يقضي الصيادلة معظم ساعات عملهم في فرز الأدوية وصرفها للمرضى، تتطلب هذه المهمة قدرًا عاليًا من الدِّقَّة والتركيز، ناهيك عن الحاجة المستمرة للتحقق من الفواتير والمخزون. ماذا لو كنت تدير مجموعة من الصيدليات الموزعة؟ سيصبح إنجاز المهام أكثر تعقيدًا ويستدعي الحاجة لوجود نظام موحد تدير من خلاله العمل. وهو برنامج إدارة الصيدليات، فما هي الآلية المتممة لإنشائه والاستفادة منه؟
جدول المحتويات:
- ما المقصود ببرنامج إدارة الصيدليات؟
- أهمية وجود برنامج لإدارة صيدلياتك بكفاءة
- ما هي الخصائص والأقسام الرئيسية في برامج إدارة الصيدليات؟
- خطوات إنشاء برنامج مخصص لإدارة صيدلياتك
- تطوير برنامج مخصص لإدارة صيدلياتك أم الاشتراك ببرامج جاهز: أيهما أفضل؟
ما المقصود ببرنامج إدارة الصيدليات؟
قبل المضي قدمًا بكيفية إنشاء برنامج مخصص لإدارة صيدلياتك، من المهم معرفة ماهية هذا النظام. برنامج إدارة الصيدليات Pharmacy Management System هو نظام تقني موحد لأتمتة إجراءات العمل، تدير من خلاله منتجات الأدوية عبر مراقبة المخزون وصرف الأدوية والوصفات الطبية، إضافة للفواتير وإنشاء السجلات والتقارير، وغيرها من المتطلبات التي تزيد من كفاءة العمل. يوفر نظام إدارة الصيدليات بذلك أيضًا نظرة شاملة ودقيقة للمبيعات والتكاليف.
أهمية وجود نظام إدارة الصيدليات لأعمالك
يخلق برنامج إدارة الصيدليات ميزة تنافسية قوية لما يقدمه من مميزات وفوائد عديدة، أبرزها:
رفع كفاءة العمل
تساعد الأتمتة الجزئية أو الكاملة للأنشطة الروتينية للصيدلي في توفير الوقت والجهد من جانب، ورفع كفاءة العمل من جانبٍ آخر. فالقرارات بشأن التوريد والتعبئة للمخزون تصبح مستندة على بيانات وتقارير دقيقة، وصرف الأدوية يسجَل أولاً بأول لإدارة المخاطر ومتابعة سير العمل وحالة المرضى.
تحسين خدمة العملاء
التعامل مع نظام إلكتروني لإدارة الأدوية يوفر المزيد من الوقت للصيادلة للاستماع والتفاعل مع المرضى؛ فالمريض أحيانًا يود الحصول على مشورة طبية شخصية، وليس شراء وصفة طبية فقط. بجانب ذلك، يمكن للصيدلي التواصل مع المرضى عبر الإنترنت عن طريق بوابة المريض التي تستطيع تضمينها في برنامج إدارة الصيدليات، والوصول للسجلات الصحية الخاصة بهم لتقديم أفضل مشورة ممكنة.
تفادي الأخطاء البشرية
عندما نتحدث في المجال الطبي، فالأخطاء البشرية تكون فادحة هنا. تخيل أن تعطي المريض دواء منتهي الصلاحية دون أن تنتبه، أو أن تراجع السجل الطبي الخاطئ ويحصل المريض على وصفة طبية بأعراض جانبية خطيرة. يمكن تجنب كلتا الحالتين عند وجود برنامج مخصص يزودك بالبيانات والتحذيرات الضرورية بدقة.
ما هي الخصائص والأقسام الرئيسية في برامج إدارة الصيدليات؟
عادةً ما يكون برنامج إدارة الصيدليات متعدد الأغراض، ويضم عدة خصائص مختلفة. تعتمد ماهية وحجم هذه الخصائص على ما ترغب بتحقيقه. ولكن عمومًا، يجب أن يحمل نظام إدارة الصيدليات الخاص بك الخصائص التالية:
إدارة المخزون
تشير الدراسات أن الصيدلي يقضي ما يُقارب 20% من ساعات العمل في إدارة المخزون. إذ تتعامل الصيدليات مع مجموعة كبيرة ومتنوعة من الأدوية والموارد التي يجب مراقبتها وصرفها بعناية. يتضمن ذلك تحديث المخزون بعد المعاملات الصادرة أو الواردة، والتحقق من توافر الأدوية المطلوبة وتاريخ صلاحيتها، وملء طلبات التعبئة للموردين، وغير ذلك.
إدارة الوثائق والبيانات
يتعامل الصيدلي مع أكوام من البيانات والمستندات يوميًا، مثل السجلات الطبية الخاصة بالمرضى، والملاحظات الطبية من الأطباء، وملفات الأدوية والوصفات الطبية، والفواتير أيضًا. تستدعي الحاجة لأن تكون هذه الوثائق إلكترونية لإدارتها بسهولة، وأن يتواجد نظام مخصص لإدخال واستخراج البيانات.
التحليلات
تساعد التقارير التحليلية على فهم أداء الصيدلية، والحصول على إحصاءات دقيقة حول إيراداتك ونفقاتك، سواء بشكل يومي أو شهري أو حتى سنوي. تستطيع من خلال هذا القسم أيضًا معرفة الأدوية التي تُطلب كثيرًا وتحتاج لتوفيرها باستمرار، والأخرى الأقل طلبًا.
