في الوقت الراهن، لم تعد أدوار التوظيف في الشركات تقتصر على قسم الموارد البشرية أو أفراد الفريق الإداري، خصوصًا بعدما أصبح الوصول للمهارات والخبرات أمرًا غاية في السهولة من خلال توظيف المستقلين الأكفاء. بل أضحت مشاركة فريق العمل في عملية التوظيف لتغطية احتياجاتهم من المهارات وتعزيز إنتاجية العمل أمرًا لا بد منه، فكيف تؤهل فريقك للمشاركة في توظيف المستقلين؟
جدول المحتويات:
- أهمية مشاركة فريق العمل في توظيف المستقلين
- كيفية تأهيل فريقك لبدء توظيف المستقلين
- كيف تبدأ مع مستقل للمؤسسات؟
أهمية مشاركة فريق العمل في توظيف المستقلين
تمنح مشاركة فريق العمل في عملية توظيف المستقلين مزايا عدّة للشركة تنعكس مباشرةً على أداء الفريق ونتائج العمل، منها:
توفير الوقت الضائع في عملية التوظيف التقليدية
عندما تفكر الشركات في التوسع، فإنها تبدأ تلقائيًا بإضافة مزيد من الموظفين بدوامٍ كامل. ما يتطلب وقتًا طويلًا في تنسيق طلبات التوظيف لكل قسم بالشركة؛ بدءًا من ترتيب أولويات التوظيف، مرورًا بنشر الوظائف وإجراء المقابلات مع المتقدمين، حتى تصفية وتدريب المرشحين المناسبين. بدلًا من ذلك، يستطيع مدير القسم أو أي عضو من فريق العمل توظيف المستقل الذي يمتلك المهارات المناسبة، ليبدأ العمل معه على الفور.
خفض التكاليف المخصصة لعملية التوظيف
تستهلك عملية التوظيف التقليدية من ميزانية الشركة الكثير، إذ تنفق إدارة الموارد البشرية بدايةً على إجراءات عملية التعيين بكامل خطواتها، ثم تتحمل دفع رواتب التوظيف بناءً على مستويات الخبرة المطلوبة، فضلاً عن التكاليف الأخرى مثل الضرائب والتأمينات والإجازات المدفوعة. بينما تضمن مشاركة فريق العمل في توظيف المستقلين الوصول إلى أفضل الخبرات بميزانية محددة، دون اضطرار الشركة لتحمل أي تكاليف إضافية.
الحصول على نتائج عمل احترافية
يضفي توظيف المختصين من فريق عملك للمستقلين دقة أكبر على العمل، سواء في مرحلة اختيار المستقلين المناسبين وتقييم مهاراتهم، أو متابعة النتائج معهم في أثناء تنفيذ المشروع. فمثلًا؛ إذا تابع مدير الموارد البشرية توظيف كاتب محتوى، فلن يكون ملمًا بمهامه وأدائه وإنتاجيته مثل مدير التسويق، لما يمتلكه من خبرة طويلة في المجال. هذا يعزز فكرة أن أعضاء الفريق أكثر قدرة على إدارة المستقلين والمتابعة معهم وتحديد معايير دقيقة لمهام العمل.
كيفية تأهيل فريقك لبدء توظيف المستقلين
لن يتمكن فريق عملك من توظيف المستقلين المناسبين لسد حاجاتهم لمهارات معينة دون التأهيل الجيد لتأدية هذا الدور من خلال:
أولًا: دعم الإدارة فريق العمل لتوظيف المستقلين
تلعب الإدارة التنفيذية دورًا هامًا في دعم التحول الرقمي بهدف تحسين الوصول إلى المهارات والخبرات التي تحتاجها فرق عمل الشركة في أي وقت. لذلك تدرس الإدارة الناجحة الخيارات المتاحة أمامها، وترى أن تبنّي الاستراتيجيات الجديدة في التوظيف التي تسهل عليها إنجاز أعمالها؛ أمر غاية في الأهمية.
