هل مستعد للدفع لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في شركتك مقابل 70% من ميزات لا تحتاج إليها؟ قبل عدة أشهر، كنت أعمل مع شركة متوسطة الحجم تطمح للتوسع في السوق المحلي، وللسيطرة على العمليات الداخلية وتبسيطها، اعتمدت الإدارة على نظام SAP.
ورغم قوة النظام، إلا أنه كان مليئًا بمزايا تفوق احتياجات الشركة الفعلية. لذا، كانت النتيجة تكاليف تشغيل مرتفعة للغاية، وتعقيد في الاستخدام، دون تحسين ملموس في الأداء الداخلي. بعد دراسة احتياجات الشركة تفصيليًا، أدركت أنها تحتاج لنظام أقل تعقيدًا وسهل التخصيص ليناسب متطلبات العمل اليومية، مثل برنامج أودو Odoo.
جدول المحتويات:
- ما هو نظام أودو Odoo؟
- تطبيقات رئيسية يوفرها برنامج أودو Odoo
- هل برنامج أودو هو النظام المناسب لشركتك؟
- 3 نصائح لبدء استخدام نظام أودو بنجاح
ما هو نظام أودو Odoo؟
برنامج أودو Odoo هو أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP. يوفر حلولًا شاملة لإدارة الأعمال في الشركات الصغيرة والمتوسطة، ويغطي وظائف كافة الإدارات مثل المحاسبة والمخازن والمبيعات، وغيرها من الوظائف التشغيلية بالشركة.
يتيح أودو كذلك مجموعة من الإضافات الجاهزة أو ما تسمى بالبرامج الخارجية، التي تعمل بشكلٍ مدمج مع الوظائف الأساسية لتلبية الاحتياجات الخاصة ببعض المجالات، مثل تكامل النظام مع متجرك على شوبيفاي أو ووكومرس، أو مع بوابات الدفع وغير ذلك. يتوفر نظام أودو بنسختين، إحداهما مجانية وأخرى مدفوعة، كالآتي:
النسخة المجتمعية Community Edition
هي نسخة مجانية مفتوحة المصدر بالكامل، تحتوي على عدد محدود من التطبيقات الإدارية هي: المبيعات، والمشتريات، والمخازن، وجزء واحد من تطبيق الحسابات وهو إصدار الفواتير. يُمكن أن تُستضاف هذه النسخة داخليًا على خوادم شركتك، أو استضافتها سحابيًا لتمكين الوصول إليها عبر الإنترنت.
تُعد هذه النسخة قاعدة جيدة للبناء والتطوير عليها من خلال خبراء أودو المحترفين، مع سهولة إضافة خصائص جديدة كلما احتاجت الشركة. ولذلك فهي خيارًا اقتصاديًا مناسبًا للشركات الصغيرة التي لديها احتياجات محدودة، والشركات المتوسطة التي لديها فريقًا تقنيًا داخليًا أو تعتمد على خبراء مستقلين للتخصيص.
النسخة التجارية Enterprise Edition
هي نسخة مدفوعة باشتراك شهري أو سنوي حسب عدد مستخدمي النظام والتطبيقات المستخدمة، وتتضمن عددًا أكبر من التطبيقات التي تغطي كافة وظائف إدارات الشركة، مثل: إدارة المشاريع، والموارد البشرية، والتصنيع.
توفر النسخة التجارية استضافة سحابية متكاملة على منصة Odoo.sh ودعمًا فنيًا مستمرًا، ولذلك فهي مناسبة للشركات المتوسطة التي تحتاج إلى دعم فني أو استضافة سحابية متكاملة.
ومع أن هذه النسخة تعتمد على النسخة المجتمعية كأساس، إلا أنها تأتي مع ميزات تخصيص متقدمة، مثل تطبيق أودو ستوديو لتعديل النماذج والتقارير بدون كتابة كود. لكن هذا ليس بديلاً عن التعديلات على الكود المصدري في حالة الاحتياجات المعقدة.
تطبيقات رئيسية يوفرها برنامج أودو Odoo
يوفر أودو مجموعة واسعة من المكونات والتطبيقات التي تغطي معظم الوظائف التي تحتاجها الشركات لإدارة أعمالها، أهمها:
- الحسابات: تتضمن إدارة الحسابات العامة وحسابات التكاليف والقوائم المالية، ونظام خاص بإعداد الفواتير والتقارير الخاصة بالديون ومتابعة التحصيل.