خطوات إنشاء برنامج مخصص لإدارة صيدلياتك
لتحقيق النتائج المرجوة من إيجاد نظام إدارة لصيدلياتك، ينبغي الامتثال لعدة خطوات عملية تبدأ فيها بتحديد مميزات النظام إلى أن تصل لتطبيقها.
1. تحديد المتطلبات والأهداف
تُعدّ خطوة تحديد المتطلبات إحدى الخطوات الأولى في تطوير البرمجيات لأي نظام، وتساعد المطور في معرفة ما تحتاجه من وظائف. حدد بالبداية الهدف الأساسي من إنشاء برنامج إدارة لصيدلياتك، ثم اكتب المتطلبات والخصائص التي تود تضمينها. قد لا تزيد الخصائص المختارة عما ذكرناه، وقد ترغب بالتوسع أكثر وتغطية مزايا أخرى؛ مثل تطوير دردشة تفاعلية Chatbot للزبائن، أو التكامل مع أنظمة إدارة المستشفيات ومقدمي التأمين، أو تطوير نظام مخصص للموردين.
من المهم أن تستمع للعملاء والخبراء في هذه المرحلة، فتسأل زبائنك والأطباء عبر مقابلات شخصية عما يعتقدونه ضروريًا للنظام. اجعل اقتراحاتهم وأهدافك الواضحة مرتكزًا أساسيًا لتحديد المتطلبات اللازمة.
2. تحديد هيكلية وتصميم البرنامج
ينبغي لتصميم وهيكلة برنامج إدارة الصيدليات أن يعكسان سير العمل بدقة. على سبيل المثال، الوصول للسجل الطبي الخاص بالمريض يستدعي استخراج بياناته أولًا. علاوةً على ذلك، يجب أن يكون تصميم أنظمة الرعاية الصحية واضحًا، وأن يركز على المعايير الوظيفية ويبرزها، ليكون التعامل مع النظام سهلاً وسريعًا. النهج الأفضل هنا أن تجعل الخصائص الأساسية أقسامًا رئيسية تصل خلالها للمزايا الخاصة بها بشكل تسلسلي.
3. تطوير برنامج إدارة الصيدليات
بعد تحديد المظهر الذي سيتخذه النظام، حان وقت البدء بتطويره. قد يكون النظام موقع ويب، أو برنامج على سطح المكتب، يعتمد ذلك على متطلباتك وآلية سير العمل. لكن بشكلٍ عام، تتطلب مرحلة التطوير مهارة وخبرة متمرسة في البرمجة لإتمامها. يمكنك الاستعانة بأحد مطوري البرامج المحترفين وتوظيفه عبر مستقل، أكبر منصة عمل حر عربية.
4. ترحيل البيانات واختبار البرنامج
تحتاج أنظمة إدارة الصيدليات إلى بيانات تشغيلية لاختبار مهام سير العمل. ابدأ ببيانات تعبئة المخزون، وأضف الأدوية والوصفات الطبية الخاصة بها واختبر كفاءة العمل، ثم انتقل للتحقق من المزايا الأخرى في البرنامج. يجب أن تلبي النتيجة النهائية متطلباتك كافة، وتضمن الأداء والتعامل السلس. إضافةً لذلك، عادةً ما يتطلب برنامج إدارة الصيدليات دعمًا دوريًا وتحديثات مستمرة.
تطوير برنامج مخصص لإدارة صيدلياتك أم شراء برامج جاهز: أيهما أفضل؟
قد تتساءل عما إذا كان إنشاء حل مخصص لإدارة صيدلياتك يستحق العناء، دون اللجوء لأحد الأنظمة الجاهزة في السوق. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين الحل المخصص والحل الجاهز في أن الخيار الأول أُنشئ خصيصًا لك، بينما يتناول الخيار الثاني ممارسات عامة وشائعة تحتاجها الصيدليات. دعنا نفصّل أكثر في المقارنة بين الخيارين، لتتمكن من اختيار الأنسب لك:
مستوى الأمان
عندما نتحدث عن برامج جاهزة، فلا يمكنك التأكد من كفاءة الشيفرات البرمجية المضمنة، أو حتى ضمان عدم التجسس على بياناتك. لكن بتطوير برنامج مخصص، تستطيع الحرص على توظيف الإجراءات الأمنية اللازمة.
الأخطاء البرمجية
اكتشاف عطل برمجي في البرامج الجاهزة لا يمكن معالجته بسرعة، ويستدعي التواصل مع الدعم الفني وانتظار استجابتهم. أما برنامج إدارة الصيدليات المخصص يمكّنك من اختبار البرنامج وضمان جودته قبل اعتماده. كما أن اكتشاف خطأ برمجي أثناء الاستخدام يمكن استدراكه بسرعة.
قابلية التطوير
القيود التقنية المتواجدة في نظام إدارة الصيدليات الجاهز يصعب تجاوزها، كما أن الرغبة في التوسع بالمزايا أو تحديث خاصية ما أمر غير متاح، ويستدعي البحث في حزم برامج أخرى. بينما في الأنظمة المخصصة، فإن قابلية التطوير ممكنة دائمًا، يمكنك دعم تقنية حديثة أو الإضافة على النظام طالما أنك تمتلك الشيفرة البرمجية الخاصة به.
ختامًا، التطور التكنولوجي في القطاع الصحي يستدعي مواكبته والتحول للتقنيات الرقمية في إدارة الأعمال والرعاية الصحية. لذا ننصحك بالبدء بإنشاء برنامج إدارة مخصص لصيدلياتك، بعد أن وضعنا بين يديك المعلومات والخطوات اللازمة.
تم النشر في: يوليو 2022
تحت تصنيف: البرمجة والتطوير | برمجة مواقع
