ظهر نظام نقاط البيع POS في السبعينيات على هيئة جهاز يشكل كل زر فيه منتج، ولا تتعدى إمكانياته حساب الفاتورة والضرائب والنقد الموجود في الدرج. ومع تطور شاشات اللمس وتقنيات الحاسوب وحتى ظهور التخزين السحابي، أصبحت أنظمة نقاط البيع قادرة على المساعدة في إدارة جميع جوانب الأنشطة التجارية بفعالية وكفاءة. فكيف تستفيد من أنظمة نقاط البيع في نشاطك التجاري؟
جدول المحتويات:
- ما هو نظام نقاط البيع POS؟
- كيف يعمل نظام نقاط البيع؟
- مميزات أنظمة نقاط البيع
- ما هي مكونات نظام نقاط البيع POS؟
- 5 خطوات للحصول على نظام POS المناسب لنشاطك التجاري
ما هو نظام نقاط البيع POS؟
نظام نقاط البيع POS أو برنامج المبيعات هو نظام يساعد العملاء على إتمام عمليات الدفع لمشترياتهم، سواء عبر المحالّ التجارية العادية أو الإلكترونية. ويساعد الأنشطة التجارية على تسجيل المدفوعات ومتابعتها وإدارة مخزون المنتجات، والعمليات الأخرى المؤثرة في سير العمل، مثل الموارد البشرية والموردين وما إلى ذلك.
كيف يعمل نظام نقاط البيع؟
تختلف أنظمة نقاط البيع في بعض التفاصيل ولكن بشكلٍ عام تعمل بخطوات متشابهة، وهي:
- تُدخَل المنتجات التي يرغب العميل بشرائها، سواء عبر مسح الباركود الموجود على المنتج، أو إدخاله يدويًا.
- يعرض النظام الفاتورة متضمنة سعر المنتجات وأي تكاليف إضافية إن وجدت مثل الضريبة، أو حتى التخفيضات إن كان هناك عروض.
- يختار العميل طريقة الدفع المناسبة، سواء نقدًا أو عبر البطاقة المصرفية.
- بعد إكمال عملية الدفع بنجاح، يصدر النظام الفاتورة التي يمكن طباعاتها بالطابعة الملحقة بالنظام، أو إرسال الفاتورة إلكترونيًا إلى البريد الإلكتروني.
- يغير النظام من كمية المنتجات في المخزون إن كان يتضمن نظام إدارة مخزون كجزء من نظام نقاط البيع، أو في حالة ربط نظام نقاط البيع بنظام مخزون من طرف ثالث.
مميزات أنظمة نقاط البيع
أصبحت اليوم أنظمة نقاط البيع أكثر من مجرد أدوات لإكمال عمليات الدفع فقط، وبها العديد من المميزات التي تساعد أعمالك على النجاح، أبرزها:
متابعة الأداء المالي
يقدم لك نظام نقاط البيع POS العديد من التقارير المالية في الوقت الحقيقي، مما يساعدك على متابعة الوضع المالي لنشاطك التجاري أولًا بأول وبدقة. مثلًا، يمكنك متابعة مبيعاتك ومصروفاتك وكل التدفق النقدي الذي تحصل عليه.
كما يمكنك وضع بعض الأهداف البيعية وتوزيعها على موظفي المبيعات لمتابعة تحقيقها عبر التقارير. بالإضافة لإمكانية استخراج تقارير مالية مختلفة مثل تقارير الجرد والميزانية وغيرها من التقارير التي تساعدك على تحليل أداء مشروعك التجاري بسهولة.
أتمتة المهام
تؤثر أتمتة المهام بشكلٍ عام في رفع كفاءة العمل بتوفير الكثير من الوقت والجهد وتقليل فرصة الخطأ البشري. وعند الحديث عن المهام التي تحتاج إليها الأنشطة التجارية، مثل التحديث على كمية المخزون أولًا بأول وتنفيذ الحسومات والعروض للعملاء، وإصدار إيصالات الدفع تلقائيًا، فإن برامج المبيعات الحديثة تعمل على أتمتة هذه الأنشطة وغيرها بدقة.
