كيف تكتب عرضًا مقنعًا يجعلك تفوز بالمشروع؟

عرض المشروع هو فرصتك لإقناع العميل بأنك المستقل الأنسب لتنفيذ مشروعه. ولأن العديد من المستقلين الآخرين يرون أنهم الأكثر مناسبة لتنفيذ المشروع، يجب أن يكون عرضك واضحًا، مخصصًا، ومقنعًا لتبرز بين العروض الأخرى. إنه انطباعك الأول، يعكس خبرتك، فهمك لمتطلبات المشروع، وقدرتك على تقديم قيمة مضافة. إليك كيفية كتابة عرض قوي يضاعف فرص حصولك على المشاريع.

خطوات كتابة عرض مشروع يجذب العملاء

عرض المشروع هو وعد حقيقي تقدمه إلى عميلك، لذلك كل كلمة تكتبها في العرض مهمة حقًا، وتؤثر على قرار صاحب المشروع في الاختيار. لذا، إليك الخطوات التالية لكتابة عرض مشروع احترافي:

1. قراءة تفاصيل المشروع بعناية

اقرأ وصف المشروع بدقة لفهم متطلبات صاحب المشروع وأي تفاصيل خاصة. التميز يكمن في استيعاب التفاصيل جيدًا، كأن يكون لدى العميل متطلبات محددة ستعرفها من فهمك لوصف المشروع.

مثلًا، إذا كان صاحب المشروع يبحث العميل عن مسوّق إلكتروني متخصص في سوق بعينها، ركز على خبرتك في هذا السوق تحديدًا، لزيادة فرص ملاءمتك لتنفيذ هذا المشروع.

لاحظ أنّ بعض المشاريع تتضمن تفاصيل محدودة، وأخرى يشارك فيها صاحب المشروع العديد من التفاصيل. دورك هو التعامل مع الحالتين بالمناسب لهما، وتكوين رؤية دقيقة حول المشروع وتفاصيله قدر الإمكان، والاستفادة من هذه الرؤية لاحقًا عند كتابة المحتوى الفعلي للعرض.

2. جذب الانتباه في المقدمة

ابدأ بجملة قوية تلفت انتباه العميل، تُظهر فهمك للمشروع والتحديات أو المشكلات التي يواجهها العميل وتقترح فكرة مبتكرة. ركز على القيمة المضافة التي ستقدمها، سواء كان تخصص أو عدد سنوات خبرة أو حجم مشاريع كبير. إضافةً إلى التطرق لتجارب سابقة ناجحة مشابهة للمشروع، وتحدث عن نقاط التشابه والترابط بين الاثنين.

مثال لعرض على مشروع تصميم حديقة منزلية صغيرة: مرحبًا أستاذ علي، أنا مصمم حدائق أعمل في هذا المجال منذ 6 سنوات، نجحت خلالها في تنفيذ تصميمات أكثر من 40 حديقة، وسبق لي تصميم أكثر من حديقة بمساحة صغيرة. يمكنني تنفيذ التصميم المطلوب، ومراعاة المساحة المتاحة للتصميم، حيث لدي عدة أفكار لاستغلالها بطريقة فعالة، ومنها الاعتماد على الحدائق العمودية.

3. ركز على خبراتك ذات الصلة

يبحث العميل عن المستقل الأقرب لتنفيذ مشروعه، وهذا يعني أن اهتمامه ينصب على نقاط محددة بعينها. لذا، تحدث عن مهاراتك المرتبطة بالمشروع فقط، مدعومة بأرقام أو أدلة ملموسة. أشر إلى نماذج أعمال مشابهة في معرض أعمالك، وتجنب التفاصيل غير الضرورية مثل خلفيتك التعليمية أو خبراتك الأخرى مهما كانت جودتها.

إذا كنت استشاري استشاري أعمال، ووجدت مشروعًا يطلب استشاري لمراجعة وتطوير دراسة جدوى اقتصادية لمشروع صناعي. يمكنك تقديم عرض كالتالي:

بخبرة تتجاوز 10 سنوات في مجال إعداد وتطوير دراسات الجدوى للمشاريع الصناعية. عملت مع أكثر من 50 شركة، ساهمت فيها بإنشاء دراسات الجدوى في مجالات متنوعة. أستطيع مساعدتك في مراجعة وتطوير دراسة الجدوى الخاصة بمشروعك من خلال:

1. تقييم الدراسة الحالية وتحديد النقاط التي تحتاج إلى تحسين.
2. تقييم مالي مفصل وتحليل الجوانب المالية للتأكد من دقة الأرقام.
3. تحليل مخاطر المشروع ورصد المخاطر المحتملة ووضع الخطط المناسبة للتعامل معها.

أجيد استخدام برامج التحليل المالي وإعداد التقارير مثل Excel وQuickBooks، وسأقدم لك تقارير مفصلة وشاملة تعكس الوضع الحالي والمستقبلي للمشروع.

أرجو زيارة معرض أعمالي، ستجد نماذج عديدة لدراسات جدوى قمت بمراجعتها وتطويرها، مشابهة للمطلوب في هذا المشروع. أنا متحمس للعمل معك والمساهمة في نجاح مشروعك. لا تتردد في التواصل معي لأي استفسار أو طلب توضيح.

