كيف تنتقل من العمل الحر إلى تأسيس شركة ناجحة؟

إذا كنت تبحث عن تطور لمسارك المهني كمستقل، فيُعدّ إنشاء وكالة أو شركة خاصة بك خيارًا ممتازًا، تستثمر فيه نجاحك بالعمل الحر، وتبدأ رحلة جديدة من النجاح لكن كصاحب شركة . إذًا كيف يمكنك تحويل عملك الحر إلى وكالة ناجحة يعمل بها المستقلون؟

1. انتقل من عقلية المستقل إلى عقلية أصحاب المشاريع

تختلف عقلية المستقل عن عقلية صاحب المشروع، نتيجة لاختلاف المهام التي يؤديها كل منهما. لذا، عند الانتقال من العمل الحر لإنشاء وكالة خاصة بك، لا بد من فهم التحول في طبيعة الدور الذي ستمارسه، والفارق بينه وبين العمل كمستقل.

عندما تصبح مديرًا لوكالتك، ستحتاج إلى التركيز على إدارة العمل وتنظيمه ومتابعته، بدلًا من التركيز على التنفيذ الفعلي للمهام. إذ تتولى مسؤولية العديد من المهام الجديدة نسبيًا، ما يتطلب منك تطوير العديد من المهارات.

أول هذه المهارات هي مهارة التخطيط، فلا بد من معرفة كيفية التخطيط جيدًا لأعمالك، فكما يُقال: “فشل التخطيط هو التخطيط للفشل”. لذا، ستحتاج إلى تعلم التخطيط وأنواعه المختلفة، مثل:

• التخطيط الاستراتيجي: وضع الأهداف بعيدة المدى للوكالة، وقياس التقدم في تحقيقها، والقدرة على تحديد الأولويات لكل مرحلة.
• التخطيط التشغيلي: تنفيذ المهام اليومية داخل الوكالة، ووضع جميع تفاصيلها مثل اختيار أنسب الأشخاص لتنفيذ المهام، وتحديد موعد الانتهاء من المهمة.
• التخطيط المالي: تحديد الميزانية العامة للوكالة، ومتابعة الأمور المالية الخاصة بها، مثل وضع ميزانية التوظيف والتسويق وغيرها من المهام.

لذا، تأكد جيدًا من قدرتك على التبديل بين عقلية المستقل وعقلية صاحب المشروع، لتضمن استمرارية الوكالة ونجاحها بعد البدء.

2. حدّد تخصص الوكالة

إذا تأكدت من قدرتك على الانتقال لعقلية صاحب مشروع، ستبدأ رحلتك الحقيقية لبناء وكالتك، والخطوة الأكثر أهمية هي تحديد تخصص الوكالة. من المهم إدراك قيمة التخصصية في الوكالة، وأثر ذلك على نجاحها، لذا امنح هذه الخطوة الأهمية القصوى.

يمكنك الاعتماد على سجل مشاريعك السابقة، إذ تُعدّ هذه أكثر المجالات التي لديك خبرة في العمل بها، وستستفيد من ذلك في فهم كيفية إدارة وكالتك بطريقة ناجحة. حلل مشاريعك السابقة على مستقل، وابدأ في تحديد أهم احتياجات العملاء التي قابلتها، واجمعها تحت مظلة واحدة، فيكون لديك تصور عن أفضل تخصص لوكالتك.

من المهم أيضًا معرفة المهام التي تفضل الشركات تنفيذها عبر الوكالات، إذ تبحث الشركات عن مصادر خارجية Outsourcing لتنفيذ مهام مختلفة لتوفير تكلفة توظيف متخصصين داخليين للعمل معها. سيفيدك معرفة هذه المهام في تحديد تخصص وكالتك. من أبرز أنواع المهام التي تعتمد فيها الشركات على الوكالات:

1. صناعة المحتوى: كتابة المحتوى التسويقي والإعلانات والنشرات البريدية وغيرها من أشكال المحتوى.
2. الترجمة: ترجمة المحتوى من لغة لأخرى، مع وجود تخصصات متعددة للترجمة، مثل الترجمة القانونية وترجمة الوثائق والترجمة المهنية وغيرها.
3. التسويق الإلكتروني: ترويج وتسويق الخدمات في العالم الرقمي، للوصول إلى الفئة المستهدفة، وزيادة مبيعات الشركة.
4. إنتاج الفيديوهات: تصميم وتحرير الفيديوهات بأنواعها المختلفة، مثل إعلانات الموشن الجرافيك.
5. تصميم المواقع: إنشاء الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة، أو التعديل على الموقع الحالي وتطويره.
6. تصميم الجرافيك: تصميم الهوية التجارية، وتصميمات مواقع التواصل الاجتماعي، وتصميم واجهة المستخدم، وغيرها من أشكال التصميم.