دعم فريق العمل وإعطائه الصلاحيات اللازمة لتلبية احتياجاته بنفسه، من خلال توظيف المستقلين لإنجاز المهام المساندة لمهامهم الأساسية، نقطة تحول بارزة في إنتاجية أي فريق. لأنهم أكثر قدرة على تحديد مهارات المستقلين، ومتابعة المشاريع وتحديد معايير دقيقة لإنجاز المهام، بالتالي الوصول إلى أهداف العمل بفعالية وكفاءة.
ثانيًا: تأهيل فريق العمل للمشاركة في توظيف المستقلين
الانتقال إلى طريقة مختلفة في التوظيف تعتمد أساسًا على فريق يُعد تحديًا جديدًا أمام الشركة، فأي تغيير في إجراءات العمل يحتاج إلى تهيئة مناسبة. لذلك يأتي دور الإدارة في إيجاد خطوات عملية تنقل الفريق إلى الاعتماد الذاتي في توفير احتياجاتهم من المهارات والخبرات، ومن الأمور التي تساعد الشركة على تأهيل فريق العمل للمشاركة في التوظيف:
1. توضيح الهدف من توظيف المستقلين
دعم الإدارة لتوجه توظيف المستقلين لا يكفي وحسب، لأن الموظفين الذين اعتادوا آلية معينة في التوظيف طوال السنوات السابقة، التي غالبًا ما تكون من خلال الموارد البشرية، يحتاجون إلى توضيح الرؤية كاملةً من توظيف المستقلين، والوصول إلى تنفيذ عملية التوظيف بسلاسة دون أي تعقيدات تؤثر على مهامهم الرئيسية.
هنا يأتي دور الإدارة في توضيح أهمية وفاعلية هذا التحول للموظفين وأثره، سواء على تطوير مهاراتهم الإدارية أو رفع إنتاجية العمل بتوفير المرونة الكافية للتعاون مع الخبراء المستقلين لإنجاز المهام التي يحتاجونها.
2. تحديد الأدوار الأساسية للتوظيف
بعد اِطِّلاع فريق عملك على التصور الجديد لعملية التوظيف، لا بد من تحديد أدوار التوظيف. إذ يُعدّ تحديد الموظفين الذين سيشاركون في التوظيف أمرًا أساسيًا لتحقيق الاستفادة الكاملة، فلا يمكن لموظف ليس لديه الحاجة أو المهارات المناسبة حاليًا أن يبدأ مباشرةً بتوظيف المستقلين.
تستطيع تحديد أدوار التوظيف من خلال تقييم مهارات الموظفين الذين ستوكل لهم مهام التوظيف، مثل مهارات التواصل الفعال ومتابعة وتنسيق المهام، الذي بدوره سينعكس على إدارة المشروع بكفاءة للوصول إلى النتائج المطلوبة.
إضافةً إلى تحديد أدوار التوظيف حسب خبرة الموظف بالمجال، فيمكن أن تضيف المؤسسة مديري الأقسام ممن لديهم اطلاع واسع حول مهام العمل، لكتابة تفاصيل المشاريع ونشرها، ثم توُكل مهام المتابعة للأعضاء ممن لديهم خبرة متوسطة في المجال.
3. التعرف على طريقة التوظيف
عند التحدث عن توظيف المستقلين، سيكون الخيار الأول أمامك هو موقع مستقل، المنصة الأكبر عربيًا في العمل الحر. إذ توفر مستقلين بمهارات وخبرات متنوعة، وتوظيف المستقلين من خلال مستقل عملية غاية في البساطة، تشمل ثلاث مراحل:
- إضافة المشروع: يضيف صاحب المشروع في هذه المرحلة تفاصيل العمل الذي يحتاج إلى إنجازه، والمهارات المطلوبة للحصول على عروض المستقلين المتخصصين خلال دقائق.
- اختيار المستقل المناسب: يقارن صاحب المشروع عروض المستقلين ويتصفح ملفاتهم ومعرض أعمالهم وتقييماتهم، ثم يتفاوض معهم عبر الرسائل ويختار المستقل المناسب لتنفيذ المشروع.
- استلام المشروع: يبدأ المستقل الذي وقع عليه الاختيار بالعمل على المشروع بمتابعة صاحب المشروع، حتى الحصول على نتائج العمل المتفق عليها وتسليم المشروع.