4. وضح ما ستقدمه

هذا هو المحور الأهم في العرض: ماذا ستقدم في المشروع بالضبط؟ استغل كل تفصيلة مكتوبة ضمن وصف المشروع لكتابة عرضك، واعرض تصورًا كاملًا لما يمكنك تقديمه. ركز على التطرق إلى كلٍ من: تفاصيل التنفيذ التي تُظهر خبرتك من خلالها، والنتائج النهائية المتوقع تحقيقها في المشروع.

من المهم أيضًا كتابة العرض بأسلوب واضح، لأن العميل قد لا يكون بالضرورة خبيرًا في مجال المشروع. فإذا استخدمت مصطلحات تقنية، فبسّط المعنى ليفهمه بسهولة، بهذا تجمع بين إظهار خبرتك وتسهيل فهم العرض.

5. ناقش العميل بذكاء

عرض المشروع هو حوار بين طرفين وإن كانا لا يتحدثان بطريقة مباشرة، فاستغل ذلك واطرح أسئلة ذكية حول المشروع تُظهر اهتمامك. . تأكد من أن الأسئلة ليست مجاوبة في وصف المشروع حتى لا تعكس أنك يُفهم لم تهتم بقراءة التفاصيل وفهم المطلوب، فيتجاهل صاحب المشروع عرضك.

مثلًا، إذا كنت تكتب عرضًا لمشروع يبحث عن مبرمج لتطوير موقع إلكتروني، دون تحديد طريقة التطوير مثلًا، فيمكنك سؤال العميل عن الطريقة التي يريد تطوير الموقع بها؟ وشرح أن هناك عدة طرق لذلك، مثل برمجة الموقع من الصفر أو استخدام نظام إدارة محتوى مثل ووردبريس. مع توضيح استعدادك للنقاش حول جدوى كل طريقة، وكيفية استغلال خبراتك في التنفيذ.

6. أجب على أسئلة المشروع بدقة

الأسئلة هي جزء من وصف المشروع، يستخدمها العميل لمعرفة تفاصيل أخرى تهمه. لذا، فإجابتك على هذه الأسئلة هي جزء مكمل لعرضك، أجب عليها بموضوعية تعكس فهمك وخبراتك دون تكرار المحتوى الذي كتبته في عرضك، واستفد جيدًا من كل سؤال لإظهار أفضل ما لديك.

7. كن منطقيًا في تقدير التوقيت

قدم تقديرات واقعية لتنفيذ المشروع، فإذا كان المشروع يحتاج إلى وقت لتنفيذه، فلا تشِر في عرضك أنك ستنفذه في يوم واحد فقط، هذا لا يميزك على الآخرين، بل يشكك صاحب المشروع في فهمك وتقديرك للمطلوب، وقد يستبعد عرضك تمامًا رغم جودة كتابته.

مثلًا، صاحب مشروع يحتاج إلى مطور ووردبريس لمراجعة موقعه وتقديم تقرير عنه، فمقبول أن تعرض تنفيذه في يوم واحد فقط، فهذه قد تكون ميزة حقيقية، لأن السرعة بالنسبة له قد تكون عنصرًا مرغوب به فعلًا، لأنه يحتاج لتقييم موقعه واتخاذ إجراءات تصحيحية في القريب العاجل.

لكن إذا طلب صاحب المشروع مطور ووردبريس لتطوير موقع كامل يتكون من عدد كبير من الصفحات، مع إضافة بوابات دفع، ووجود تفاصيل ستحتاج إلى تدخل من المطور، لا فقط الاعتماد على إضافات ووردبريس الجاهزة، فهنا عرض تنفيذه في يوم واحد قد لا يكون مناسبًا على الإطلاق.

8. نظّم هيكل العرض

قسّم العرض إلى فقرات قصيرة واضحة ومتناسقة معًا، وتأكد من كتابة العرض بتسلسل منطقي. تساعدك مراعاة هيكلة وتنظيم العرض جيدًا على إظهار خبراتك والقيمة المضافة لديك، ويسهّل على العميل قراءة جميع التفاصيل دون تفويت أي جزء منها.

6 نصائح مهمة لكتابة عرض مشروع احترافي

ستمكّنك الخطوات السابقة من كتابة عرض مشروع مقنع ومميز، والنصائح التالية ستضيف قوة أكبر لأسلوبك في كتابة العروض وتعزز فرص نجاحك. من أهم هذه النصائح:

1. خصص العرض لكل مشروع

يستخدم بعض المستقلين نموذجًا ثابتًا لكتابة عرض المشروع، فيعتمدون على هيكل واحد وتفاصيل مشتركة بين جميع العروض، مع تغييرات طفيفة في كل مشروع. هذا وإن كان موفرًا للوقت والجهد، لكنه لا يساعدك على كتابة أفضل عرض للمشروع، ويجعلك تلتزم بالكتابة ضمن نقاط محددة مسبقًا، ويمكن أن يضيّع عليك العديد من الفرص لإظهار تميزك.