ربط جميع مواقع العمل
تساعدك أنظمة نقاط البيع على إدارة جميع مواقع العمل بكفاءة عالية، فيمكنك متابعة كل الفروع والمخازن ونقاط الدفع واستخراج التقارير المفصّلة عن كل فرع ومخزن من مكانٍ واحد وبشكلٍ منظم. كما يمكنك إضافة وحذف الموظفين ونقل المنتجات بين مواقع العمل بسهولة عبر النظام.
ما هي مكونات نظام نقاط البيع POS؟
تتكون أنظمة نقاط البيع من برمجيات وعتاد صلب Hardware، بعض الأنشطة مثل المتاجر الإلكترونية لا تحتاج لعتاد وتتكون من البرمجيات فقط.
البرمجيات Software
هو المكون الأساسي لنظام نقاط البيع، ويضم مميزات النظام كافة، بدءًا من إتمام عملية الدفع إلى جرد المخزون والتقارير، عبر الأقسام التالية:
- إدارة المنتجات: يمكنك عبر نظام نقاط البيع تصنيف منتجاتك وترتيبها، حسب النوع أو العلامة التجارية أو المواصفات مثل اللون أو الحجم أو المقاس، وكتابة مواصفات كل منتج، بجانب إمكانية عمل منتجات مركبة من عدة منتجات.
- إدارة المخزون: يهتم قسم إدارة المخزون في متابعة مستويات مخزونك في الوقت الحقيقي، ومعرفة حركة كل صنف، والأصناف الأكثر أو الأقل مبيعًا. ويُشعرك عند وصول كمية منتج ما للحد الأدنى، ويساعدك في إدارة المُرجع بكل سهولة.
- إدارة الموردين: يمكنك عبر بعض أنظمة نقاط البيع الحديثة إدارة الموردين، بإضافة بياناتهم ومتابعة طلبياتك وفواتيرك والأقساط المطلوبة منك.
- إدارة علاقات العملاء CRM: يختص قسم إدارة علاقات العملاء بمتابعة نشاط عملائك وسلوكهم الشرائي، وجمع البيانات الخاصة بهم كالبريد أو رقم الهاتف. كما يدعم برامج ولاء العميل التي تهتم بتقديم الهدايا والعروض.
- إدارة الموظفين: يمكنك عبر النظام إضافة الموظفين وتسجيل بياناتهم وأرشفة مستنداتهم، بجانب إمكانية منح كل موظف الصلاحيات المناسبة له وتحديد مواقيت عمله ومتابعة أدائه.
- إدارة الأصول: يساعدك نظام نقاط البيع على إدارة أصولك بجميع أنواعها، سواء كانت ثابتة أو متداولة أو غير ملموسة، وهي كل ما يملكه النشاط التجاري وله قيمة مثل العقارات والسيارات. يمكنك إضافتها في النظام وحساب قيمتها.
العتاد الصلب Hardware
يضم نظام نقاط البيع عدة أجهزة ضرورية لضمان سير العمل، كل جهاز مسؤول عن أداء وظيفة معينة، هذه الأجهزة هي:
- الجهاز الرئيسي: وقد يكون جهاز حاسوب أو جهاز لوحي أو حتى جوال حديث، يمكن عبره إدارة المنتجات وعمليات الشراء ومشاهدة الفاتورة، وغيرها من المهام.
- قارئ الباركود: وظيفته الأساسية إضافة المشتريات في النظام عند اختيارها من قِبل العميل، عبر مسح رمز الباركود على المنتج لإضافته على الفاتورة.
- قارئ بطاقات الدفع: لإكمال عملية الدفع عبر البطاقات المصرفية، يعمل عبر تمرير البطاقة ثم إدخال الرمز السري، ومؤخرًا ظهرت أجهزة للدفع بدون تلامس.