- المبيعات: تتضمن تتبع العملاء وإتمام الصفقات، وإدارة عروض الأسعار وتسجيل المدفوعات وتتبعها، وإدارة الاشتراكات والتحكم بنقاط البيع.
- المشتريات والمخازن: تهتم بإدارة الموردين والإجراءات المخزنية من إضافة وصرف وتنظيم أماكن التخزين، وتتبع موقف الأصناف وأرصدة إعادة الطلب.
- الموارد البشرية: تشمل إدارة التوظيف، وإدارة العاملين بما يتضمن الرواتب والأداء الخاص بكل موظف، وإدارة الحضور والانصراف.
- التسويق: خاصة بإدارة جميع أدوات التسويق كالحملات الإعلانية والبريد الإلكتروني وإدارة حسابات التواصل الاجتماعي وتحليلات الأداء الرئيسية KPIs.
إلى جانب هذه التطبيقات، يوفر أودو مجموعة أخرى من التطبيقات الإضافية مثل: تطبيقات الإنتاجية، وتطبيقات الخدمات، والموقع الإلكتروني.
هل برنامج أودو هو النظام المناسب لشركتك؟
رغم شهرة برنامج أودو وشيوع استخدامه، إلا أنه قد لا يكون الخيار المناسب لجميع الشركات. إذ يعتمد القرار هنا على ثلاث معايير أساسية، هي:
1. حجم الشركة
إن كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا صغيرًا وتحتاج إلى نظام مرن لإدارة العمليات الأساسية مثل: المبيعات، والفواتير، والمخزون، فنظام أودو وخاصة النسخة المجتمعية ستكون خيارًا مناسبًا لك.
بينما إن كنت تمتلك شركة متوسطة الحجم، وتحتاج إلى نظام مرن يتكيف مع تعقيد العمليات المتوسطة، مثل إدارة التصنيع أو الموارد البشرية، وفي الوقت نفسه تريد نظامًا قابلًا للتوسع مع نمو الشركة، فإن أودو أيضًا سيكون خيارًا مناسبًا لك، وخاصةً النسخة التجارية.
أما إن كان حجم شركتك كبيرًا ولديك متطلبات خاصة، فقد يكون أودو مناسبًا لكنك ستحتاج إلى ميزانية كبيرة ووقتًا أطول للتخصيص، وفي بعض هذه الحالات سيكون الاستعانة بنظام آخر مثل SAP أو أوراكل هو الخيار الأفضل.
2. احتياجات الشركة
ما هي الإدارات التي تحتاج إلى ميكنة إجراءاتها؟ هل تحتاج إلى تكامل مع بوابات الدفع الإلكترونية وشركات الشحن؟ أو التكامل مع نظام آخر مستخدم حاليًا؟ كل ذلك يوفره نظام أودو ولا مشكلة باستخدامه حينها.
لكن إذا كنت تحتاج إلى تخصيص متقدم مثل التكامل بين النظام وآلات الإنتاج التي تعمل بإنترنت الأشياء IoT، كما يحدث في بعض المصانع؛ فإن أودو خيار غير مناسب هنا، وستحتاج إلى تطوير نظام خاص بشركتك.
3. الميزانية المتاحة
تعتمد التكلفة في أي نظام تخطيط موارد المؤسسات على مقدار التخصيص والتطوير الذي تريده، ونوع الاستضافة إن كانت سحابية أو محلية، وسعر الاشتراك الخاص بالنظام. يتميز أودو في هذا السياق بأنه يتيح مرونة في التحكم بالتكاليف؛ فإن كانت ميزانيتك محدودة، فيمكنك استخدام النسخة المجتمعية والاستعانة بمطور أودو لتنصيب النظام وتخصيص الأقسام التي تحتاج إليها.
أما إن كانت الميزانية المتاحة لديك أعلى وتستطيع تحمل تكلفة الاشتراك الشهري أو السنوي، وتحتاج إلى استضافة سحابية ودعم فني، فيمكنك الاعتماد على النسخة التجارية، وفي هذه الحالة تصبح التكلفة شهرية حسب عدد المستخدمين للنظام.
وفي كلتا الحالتين، سيحتاج النظام إلى تخصيص إضافي لتلبية احتياجات شركتك بدقة، مما يجعل الاستعانة بخبير أودو أمرًا ضروريًا.