الأفضل هو تخصيص كل عرض بما يناسب طبيعة المشروع، وعدم الالتزام بهيكل أو نموذج ثابت للكتابة، بل البدء من احتياجات ومتطلبات هذا المشروع تحديدًا، وبناء العرض وفقًا لذلك، وتطوير الهيكل المناسب له. حتى وإذا احتاج ذلك إلى جهد إضافي، لكنه يزيد من قيمة العرض ويعزز فرص قبوله من صاحب المشروع.

2. ركّز على الإيجاز

يتساءل بعض المستقلين أحيانًا: هل يوجد طول محدد لعرض المشروع؟ والإجابة: لا. الأهم هو تضمين جميع التفاصيل المهمة ذات الصلة بالمشروع. لكن لا يعني ذلك أن التطويل في العرض أمر جيد، فصاحب المشروع قد لا يكون لديه الوقت الكافي لقراءة مقترح طويل.

لذا، عبّر عن أفكارك بأقل عدد ممكن من الكلمات مع ضمان تضمين التفاصيل المهمة، وتأكد من أن كل كلمة في موضعها المناسب ولها هدفها في سياق العرض.

3. تجنب عرض البديهيات

يستفيض بعض المستقلين أحيانًا عند كتابة العرض في الحديث عن أمور بديهية تمامًا على أنها نقاط قوة، في حين يتوقع صاحب المشروع الحصول عليها دون الحاجة لذكرها من الأساس.

على سبيل المثال، لو أن صاحب المشروع يرغب في توظيف مصمم واجهات خارجية، فهو يتوقع أن يحصل على تصميمات تراعي معايير السلامة وأكواد البناء في البلد، ومعرفة المصمم بالمعايير والقوانين المحلية ذات الصلة بهذا الأمر والتزامه الكامل بها، فهذه ليست قيمة مضافة يقدمها المستقل، بل هي من أساسيات المشروع وهو مطالب بتنفيذها.

لذا، تجنب البديهيات لأنها تأخذ مساحة من العرض ولا تضيف له قيمة بل تضره، وإذا احتجت للتطرق إلى نقاط بديهية في أمور معينة، فاذكرها سريعًا دون تفصيل، وركز أكثر في عرضك على النقاط ذات القيمة.

4. أظهر استعدادك للتفاوض

من الجيد إظهار مرونة التفاوض مع صاحب المشروع على عرضك، بالطبع هذا لا يعني أن تبخس نفسك حقها على الإطلاق، بل حدد لنفسك حد أدنى من الوقت والميزانية لا تتنازل عنه أبدًا حسب طبيعة كل مشروع، وفيما عدا ذلك تفاوض مع صاحب المشروع وكن مرنًا في قراراتك.

5. قدّم عينة مخصصة إن أمكن

رغم أن المعيار النهائي لصاحب المشروع في الاختيار هو جودة نماذج العمل السابقة في معرض الأعمال، لكن بعض المشاريع تكون ذات تخصصية محددة، أو تتضمن تفاصيل لم تعمل عليها سابقًا ولا تملك نماذج أعمال لها، هنا تحتاج لوسيلة إضافية لإقناع صاحب المشروع، مثل تقديم عينة مخصصة للمشروع.

العينة هنا قد تكون عمل بسيط مشابه لمتطلبات المشروع، تنشئها وتضيفها لمعرض أعمالك وتشير إليها أو تشارك الرابط مع صاحب المشروع. مثلًا إذا كان المطلوب تعليق صوتي باللغة الإنجليزية، وأنت أعمالك باللغة العربية فقط، فهنا العينة تكون تسجيل 10 ثواني باللغة الإنجليزية لتوضيح قدرتك على تنفيذ المشروع.

بالطبع تقديم عينة من المشروع مع العرض ليس أمرًا إلزاميًا عليك، لكنها تمكّن صاحب المشروع من معرفة إمكاناتك بصورة عملية، وتوقع مستوى الجودة الذي سيحصل عليه عند تنفيذ المشروع، وكذلك يمكن أن يقدر مبادرتك وحرصك، لكن في النهاية يعود القرار إليك وإلى تقديرك للأفضل من وجهة نظرك.

6. راجع العرض جيدًا

عندما تنتهي من كتابة عرض المشروع، لا تتسرع في نشره مباشرةً، بل راجعه جيدًا لتقييم كل جزئية في العرض مرة أخرى، للتأكد من وضوح جميع التفاصيل، وكتابة العرض بطريقة صحيحة خالية من الأخطاء الإملائية، مع الإيجاز في الكتابة وحذف التفاصيل غير المهمة، وتنسيقه بأفضل صورة ممكنة.

ختامًا، تذكر دائمًا أن كتابة عرض المشروع هي الخطوة الفعلية التي تفصل بينك وبين المشروع، فلا تمِل من تنفيذها بالاحترافية ذاتها في كل مرة، ولا تعتمد على نموذج ثابت لكتابة عرضك، فحتى إذا كانت الكتابة تستغرق منك جهدًا، لكنه هو السبيل الذي سيقودك إلى الفوز بالمشروع.

تم النشر في: يونيو 2024
تحت تصنيف: مستقل | دليل المستقلين