- طابعة: تُستخدم لطباعة الفواتير والإيصالات، وغالبًا ما تكون بحجم صغير، لطباعة إيصالات في أوراق صغيرة، بعض أنظمة نقاط البيع يمكنها إرسال الفواتير والإيصالات عبر البريد الإلكتروني.
- درج النقود: للاحتفاظ بالمبالغ المدفوعة نقدًا للشراء.
5 خطوات للحصول على نظام نقاط البيع المناسب لنشاطك التجاري
بالرغم من تشابه أنظمة نقاط البيع في وظائفها، لكنها تختلف في بعض الخصائص والمميزات. حصولك على النظام المناسب يوفر عليك الكثير من العمل اليدوي ويساعدك على أداء عمليات نشاطك التجاري بكفاءة. لتحصل على النظام المناسب، اتبع ما يلي:
الخطوة الأولى: حدد متطلباتك من النظام
ابدأ بإعداد قائمة المهام المطلوبة في النظام، ودراسة الأنظمة التي تستخدمها النشاطات التجارية المشابهة لأعمالك، خلال هذه الخطوة عليك التأكد من:
- دعم المنتجات: حدد نوعية المنتجات المستخدمة في النظام، سواء كانت سلع أو خدمات، أو منتجات مركبة من عدة منتجات، أو منتجات رقمية.
- أقسام النظام الرئيسية: اختر ما يناسبك من أقسام نظام نقاط البيع البرمجية بما يحقق محاور العمل كافة، وأضف عليها بعض المميزات الأخرى التي يختص بها نوع نشاطك التجاري. على سبيل المثال، تحتاج المطاعم لإمكانية إدارة الطلبات لكل طاولة، وتحتاج الفنادق لنظام حجوزات.
- التقارير المطلوبة: حدد التقارير التي تحتاجها، سواء عن المخزون أو التقارير المالية والمحاسبية أو تقارير الموارد البشرية وغير ذلك، كما يمكنك الحصول على نظام يمنحك المرونة اللازمة لتصمم تقاريرك بما يناسبك بسهولة وقت الحاجة.
- طرق وأنظمة الدفع: حدد جميع طرق الدفع التي يستخدمها عملاؤك، سواء الدفع نقدًا، أو بالبطاقات المصرفية العالمية مثل ماستر كارد أو فيزا، أو حتى البطاقات وطرق الدفع المحلية.
- دعم اللغات والعملات: حدد اللغات والعملات التي يستخدمها عملاؤك، بعض المتاجر تبيع منتجاتها في أكثر من بلد، لذا ستحتاج لنظام قادر على عرض المنتج نفسه بعملات مختلفة ولغات مختلفة.
- نوافذ ومحطات الدفع: هل لأعمالك التجارية فروعًا متعددة أم نقطة بيع واحدة؟ هل سيدفع العميل في مكان محدد؟ كالدفع بالقرب من باب الخروج في محلات التجزئة، أم ستحتاج لنقاط دفع متنقلة؟ كالمطاعم مثلًا، حيث يدفع العميل عند طاولته بعد تناول وجبته.
الخطوة الثانية: حدد نوع النظام
يوجد نوعان رئيسيان من الأنظمة، هما:
الأنظمة العادية
تسمى بالأنظمة في مكان العمل on premise، ويكون النظام مثبت على جهاز حاسوب عادي أو مخدّم في حالة الشركات الكبيرة، وتكون كل المعلومات والبيانات على هذا الجهاز فقط. لا يتطلب هذا النوع اتصالاً بالإنترنت، ويناسب المحالّ التي ليس لها فروع، وفي المناطق التي تضعف فيها شبكات الاتصالات.