3 نصائح لبدء استخدام نظام أودو بنجاح
إذا كان نظام أودو هو الخيار المناسب لك فعلًا، فإليك نصائح مجربة لاستخدامه بنجاح في شركتك:
1. حدد هدفك من النظام ونطاق استخدامه
قبل البدء بتطبيق نظام أودو في شركتك، حدد هدفك من النظام بدقة، وما الذي تنتظره بعد التنفيذ. على سبيل المثال، قد يكون هدفك إحكام الرقابة على الإجراءات وضمان دقة التقارير، إذ تفتقر العديد من الشركات لذلك مع توسعها. أو مثلًا لمتابعة سير العمل من أي مكان والحصول على التقارير أثناء التواجد خارج الشركة، أو تلك الأهداف مجتمعة.
بناءً على أهدافك من تطبيق نظام أودو، يمكنك البدء بتحديد الأقسام والوظائف التي سيُطبق عليها النظام، خصوصًا في المرحلة الأولى. ومن خبرتي، أجد أن أفضل طريقة هي تطبيق النظام على أقسام معينة أولًا، ثم البقية تدريجيًا حسب حاجة الشركة الأكثر أهمية، وجاهزية الإدارات من حيث ترتيب الإجراءات ووجود الموظفين المؤهلين لاستخدام النظام.
2. اختر الاستضافة المناسبة
يوجد ثلاث خيارات لاستضافة نظام أودو بعد تخصيصه. يعتمد اختيار الاستضافة المناسبة على ميزانية شركتك، واحتياجاتها التقنية، وقدرتها على إدارة البنية التحتية، كالآتي.
الاستضافة المحلية (على خوادم الشركة)
مثالية للشركات التي تضع الأمان أولوية، لأنها توفر تحكمًا كاملًا بالبيانات، مما يضمن أمان أكبر وقدرة أعلى على تخصيص النظام. لكنها تتطلب استثمارًا مبدئيًا مرتفعًا لشراء الخوادم وتجهيز البنية التحتية، إلى جانب وجود فريق دعم فني داخلي لإدارة النظام وصيانته.
الاستضافة السحابية
مناسبة للشركات التي تعمل عن بعد أو لديها أفرع متعددة، إذ تتيح سهولة الوصول للنظام من أي مكان، مع عدم تحمل عبء الصيانة وحماية البيانات. لكنها تعتمد على جودة شبكة الإنترنت، ما قد يؤثر على الأداء عند تأثر الشبكة، كما أن التكلفة قد تصبح مرتفعة مع زيادة حجم البيانات والتوسع في استخدام النظام.
الاستضافة على خوادم أودو
توفر جاهزية عالية للتكامل بين جميع تطبيقات أودو، وتوفر النسخ الاحتياطي والصيانة تلقائيًا، ما يقلل مسؤولية الشركة في إدارة الخوادم. لكنك قد تواجه صعوبة في تشغيل التطبيقات والبرامج الخارجية التي لا تدعمها أودو، كما أنها تعتمد على اشتراكات النسخة التجارية، ما يعني تكلفة مرتفعة نسبيًا.
3. وظف خبير أودو
تنفيذ نظام أودو وتخصيصه بما يتوافق مع احتياجات شركتك يتطلب خطوات مدروسة، تبدأ باختيار النسخة الأنسب ومراجعة خيارات التنصيب والاستضافة. لذلك، يُعد توظيف خبير أودو خطوة أساسية لضمان تحقيق أفضل النتائج، وتجنب أي مشكلات تقنية قد تواجهك.
في جميع الأحوال، ستتفق مع الخبير على جميع التفاصيل المتعلقة بالمشروع والمخرجات المطلوبة، بما يشمل:
- الأقسام التي ستستخدم نظام أودو.
- النسخة التي ستُستخدم للنظام.
- الإضافات التي تحتاج التكامل مع البرنامج.
- أي خصائص متقدمة تحتاج للتطوير، إن وُجدت.
- الفترة الزمنية للمشروع، وتقسيمها إلى مراحل بمخرجات واضحة.
- التكاليف الخاصة بجميع التفاصيل، مثل نسخة الاستخدام والاستضافة والتنفيذ.
- تدريب العاملين على استخدام النظام.
- إجراءات الدعم الفني بعد التشغيل.
- سياسة التحديثات (تفعيل الإصدارات الجديدة).
ختامًا، أنصحك بوضع خطة واضحة منذ البداية لتطبيق النظام بنجاح وتشارك فريقك بهذه الخطة والتحول، سواء وقع اختيارك على نظام أودو أو غيره، فالتنفيذ السليم سيمنحك الكفاءة والفعالية التي تبحث عنها في إدارة أعمالك عبر نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP.
تم النشر في: يناير 2025
تحت تصنيف: البرمجة والتطوير | برمجة مواقع