يمكنك الاطّلاع على سلسلة تأسيس الشركات عبر مستقل، لتعرف كيفية إنشاء شركات متخصصة في كلٍ من المهام المذكورة على حدة، بخطوات تفصيلية وعملية.

3. أدرس السوق وجدوى الفكرة

بعد الانتهاء من تحديد التخصص، ستحتاج إلى بحث السوق ودراسته، للتأكد من وجود احتياج حقيقي للخدمة التي تنوي تقديمها، وتحديد أنسب الأسواق لاستهدافها، وتحديد شخصية العميل لوكالتك. إجمالًا سيساعدك بحث السوق على تصور الشكل المثالي لخدماتك، فتصيغها بما يناسب احتياجات عملائك فعلًا.

من المهم أيضًا دراسة جدوى الفكرة، للتأكد من مدى ربحيتها وتوقع الإيرادات المحتملة، ومعرفة كيفية تسعير الخدمات التي تقدمها إلى العملاء. ستمكنّك الدراسة أيضًا من معرفة المنافسين والخدمات المقدمة، لتؤسس وكالة قادرة على التغلب عليهم، وتتمكن من الاستمرارية على المدى البعيد.

4. أسس وكالتك رسميًا

يمكنك في هذه الخطوة الانتقال إلى تأسيس وكالتك رسميًا، لتبدأ في تقديم خدماتك إلى العملاء. من أهم الأمور التي ستساعدك على إنشاء وإطلاق الوكالة:

تنفيذ الإجراءات القانونية لتأسيس الوكالة

لا بد من الاهتمام بالإجراءات القانونية لتأسيس الوكالة، لتدير أعمالك مع العملاء بصورة رسمية. يتطلب ذلك تحديد نوع الشركة واستخراج السجل التجاري. بالطبع لا بد من فهم قوانين تنظيم الأعمال التجارية في بلدك، إذ تختلف المعايير وتكاليف التأسيس من دولة لأخرى.

وضع الهيكل التنظيمي

يساعد الهيكل التنظيمي على إدارة أعمال الوكالة بالطريقة الصحيحة، عبر تحديد أهم الأقسام الداخلية التي تحتاج إليها لبدء العمل. من المهم أن يتضمن الهيكل الوظائف التخصصية حسب مهام الوكالة، والوظائف الإدارية لمتابعة العمل بصورة عامة.

تسعير الخدمات

من المهم تسعير الخدمات المقدمة من الوكالة، وفقًا لكل خدمة وما يناسب عملائها. لا بد أن يشمل تسعير خدماتك تغطية التكاليف المدفوعة للمستقلين، مع وجود هامش ربح للشركة يمكن الاعتماد عليه في دفع أي تكاليف أخرى للوكالة مثل التسويق، إضافة إلى الأرباح الصافية للشركة.

بناء الهوية التجارية

تساعد الهوية التجارية على تعريف العملاء بوكالتك، فهي تضم جميع العناصر المستخدمة لتقديم علامتك التجارية إلى العملاء. تضم الهوية التجارية عناصر مختلفة مثل: الاسم واللوجو، والألوان والتصميمات، والشعار النصي وصوت العلامة التجارية.

لذا، اهتم ببناء الهوية التجارية لوكالتك، وإنتاج كل عنصر فيها بالجودة المطلوبة. يمكنك توظيف متخصص في تصميم الهوية التجارية من موقع مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليتولى تصميم هوية وكالتك بطريقة احترافية.