الأنظمة السحابية
لا تحتاج الأنظمة السحابية إلى جهاز مخصص لتثبيت النظام وحفظ البيانات المختلفة، فالبيانات تُحفظ على خوادم الإنترنت، لذا تحتاج لاتصال إنترنت، مع قدرة أغلب الأنظمة على العمل في حالة انقطاع الاتصال وتحديث البيانات تلقائيًا بمجرد الاتصال.
تناسب الأنظمة السحابية الأنشطة التجارية التي لها مواقع متعددة من الفروع أو المخازن، والمتاجر الإلكترونية، واليوم أصبحت الأنظمة السحابية تناسب كل الأعمال تقريبًا.
الخطوة الثالثة: حدد ميزانيتك
تختلف تكلفة النظام حسب مقدار ونوع المميزات بشكلٍ أساسي، فكلما زادت أقسام نظام نقاط البيع الخاص بك، ازدادت تكلفته. كما من المهم التأكد من أي مصاريف خفية للنظام قبل الشروع بإعداده. على سبيل المثال، تتطلب الأنظمة السحابية ميزانية شهرية مخصصة لدفع الاشتراك بخادم الإنترنت Server والنطاق Domain.
الخطوة الرابعة: اختيار نظام نقاط البيع POS الخاص بك
بعد جمع المعلومات اللازمة، تحين مرحلة برمجة النظام للحصول عليه وتشغيله. لكن برمجة نظام معقد من الصفر قد يكون أمرًا صعبًا ومكلفًا، وبوجود العديد من الأنظمة مفتوحة المصدر التي يمكن تخصيصها لتناسب احتياجاتك، مثل يوني سنتا Unicenta، وليمون Lemon POS، وأودو Odoo الذي يُعدّ من أشهر وأفضل الأنظمة مفتوحة المصدر، يصبح من الأسهل الحصول على نظام يناسبك.
لكن غالبًا ما تحتوي أنظمة نقاط البيع على العديد من المميزات التي لا تحتاج إليها جميعًا، وقد تفتقر لعدة مزايا خاصة بنشاطك التجاري. تبعًا لذلك، يفضّل توظيف مطور برمجيات خبير عبر منصة مستقل، أكبر منصة عمل حر عربية، ليخصص لك النظام بما يتوافق مع متطلبات أعمالك بلا زيادة أو نقصان. ويساعدك بخبراته في التأكيد على المتطلبات اللازمة واقتراح ميزات أخرى ترفع من كفاءة العمل لتنفيذها.
الخطوة الخامسة: تثبيت نظام نقاط البيع وتهيئته
قبل الشروع بتثبيت النظام على أجهزة نشاطك التجاري، تأكد من استيفائه لجميع المتطلبات. ثم ابدأ بتهيئته للعمل بانسيابية مع متطلبات عملك والاستفادة من ميزاته كافة، وذلك عبر الآتي:
- ثبّت النظام على جهاز الحاسوب أو ادخل إليه عبر الويب بوضع الرابط الخاص به، ثم أدخل البيانات الضرورية للولوج للنظام.
- هيّئ الأجهزة المرتبطة بالنظام وأرفقها به، مثل جهاز الباركود وقارئ البطاقات وغيرها.
- أدخل المنتجات إلى النظام، سواء يدويًا أو عبر تصدير ملف إكسل يحتوي على قائمة المنتجات بمعلوماتها اللازمة. يمكنك توفير الوقت المستغرَق هنا بتوظيف أحد مدخلي البيانات المستقلين.
- أنشئ حسابات خاصة بالمستخدمين للنظام وأضف بياناتهم، ثم امنح كل موظف الصلاحيات اللازمة. فموظف الكاشير مثلًا، يكون مسؤولًا عن إتمام عمليات الدفع.
ختامًا، أصبح نظام نقاط البيع بفضل التقنيات الحديثة حلًا متكاملًا لإدارة عملك التجاري، لذا لا تتردد بإضافة هذه القيمة لعملك؛ ليسهل عليك إدارة مبيعاتك ومتابعة حيثيات العمل بدقة.
تم النشر في: مبيعات