلين؟

تم النشر في: تطوير المهارات منذ 6 سنوات