كيف تستطيع إدارة الاجتماعات عن بعد بفعالية؟ نصائح وأسرار

تساعد إدارة الاجتماعات عن بعد الناجحة على إبقاء الشركة في المسار الصحيح، كما أنها ضرورية وحيوية لكسر الحواجز الجغرافية وتحمل الكثير من الفوائد إضافة إلى متابعة التقدم المُحرز في العمل، ترفع الاجتماعات من كفاءة فرق العمل عن بعد، وتساعد في بناء علاقات وروابط ثقة قوية بين أفراده، كما وتعد فرصة مناسبة لحل المشاكل والعراقيل التي تواجه الموظفين في أداء مهماتهم، وتحسين أداء الموظفين، والتخطيط والتعلم واكتساب الخبرات وتبادل المعلومات بين أفراد متنوعين من ثقافات وخلفيات متنوعة، إضافة إلى دورها الفعال في تعزيز مهارات الاتصال الجماعي، والاستفادة من الأفكار الملهمة التي تنتج عن نقاشات الفريق.

أن تتمكن من إدارة اجتماع عن بعد ناجح لفريقك يعني أن تضع الشركة في الطريق الصحيح وأن تقطف ثمار النتائج الإيجابية والبناءة المرجوة لأي اجتماع، إليك بعضا من أسرار إدارة اجتماعات عن بعد وتحديد نقاط الاجتماع الناجح:

خطط قبل أي اجتماع عمل

دائمًا تسمع هذه النصيحة، ولكن مجددًا؛ الذين لا يخططون، يخططون للفشل. فالتخطيط المسبق يساعدك على إدارة الاجتماعات عن بعد بنجاح ويؤكد لفريق العمل أنك تأخذ الاجتماعات على محمل الجد، تأكد أن تضع أهدافًا محددة تضمن نجاح الاجتماع، لا تحضر الاجتماع دون أن تحضر ورقة تحدد فيها أهم النقاط التي ستتطرق إليها والمهام التي ستوزعها وملاحظاتك وانتقاداتك للفريق، وآخر الأخبار التي تخص الشركة والتعليمات، وجدولة تدخلات أفراد الفريق أثناء الاجتماع.

أرسل لفريق العمل بريد إلكتروني يشمل كافة نقاط الاجتماع التي سيتم مناقشتها لتسمح للموظفين بتحضير أفكارهم، الذهاب للاجتماع دون تحضير يعني أن النقاش سيكون غير منظم وبلا جدوى، تأكد أن تحصل على تغذية مناسبة من موظفيك، واحرص على تنظيم الاجتماع في وقت يناسب فريق العمل عن بعد مراعاةً لاختلاف المناطق الزمنية.

استخدم أدوات إدارة الاجتماعات عن بعد المناسبة

الكثير من المخاوف كانت تراود أصحاب الشركات الناشئة بخصوص توظيف فرق العمل عن بعد، أهمها القدرة على التواصل مع الفريق بالشكل الملائم أثناء إدارة الاجتماعات عن بعد. ولكن، لحسن الحظ التكنولوجيا في تطور متزايد لإيجاد الحلول ولتجاوز التحديات والعراقيل التي تواجه مدراء فرق العمل عن بعد مع الانتشار الواسع لظاهرة توظيف المستقلين عن بعد، ولأن نجاح اجتماعات تلك الفرق يتوقف على التكنولوجيا لا بد أن تكون وفريق عملك على دراية تامة باستخدام الأدوات المناسبة للتواصل وعقد الاجتماعات عن بعد.

تعد الاجتماعات عبر الفيديو من أنجح الطرق للحصول على نتائج إيجابية من عملية إدارة الاجتماعات عن بعد، إليك بعض الأدوات التي تساعد على عقد اجتماعات فيديو وبعض الأدوات الأخرى الهامة:

• Skype: من البرامج المفضلة لإجراء محادثات لاجتماعات العمل عن بعد، فهو سهل الاستخدام ويمنحك فرصة لتجربة مدى وضوح الصوت والصورة قبل أن تبدأ الاجتماع.
• Everytimezone: تسهل الأداة على مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد معرفة وقت الاجتماع المقترح لأي منطقة زمنية، ما يوفر عليك جهد حساب فروق التوقيت.
• zoom.us: يسهل التطبيق إدارة الاجتماعات عن بعد عبر الإنترنت، بجودة عالية في الصوت والصورة ويمكن للجميع تقاسم الشاشة، بالإضافة إلى عدد مشتركين يصل إلى 500 مشارك.
• Join.me: أداة تسمح بالتقاسم الفوري للشاشة وإجراء المكالمات بالصوت والفيديو أثناء الاجتماعات.
• MeetingMogul: تطبيق يسهل إنشاء وإدارة المكالمات الجماعية أثناء الاجتماعات، على الهاتف من أي مكان.