تصميم الموقع الإلكتروني

يساعد الموقع الإلكتروني على جذب العملاء المحتملين للوكالة والتعاقد معهم، فهو مورد تسويقي مهم. ركّز على وجود تصميم يجمع ما بين الجاذبية والبساطة في الوقت ذاته. تأكد من تضمين أهم الصفحات في الموقع مثل: خدمات الوكالة وأسعارها، ونماذج الأعمال السابقة، وشهادات العملاء Testimonials.

إذا لم تكن لديك الخبرة الكافية في تصميم المواقع، يمكنك توظيف مطور ويب محترف من منصة مستقل، ليتولى تنفيذ المهمة، ويقدم لك موقعًا احترافيًا يلبي احتياجاتك كافة، ويحقق دوره في جذب المزيد من العملاء لوكالتك.

5. أدر الوكالة عبر مستقل للمؤسسات

يسهّل مستقل للمؤسسات إدارة العمل في الوكالة، إذ يساعدك على تسهيل ومتابعة عملية توظيف المستقلين، وتنظيم مشاريعك على مستقل في حساب المؤسسة. إلى جانب إمكانية إدارة معاملاتك المالية على هذا الحساب، وهو أمر مهم لضمان تتبع إنفاقك على عملية توظيف المستقلين.

يمكنك في مستقل للمؤسسات إنشاء فرق داخلية للمؤسسة وفقًا لرؤيتك، وإضافة أعضاء الوكالة الأساسيين، أو المسؤولين بصورة أساسية عن توظيف المستقلين، مع التحكم في صلاحيات الأعضاء. أي ببساطة، ستقدر من خلال مستقل للمؤسسات، على إدارة جميع عملياتك داخل موقع مستقل من مكان واحد.

6. وظّف فريق العمل من المستقلين

يمكنك بدء توظيف المستقلين عبر إضافة المشاريع على مستقل، وكتابة وصف المشروع بالطريقة التي تساعدك على جذب أفضل المستقلين للعمل معك. احرص كذلك على وجود منهجية تساعدك على المفاضلة بين المستقلين، لاختيار أنسبهم لمشروعك. لاحظ أنّه يمكنك اختيار أكثر من مستقل على المشروع الواحد إذا أردت ذلك. من أهم الممارسات لاختيار المستقلين:

• تقييم عروض المستقلين على مشروعك بصورة مبدئية، لتظهر لك في المقدمة أفضل العروض.
• مشاهدة الملفات الشخصية للمستقلين، وإلقاء نظرة على تقييماتهم السابقة وتعليقات العملاء.
• تحليل المشاريع الموجودة في معرض الأعمال، ومقارنتها مع المطلوب.
• التواصل مع المستقلين في حالة وجود استفسار معين.

بعد الانتهاء من عملية التوظيف، يمكن الاعتماد على موقع مستقل بشكل أساسي للتواصل مع المستقلين من خلال نقاش الصفقة والرسائل الصوتية وغيرها. كما يمكنك الاعتماد على عدة أدوات أخرى من شأنها المساعدة على تحسين عملية التواصل مثل:

• أداة أنا: تساعدك على تنظيم وتوزيع المهام على فريق العمل، ومتابعة التنفيذ بمواعيد محددة.
• جوجل درايف: لتنظيم واستلام الملفات والتعديل عليها.
• Zoom: لعقد الاجتماعات الصوتية.
• Calendly: لتنسيق وحجز مواعيد الاجتماعات مع المستقلين بسهولة.

7. سوّق وكالتك

تؤدي الممارسات التسويقية الصحيحة، إلى ترويج عملك ووصوله إلى العملاء المستهدفين، ونجاح وكالتك. من الضروري كتابة خطة تسويقية متكاملة لأنشطتك التسويقية، تشمل الاستراتيجيات والخطوات الفعلية لتنفيذ الخطة على أرض الواقع.

من الاستراتيجيات التسويقية التي يمكنك الاعتماد عليها، الإعلانات المدفوعة سواءٌ على مواقع التواصل الاجتماعي أو عبر محركات البحث. يمكن كذلك الاستفادة من موقعك الإلكتروني، وإنشاء مدونة لكتابة موضوعات متخصصة في مجال عمل وكالتك.

