كيف تحدد مسؤوليات توظيف المستقلين داخل مؤسستك؟

يُعدّ استقطاب واختيار أفضل الكفاءات للعمل في شركتك أمرًا حاسمًا للغاية، لأنهم الأساس الذي سيساعدك على بناء الأداء المتكامل الذي يعينك على تحقيق أهداف النمو والتوسع لشركتك. تدرك جميع الشركات أن نجاح هذه العملية يعتمد على إدارة الموارد البشرية التي تضع معايير واستراتيجيات محددة للوصول إلى هذه الكفاءات.

وبعد دراسة وفهم احتياجات المؤسسات والشركات التي بدأت تعتمد اعتمادًا أساسيًا على توظيف المستقلين من خلال منصة مستقل، منصة العمل الحر الأكبر عربيًا، طورنا مستقل للمؤسسات كحل يناسب الشركات بجميع أحجامها لبدء التوظيف بمساهمة موظفي المؤسسة وتغطية احتياجاتهم من المهارات في جميع المجالات المختلفة.

كيف تحدد مسؤوليات التوظيف في مؤسستك؟

خلال السنوات الماضية أثبتت استراتيجية توظيف المستقلين نجاحها وفوائدها ليس فقط على صعيد إدارة الموارد البشرية، بل لجميع الأقسام والإدارات الأخرى في الشركة. لذا فإن تحديد مهام ومسؤوليات توظيف المستقلين داخل مؤسستك يؤثر بوضوح على نجاح هذه الاستراتيجية. فما هي العوامل التي تساعدك كمدير مؤسسة على تحديد مهام ومسؤوليات التوظيف لفريق عملك؟

أولًا: التعرف على احتياجات المؤسسة

تُعِد إدارة الموارد البشرية خطط التوظيف وتشرف على تنفيذها بدقة بناءً على احتياجات الأقسام والإدارات في المؤسسة. فلا بد أن تكون إدارة الموارد البشرية ملمة بالكفاءات والمناصب الموجودة في الشركة، والمهارات الأخرى التي تحتاج إلى تغطيتها، لتتمكن من وضع التوقعات الصحيحة ومقارنتها مع النتائج لاحقًا.

سهّل توظيف المستقلين على إدارة الموارد البشرية هذه المهمة، فأصبح بإمكان كل إدارة توظيف المهارات التي تحتاجها مع تحديد تفاصيل العمل والمهام التي يجب إنجازها. مما يجعل مسؤوليات التوظيف تعتمد على الشخص الأكثر إلمامًا بالمهارات والمهام التي يحتاجها العمل والتي يجب توافرها في المستقل.

ثانيًا: تقييم مهارات الفريق

يَجِبُ ألاّ تكون مشاركة أعضاء فرق العمل في عملية توظيف المستقلين مشاركة عشوائية، فالمهارات الإدارية تؤثر بشكلٍ كبير على نجاح عملية التوظيف. فمثلما تحتاج عملية التوظيف في بيئة العمل الواقعية من مدير الموارد البشرية مهارات الإشراف والمتابعة وتنظيم وإدارة الوقت والمهام، فكذلك الأمر في بيئة العمل عن بعد، أي شخص يقوم بالتوظيف يجب أن يمتلك هذه المهارات.

لذلك لا يقتصر دور فريق العمل على معرفة مهام المشروع ومهارات المستقلين فقط، بل يجب أن يكون لديهم مهارات إدارة المشاريع والوقت ليتمكنوا من متابعة مراحل المشروع وإدارته بفاعلية وكفاءة، وبالتبعية الوصول إلى النتائج المطلوبة.

ثالثًا: تطوير المهارات الإدارية

تُعد مهارات إدارة المشاريع بمنزلة مهارات مكتسبة، إذ يستطيع مدير الفريق الذي لديه الخبرة في كتابة المشاريع وإدارتها واختيار وتوظيف المستقلين وفق معايير محددة، نقل هذه المهارات إلى أعضاء فريقه. وكذلك الأمر بالنسبة لزملاء العمل في الفريق نفسه، وبخاصةٍ أن مراحل عملية التوظيف واضحة وسهلة في منصة مستقل.

لذلك من المهم أن يمر أعضاء الفريق بالتدريب والتأهيل الكافي لاكتساب هذه المهارات خلال فترة معينة، ومن ثم التدرج بالمعرفة من خلال التجربة وإشراف مدير الفريق عليهم، حتى اكتساب الخبرة اللازمة في اختيار المستقلين وإدارة المشاريع منذ بدايتها إلى انتهاء المدة الزمنية المحددة لها.