اجتماعات ما قبل الاجتماع

اسمح لنفسك بالتعرف على أفراد فريق العمل عن بعد عن كثب، لا تنتظر الاجتماعات الرسمية وابق كل يوم على تواصل مستمر مع الفريق، خصص وقتًا للدردشة مع كل فرد على حدًا وحاول أن تفهم شخصيته وتستمتع إلى مشاكله وطموحاته، واطلب منه أن يتحدث بوضوح عن رأيه في سير عمل الشركة وعن أفكاره وأهدافه التي يريد أن يحققها مع الشركة.

التواصل المستمر يخلق بيئة من الود بين أفراد الفريق عن بعد ويعزز الثقة والشفافية والتعاون المفتوح بين الأشخاص الذين لا يعملون عادة بشكل مباشر معًا، ويساعدك على إدارة الاجتماعات عن بعد بكل نجاح وسلاسة. لهذا، شجع أفراد الفريق على التواصل فيما بينهم خارج أوقات العمل، أو أوقات الاجتماع ليشعر الجميع بأنهم أقرب، بغض النظر عن الرقعة الجغرافية التي يسكنون فيها.

نقاط أخرى لإدارة اجتماع ناجح عن بعد

احرص على أن تحضر للاجتماع قبل الوقت بعشر دقائق لتتأكد أن أدوات الاتصال تعمل بشكل جيد، واطلب من فريقك أن يقوموا باختبار السماعات والكاميرا والتأكد من سرعة الإنترنت. واختر المكان المناسب بعيدًا عن الضوضاء وعوامل التشتيت التي من الممكن أن تعيق الاجتماع. وعند بدء الاجتماع:

• من المهم أن يتم ذكر أهم النقاط المنجزة والتي تم الاتفاق عليها في اجتماع سابق.
• لا ينبغي أن يطول الاجتماع أكثر من اللزوم، الاجتماعات الطويلة تصبح مملة وبلا جدوى، تأكد من مناقشة نقاط محددة وأهداف محددة: ماذا أنجزت، ما الذي ستنجزه، ما الذي يعيق عملك.
• امنح كل فرد فرصة الحديث بالتساوي بدل هيمنة شخص واحد على الحوار.
• تجنب الأحاديث الجانبية أو مناقشة الأمور العامة، أو الملاحظات التي يمكن إرسالها عبر البريد.
• لا بد من توثيق أهم النقاط التي تمت مناقشتها والمعلومات في الاجتماعات، إما كتابيًا أو عن طريق تسجيل صوتي أو مرئي للرجوع إليها وقت الحاجة.
• استخدم تطبيقات تبادل الملفات المختلفة والتي تساعد على مشاركة الملفات التي ستتم مناقشتها مع فريق عملك في الاجتماع.
• إضفاء بعض المرح والمرونة على جو الاجتماع يزيد من الطاقة الإيجابية للفريق، ويحفز الموظفين أكثر على حضور الاجتماعات بحماس أكبر.
• كن جاهزًا لإدارة الصراعات أو أي نقاش حاد بين أفراد فريقك بحكمة وعدل.

وهكذا يمكن لاجتماعاتك مع فريق العمل عن بعد أن تكون أكثر نجاحًا وإنتاجية إذا قمت بإدارتها بكفاءة ومرونة، التقنية الآن تمنحنا خيارات أكثر فعالية وموثوقية من أجل إدارة الاجتماعات عن بعد بفعالية، الأمر الذي يساعد على دفع الفريق لفهم أهداف الشركة والعمل بإنتاجية أكبر. شاركنا من خلال تجربتك، ما هي أهم النصائح الأخرى التي يمكن اتباعها عند إدارة الاجتماعات عن بعد؟