لتحصل على النتائج المثالية من التسويق، يمكنك توظيف مسوق رقمي عبر موقع مستقل، ليتولى اختيار أنسب الاستراتيجيات، ويعمل على تنفيذها بما يساعدك على جذب العملاء، واستمرار العمل في وكالتك.

4 نصائح تساعدك على تأسيس وكالة ناجحة

بالطبع تأسيس وكالتك الخاصة ليس أمرًا سهلًا، بل قد تواجه العديد من التحديات في أثناء ذلك، لذا إليك بعض النصائح التي قد تساعدك على تأسيس وإدارة وكالتك:

1. وظّف فريق عمل دائم في الأدوار الأساسية

ستحتاج إلى إنجاز العديد من المهام الإدارية والتنفيذية في الوكالة، بعضها قد يحدث بصورة دائمة، والبعض الآخر لا يحدث بالقدر ذاته. لذا، وفقًا لطبيعة المهام، سيكون من الجيد لك توظيف فريق عمل دائم في الأدوار الإدارية الأساسية التي لا غنى عنها لنجاح الوكالة.

في هذه الحالة يمكنك الاعتماد على موقع بعيد للتوظيف، إذ يساعدك على الوصول لأفضل الكفاءات في العمل عن بعد. وننصحك باستخدام خدمة التوظيف للشركات، حيث يتولى فريق توظيف متخصص تنفيذ جميع خطوات عملية التوظيف، ويقدِّم لك المرشحين المناسبين للوظيفة.

2. ابحث عن تعاون دائم مع المستقلين

لا شك أنّ المستقلين هم العمود الأساسي لوكالتك. لذا، بدلًا من توظيف مستقلين جدد في كل مشروع، وما يترتب على ذلك من تحديات، ابحث عن تعاون دائم مع أفضل المستقلين الذين تجدهم. في الوقت ذاته يمكنك تعزيز الفريق من حين لآخر بأشخاص جدد.

الميزة الرئيسية في التعاون الدائم مع المستقلين، هي إمكانية استيعابهم لنظام العمل بعد الفترة الأولى من التعاون، واعتيادهم على العمل وفقًا لمعاييرك. من ناحية المستقلين، فوجود مصدر دخل متجدد من التعاون المستمر، يحفزهم أكثر للالتزام بالعمل معك لفترات طويلة.

3. قدِّم حلول عملية لعملائك لا مجرد خدمات

يلجأ العملاء إلى الوكالات لأنّها تقدم لهم حلولًا فعالة، وفي الوقت الحالي توجد العديد من الوكالات، التي تحاول ترويج وبيع خدماتها لهؤلاء العملاء. لذا، لتقدر على الفوز بالعملاء، والتغلب على المنافسين، فمن الضروري الحرص على تقديم حلول عملية لعملائك، لا مجرد بيع الخدمات.

لتضمن حدوث ذلك، تأكد من وضع نظام دائم لتقييم أعمال المستقلين، لتحصل منهم على الجودة المناسبة باستمرار لتقدمها لعملائك. في النهاية ركز بحثك عن مستقلين، يمكنهم تقديم خدمات مشابهة للجودة التي تقدمها أنت كمستقل، فيشعر العملاء وكأنّك أنت منفذ مشاريعهم.

4. نمّي مهاراتك الإدارية باستمرار

في رحلة الانتقال من عقلية المستقل إلى عقلية صاحب المشروع، ستواجه العديد من التحديات، لا سيّما إذا كانت هذه تجربتك الأولى في عالم تأسيس المشاريع الخاصة. لذا، تأكد من تخصيص جزء من وقتك لتنمية مهاراتك الإدارية دائمًا، فلا تشغلك مهام الوكالة عن التطور على مستوى مهام الإدارة. كلّما نجحت في التطور على مستوى الإدارة، سيزيد ذلك من فرص نجاح الوكالة.

ختامًا، لا شك أنّ تحويل عملك الحر إلى وكالة هي خطوة كبيرة في مسيرتك المهنية، تحتاج إلى تخطيط ودراسة جيدة. لكنّ إذا نجحت في تنفيذها، ستنتقل بحياتك المهنية إلى مرحلة أخرى مميزة. لذا، كن مستعدًا وابدأ في تنفيذ الخطوات المذكورة، لتنطلق في رحلة جديدة وتؤسس وكالة ناجحة.