كونك مديرًا أو مسئولًا عن توظيف مستقلين يعني أيضًا أنك قائد، والقائد ينبغي أن يكون في الطليعة، خبيرًا في التحول وأول من يتبني التقنيات الجديدة في العمل. حل مستقل للمؤسسات هو أحد التحديثات المهمة التي ينبغي عليك أن تلم بأطرافها لكي تعزز من عمليات توظيف المستقلين والتعاون وتتبع المشاريع وتبادل المستقلين على مستوى شركتك أو فريق عملك. دعنا نستكشف من خلال النصائح التالية كيف تحقق من مزاياه أقصى استفادة من أجل عمليات توظيف أكثر كفاءة وتنظيمًا.
أولًا: تعرف على المصطلحات الأساسية
قد يبدو توظيف المستقلين على مستوى المؤسسة أمرًا جديدًا له لغة خاصة به، ستلاحظ عددًا من المصطلحات المختلفة مثل: حساب المؤسسة، الصلاحيات، الصفقة، فريق العمل. فيما يلي معجم للمبتدئين لبعض المصطلحات الأكثر شيوعًا لتحديث “المؤسسات”:
حساب المؤسسة
هو حساب لشركتك على مستقل، يمكنك إنشاؤه بسهولة مجانا من حسابك الشخصي الحالي بعد ملء بيانات مثل: اسم الشركة، مجالها، الوصف، عدد الموظفين.
فريق العمل
هو نواة حساب المؤسسة، إذ بإمكانك إنشاء فريق واحد أو أكثر حسب التخصص مثلً:ا فريق التسويق، فريق التصميم، كما تستطيع إضافة أعضاء إلى فريق العمل كلما احتجت.
الصلاحيات
هي السلطات التي تمنحها لكل فريق حسب طبيعة دوره في عملية التوظيف، مثل إضافة المشروع وقبول العروض والمعاملات المالية وتصفح الفرق… إلخ.
الصفقة
تعني استلام المشروع من المستقل أو إلغاءه، وهي إحدى الصلاحيات التي تمنحها للفريق الذي تريده.
المستقلين
هم جميع المستقلين الذين عملوا على مشروعات المؤسسة في كل الفرق وفي جميع المشروعات.
الملاحظات
هي وسيلة لتسجيل ملاحظاتك عن المستقل أو المشروع ومشاركتها مع أعضاء فريق العمل فقط.
ثانيًا: ابدأ بفريق واحد ثم تدرج حسب الحاجة
عملية التوظيف أمر حيوي يحتاج إلى إدارة حصيفة، والتخطيط أحد أهم ممارساتها، ضع تصورًا أوليًا تنطلق منه قبل استخدام مستقل للمؤسسات. ابدأ بالتفكير في أقسام التوظيف، أعضاء الفرق الذين ينبغي ضمهم، أسماء فرق العمل وصلاحياتهم، أعضاء كل فريق، اختر لكل فريق اسمًا نوعيًا معبرًا عن تخصصه مثلًا “فريق المحتوى”.
من الأفضل البَدْء بإنشاء فريق واحد من الأعضاء الأساسيين، ثم التوسع حسب الحاجة اعتمادًا على حجم شركتك وعدد مشاريع التوظيف التي تحتاجها.
ثالثًا: خصص فريق عمل للمشاريع الكبيرة
يتيح حساب المؤسسة إمكانية تخصيص فرق العمل كما تشاء، فمثلًا المشروعات الكبيرة مثل إطلاق منتج جديد، يمكن تجزئة عمليات التوظيف المطلوبة لإنجازه إلى مشروع تصميم صفحة هبوط ومحتوى وتسويق وتصميم تجربة المستخدم.
لكي يتم تنظيم عمليات توظيف المستقلين الخاصة بإطلاق المنتج الجديد، أنشئ فريق عمل جديد مخصص له مثلًا (فريق المنتج س)، بهذه الطريقة ستتمكن من تتبع مقاييس مشروعات التوظيف الخاصة بإطلاق المنتج الجديد على حِدَةٍ مثل: المدفوعات، المشاريع المفتوحة… إلخ.