رابعًا: مرونة تفويض المهام في المؤسسة

أي نموذج عمل يعتمد على هيكلة ثابتة في إدارة التغيرات والتعامل مع التطورات التكنولوجية ويتجاهل تأثيرها على الجوانب الإدارية، لن يستطيع الاستمرار والتطور والمنافسة في السوق. لذلك لا بد من توفر المرونة الكافية لدى كل مؤسسة، لتجربة حلول وطرق جديدة في إدارة مواردها البشرية والمادية.

لذلك على المؤسسة أن تكون مستعدة لإحداث التغيير اللازم في جعل مهام التوظيف لا تقتصر فقط على إدارة الموارد البشرية، بل أن يحدث التعاون بينها وبين إدارات الأقسام الأخرى، وبذلك تكون هناك المرونة في تفويض مسؤوليات ومهام التوظيف إلى الفرق الأخرى ضمن ضوابط وإجراءات تحددها إدارة الموارد البشرية.

كيف تحدد صلاحيات فريق عملك في مستقل للمؤسسات؟

يساعد مستقل للمؤسسات الشركات على تنظيم عملية توظيف المستقلين وإدارة المشاريع بسهولة من خلال إنشاء مؤسسة وإضافة الأعضاء إلى فرق العمل، ثم تحديد مهام ومسؤوليات التوظيف الخاصة بكل فريق من خلال نظام صلاحيات متقدم.

يوفر نظام الصلاحيات هذا خيارات متقدمة للتحكم بسير العمل بما يلائم احتياجات وأهداف مؤسستك، وتستطيع تحديد دور كل فريق في عملية التوظيف بدءًا من نشر المشاريع، مرورًا بمتابعتها وإدارتها، وانتهاءً باستلامها وتقييمها، كالآتي:

صلاحيات توظيف المستقلين

تخّصص هذه الصلاحيات إلى أعضاء الفريق الذين يمتلكون المهارات الكافية لكتابة ونشر المشاريع، واختيار وتوظيف المستقلين المناسبين، ومتابعة المشاريع معهم حتى استلامها بالنتائج المطلوبة. إذ تمنح لهم صلاحيات إدارة المشاريع والعروض، والمستقلين والصفقات، وكذلك الملاحظات والمعاملات المالية، وبذلك يكونوا قادرين على إدارة عملية التوظيف وتحقيق النتائج المطلوبة بفاعلية.

صلاحيات تدريب الموظفين

أما عندما يكون أعضاء الفريق غير ملمين بعملية التوظيف، وليس لديهم المهارات الكافية بعد لبدء نشر وإدارة المشاريع أو اختيار المستقلين والمتابعة معهم، فيفضل أن تقتصر أدوارهم على كتابة المشاريع وحفظها كمسودات ضمن مشاريع المؤسسة، حتى يقيمها الفريق الأكثر خبرة ويقرر نشرها أو تقديم ملاحظات عليها.

ويمكن أن يبدأ هؤلاء الأعضاء الأقل خبرة بالمساعدة في تقييم عروض المستقلين والاطلاع على كيفية إدارة الصفقات، إلى أن يصبحوا مستعدين للتوظيف، وحينها يُمنحوا صلاحيات إدارة المشاريع تدريجيًا لنشر المشروع مباشرةً، وإدارة الصفقات لاستلام المشروع من المستقل وإنهاء الصفقة بنجاح.

صلاحيات إدارة المؤسسة

لا شك أن الصلاحيات المتعلقة بالمعاملات المالية لفرق العمل أو المؤسسة، وصلاحيات التحكم بأعضاء وصلاحيات المؤسسة، هي صلاحيات لها حساسيتها وتأثيرها. لذلك يجب أن تكون الإدارة دقيقة جدًا في منحها للأعضاء، ومن الأفضل أن تُعطى إلى فريق المديرين فقط، حتى يتم التعامل معها دون أي أخطاء أو تأثير على المؤسسة.

صلاحيات التعاون والإشراف

يتيح نظام الصلاحيات إمكانية تحديد الصلاحيات للعضو نفسه أو على مستوى الفريق أو المؤسسة، وهذا يعطي لمحة عن إمكانية التعاون بين الفرق على مستوى المؤسسة، من خلال إسناد المشاريع بين الأعضاء من الفريق نفسه أو بقية الفرق الأخرى في المؤسسة، والإشراف على العمل عبر مشاركة الملاحظات على المشاريع والمستقلين.

تحديد مسؤوليات ومهام توظيف المستقلين أمر في غاية الأهمية لجميع المستويات الإدارية، لكن التحدي الأكبر أمام المؤسسة هو معرفة كيفية إدارة هذه المسؤوليات بناءً على تقييم احتياجات التوظيف في الأقسام والإدارات المختلفة، وتنمية قدرات الموظفين الذين سيشاركون في عملية التوظيف، مما سينعكس بدوره على أداء وإنتاجية الفريق وتحقق المؤسسة قفزة نوعية في التوسع والنمو والمضي قدمًا بالمنافسة.