كيف تبدأ مع مستقل للمؤسسات؟
نوفر في مستقل حل للمؤسسات والشركات لضم موظفيها وفرق عملها للمشاركة في توظيف المستقلين وإدارة المشاريع وفق أدوات متقدمة تساعدهم على ذلك. يمكن لأي شركة قائمة إنشاء حساب مؤسسة وبناء فرق عمل حسب أقسام الشركة، وإضافة كل عضو في الفريق المناسب له ليساهم في عملية التوظيف ويلبي احتياجاته وفق صلاحيات محددة.
أولًا: أنشئ مؤسسة
من خلال حسابك في مستقل، يمكنك إنشاء مؤسسة وإدخال معلومات مؤسستك أو شركتك الحالية. إذ يشمل حساب المؤسسة ميزات مهمة تتيح لك العمل والتعاون مع فريقك بكفاءة.
ثانيًا: أضف أعضاء فريقك
أدعو فريق عملك للانضمام إلى المؤسسة، يجب على الأعضاء إنشاء حساب في مستقل ليتمكنوا من الانضمام إلى حساب المؤسسة. يمكنك دعوة الأعضاء الحاليين في مستقل، أو إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني، أو إرسال رابط مباشر.
ثالثًا: أنشئ فرق العمل
عند إنشاء مؤسسة سيظهر لك فرق عمل افتراضية مثل المُديرين والمستخدمين، وستكون مضافًا تلقائيًا إلى فريق المُديرين لأنك صاحب المؤسسة. كما يمكنك إضافة أي أشخاص من الإدارة إلى الفريق نفسه، أو إضافة فرق عمل أخرى وتحديد تسميتها حسب الأقسام المتاحة في شركتك، مثل فريق التسويق أو التصميم، مع مرونة تعديل الفرق وتسميتها، ما عدا فريق المُديرين فهو أساسي في المؤسسة.
رابعًا: حدد الصلاحيات
مُديرو المؤسسة لديهم القدرة على تحديد الصلاحيات المناسبة لكل فريق حسب دوره في عملية التوظيف. وبذلك تستطيع التحكم بسير العمل وبناء النموذج الذي يناسب احتياجات وأهداف مؤسستك، إضافةً إلى مرونة تغيير صلاحيات الفرق في أي وقت.
على سبيل المثال؛ إن كان أحد أعضاء فرق العمل لا يزال في مرحلة التدريب على آلية توظيف المستقلين وإدارة المشاريع، فيمكنك تحديد صلاحيات مبدئية له حتى يتطور مستواه ويتمكن من التوظيف باحترافية عالية، حينها تمنحه مسؤوليات أكبر بتحديد صلاحيات أعلى له.
خامسًا: أشرف على العمل
في مستقل للمؤسسات، يمكنك الاطلاع على المشاريع التي ينشرها فريقك في المؤسسة، والتعاون معهم من خلال تقديم الملاحظات على المشاريع أو المستقلين. إذ يمكنك ترك ملاحظات داخل نقاش الصفقة، ليراها الفريق ويبادلونك أي آراء أو اقتراحات أو ملاحظات لتحسين العمل، بالتالي تتمكن من المتابعة مع المستقل لإنجاز العمل بالجودة اللازمة. كما يمكنك ترك ملاحظات على المستقل في صفحته الشخصية، ليطلع عليها فريقك أو فرق العمل كليًّا في حال رغبوا بالتعامل معه مجددًا في مشاريع أخرى.
ختامًا، تأهيل فرق العمل في الشركة لتوظيف المستقلين أمر غاية في الأهمية والصعوبة في الوقت نفسه، فتغيير سياسات التوظيف ومنح المسؤوليات للموظفين لتلبية احتياجاتهم بأنفسهم، يدعو إلى التفكير مليًا في الخطوات العملية التي تدعم هذا التحول، بالنظر إلى الأهداف التي ستنعكس على أداء الفريق وإنتاجيته على المدى البعيد.
تم النشر في: دليل أصحاب المشاريع