رابعًا: اعثر على المستقل التالي بسهولة أكبر
لا شك أن العثور على المستقل المناسب عملية تستهلك وقتًا وجهدًا غير قليل في البحث بين عشرات المستقلين، وتصفح العروض وملفات المستقلين المرشحين، والمراسلة. تكون هذه العملية أسهل بكثير إذا تم تضييق نطاق البحث ليشمل المستقلين الذين سبق أن وظفتهم مؤسستك وكانت تجربة العمل معهم جيدة.
استخدم تبويب “المستقلين” في لوحة تحكم حساب المؤسسة، لكي تعثر على قائمة بكل المستقلين الذين سبق توظيفهم، يمكنك تضييق نطاق البحث عبر خيار “التخصص” لكي تعثر على مستقلين في تخصصات معينة مثلًا “مصمم جرافيك”. تصفح المشاريع التي عمل عليها لشركتك، واطلع على ملاحظات أعضاء الفريق الذين عملوا معه، لتكون رأيًا موضوعيًا عن تجربه توظيفه ومدى ملائمته للمشروع التالي.
خامسًا: درب الموظفين الجدد
يتيح مستقل للمؤسسات مرونة كبيرة في صلاحيات أعضاء فريق العمل، يسهّل ذلك من عملية التدرج في منح الصلاحيات بالنسبة للموظفين حديثي الخبرة بتوظيف المستقلين. في البداية أضف الموظف إلى فريق العمل ليتمكن من كتابة مشروع جديد وحفظة كمسودة، بينما يكون دورك هو مراجعتها، ثم النشر ثم استلام المشروع من المستقل بعد التنفيذ.
عندما يصبح الموظف أكثر تمرسًا في التوظيف امنحه صلاحيات أخرى مثل “إدارة مشاريع العضو” ليتمكن من إضافة ونشر المشروع مباشرةً، وصلاحية “إدارة صفقة العضو” ليتولى مهمة استلام المشروع من المستقل وإنهاء الصفقة.
سادسًا: أشرك ذوي الصلة في المتابعة والاطلاع
بعض المواقع التنفيذية مثل مدير التسويق، مدير التطوير، مدير تجربة المستخدم، سيكون من الجيد إضافتهم إلى حساب المؤسسة، لمتابعة سير تنفيذ الأهداف المحددة مسبقًا وتتبع النتائج التي تحققت. قد تكون هناك حاجة لضم أفراد ذوي صلة مع منحهم صلاحيات الاطلاع فقط مثل: المحاسب لتدقيق المعاملات المالية والمساعد الافتراضي لإعداد التقارير.
سابعًا: احصل على رؤى قيمة عن التوظيف
استخدم لوحة تحكم حساب المؤسسة في الحصول على رؤى حول أداء حساب المؤسسة عبر التعرف على معلومات قيمة مثل المشاريع الجارية والمكتملة، المشاريع التي يعمل عليها كل فريق، الإنفاق الشهري، الرصيد الكلي وغير ذلك.
ثامنًا: تواصل مع الفريق في مكان واحد
حساب المؤسسة هو أداة مفيدة في إدارة مشاريع توظيف المستقلين على مستوى الشركة. استخدمه كمصدر وحيد للمعلومات، وتبادل الرسائل والملفات والموارد والملاحظات عن التوظيف، بدلًا من بعثرتها بين تطبيقات التواصل ورسائل البريد الإلكتروني، بذلك سيتمكن كل عضو من أعضاء الفرق من الحصول على المعلومات على الفور من مكان واحد.
خاتمة
توزيع الأدوار واطلاع الأفراد المناسبين على التقدم المحرز ومشاركة المعلومات وإدارة المشاريع، بشكل مشترك من مكان واحد هي أهداف مهمة، يساعدك مستقل للمؤسسات على تحقيقها، ما يجعل عمليات توظيف المستقلين أكثر إيجابية وإنتاجية. أنشئ مؤسستك الآن للتمتع بهذه المزايا العديدة مجانًا.
تم النشر في: دليل أصحاب المشاريع