هل يمكن لشركة أن تخسر آلاف الدولارات بسبب اختيار غير مدروس لخبير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟ هذا ما حدث لإحدى الشركات العائلية التي تعمل في توزيع المواد الغذائية بالقاهرة منذ 25 عامًا.
ففي أثناء عملي كاستشاري تطوير أعمال مستقل لهذه الشركة، كانت أولوية الإدارة القصوى هي تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP بهدف تطوير الأداء المالي والتشغيلي. ورغم أهمية تطبيق النظام، كانت الإدارة تتحرك ببطء شديد في التنفيذ. بعد عدة تساؤلات مني، أوضحوا أنهم خاضوا تجربة سابقة غير سارة لتطبيق نظام ERP كلفتهم الكثير.
إذ اعتمدوا على خبير ERP غير كفء، من ترشيح أحد الأصدقاء، استخدم القوائم القديمة للشركة مثل شجرة الحسابات وقائمة الأصناف كما هي، دون إجراء التعديلات الضرورية لتناسب النظام الجديد. كما أنه لم يستفد من مزايا النظام مثل شجرة مراكز التكلفة ومراقبة إنتاجية وسائل النقل.
نتيجة لذلك، كان النظام عاجزًا عن حساب تكاليف التشغيل وتوزيع التكاليف غير المباشرة على المنتجات بدقة، مما أثر سلبًا على قدرتهم على اتخاذ قرارات مستنيرة، وتسبب لهم في خسائر بآلاف الدولارات. لذا، إن كنت ترغب في تطبيق نظام ERP داخل شركتك أو تخصيص النظام الحالي، فأنت بحاجة إلى خبير ERP مهما كان حجم أعمالك!
جدول المحتويات:
لماذا تحتاج إلى توظيف خبير ERP؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP يُعد بمنزلة برنامج إلكتروني يساعدك في إدارة العمليات والأنشطة المختلفة داخل شركتك بطريقة موحدة ومتكاملة، إذ يجمع بين عدة أنظمة كانت تستخدم منفصلة مثل إدارة المبيعات، والمحاسبة، والمخازن، والمشتريات وغيرها، في نظام واحد شامل.
هذا يعني أن نظام ERP يتعلق بكافة إدارات الشركة وكل البيانات التي تستخدمها. ولذلك، وجود خبير ERP يبدأ معك مراحل تطبيق النظام، بدايةً من اختيار النظام المناسب لاحتياجات شركتك، ودراسة الإجراءات تفصيليًا وتخصيص النظام، حتى تدريب العاملين والاستخدام الفعلي للنظام، أمر ضروري لضمان التطبيق السليم للنظام وعدم إهدار الموارد في محاولات غير ناجحة.
الجدير بالذكر هنا أن تطبيق نظام ERP بمنزلة مشروع له هدف وفترة زمنية للتنفيذ وموارد بشرية وتكنولوجية وخطة تنفيذ، ويختلف ذلك عن عمليات الشراء مثلًا. لذلك، فإن وجود الخبير الكفء أمر حتمي لإدارة المشروع إدارة احترافية. إذًا، كيف توظف خبير ERP يضمن لك النجاح؟
كيف توظف خبير ERP يضمن نجاح أعمالك؟
لا جدال في أن نجاح تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات داخل شركتك مرهون بكفاءة خبير ERP الذي توظفه. لذا، اتبع هذه الخطوات للوصول إلى الخبير المناسب:
أولًا: حدد تفاصيل مشروعك بوضوح
لن تجذب مطور ERP خبير يقدِّم عرضه على مشروعك إذا لم تكن واضحًا تمامًا فيما تريده منه. لذلك لا بد من التأني والاهتمام الجيد بكتابة تفاصيل مشروعك وكل ما يتعلق به، وفقًا لهذه الأسئلة الأربع:
1. ما هي احتياجات شركتك؟
يعتمد تحديد احتياجات شركتك من نظام ERP على عدة عوامل أساسية، منها: حجم الشركة، ونوع الصناعة. إذ يحدد حجم الشركة كمية البيانات وعدد العمليات اليومية التي سوف يتعامل معها النظام ومدى تنوعها وتعقيدها، وبذلك اختيار نظام لديه القدرة على استيعاب هذه البيانات والعمليات بسهولة.
بينما يحدد نوع الصناعة الأقسام المطلوب تشغيلها بالنظام. فمثلًا، شركات البيع بالتجزئة تتطلب تفعيل شاشات نقاط البيع، بخلاف الشركات الصناعية التي تتطلب تفعيل شاشات أوامر التشغيل وحساب تكلفة التصنيع، هذا بالطبع إلى جانب الأقسام الرئيسية الأخرى.
على سبيل المثال، تُعد نظم Oracle وSAP هي الأكثر مناسبة للشركات الكبيرة، في حين يتميز نظام Microsoft Dynamics بالمرونة وقابلية التطبيق في الشركات الكبيرة والمتوسطة أيضًا، بينما يُعد كلًا من نظام أودو Odoo وERPNext وZoho أكثر مناسبةً للشركات المتوسطة والصغيرة.
2. ما نطاق العمل في مشروعك؟
يتوقف نطاق العمل في مجال نظم تخطيط موارد المؤسسات على حالة ميكنة الإجراءات داخل شركتك في الوقت الحالي وهدفك في المرحلة القادمة، كالآتي:
لا تستخدم أي نظام حاليًا
إذا كنت لا تستخدم نظام ERP حاليًا، وهدفك هو ميكنة إجراءات العمل بالشركة وربطها ببعضها، فإن نطاق العمل هنا هو اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة المناسب لشركتك، وتثبيته، وتدريب العاملين عليه. هذا حتى إن كنت تستخدم نظم منفصلة للحسابات والمخازن وغيرها.
تستخدم نظام ERP بالفعل
أما إذا كنت تستخدم نظام ERP بالفعل، ولكن الأداء غير مُرضي أو لا يحقق الهدف منه من وجهة نظر الإدارة، فإن نطاق العمل هنا بصورة رئيسية هو تقييم النظام الحالي وتطويره أو إعادة تثبيته. لأنه حسب تجاربي العديدة، عادةً ما يكون هذا القصور ليس لعيبٍ في النظام، وإنما بسبب الطريقة غير المحكمة التي ثُبت بها أو بسبب إساءة استخدام الموظفين أنفسهم للنظام.
3. ما الخبرات الأساسية التي تحتاجها من خبير نظم ERP؟
تحديد الخبرات والمهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها خبير نظم تخطيط موارد المؤسسات خطوة هامة، لأنها تساعد في جذب الخبراء المؤهلين فعلًا، المناسبين لطبيعة مشروعك وما تحتاجه. قد تشمل هذه الخبرات الآتي:
خبرات العمل السابقة
تتمحور خبرات العمل السابقة المطلوبة حول انخراط الخبير بالعمل على مشاريع سابقة ناجحة مشابهة لمشروعك، سواء من ناحية طبيعة الشركة ونشاطها مثل العمل مع الشركات الخدمية أو التجارية، أو من ناحية طبيعة المهمة نفسها مثل تطوير النظم، أو تثبيت النظم السحابية الجاهزة، أو مراجعة الإجراءات المميكنة.
المهارات الأساسية
تشمل هذه المهارات كلًا من المهارات التقنية والتنظيمية. تتعدد المهارات التقنية التي تحتاج إليها وتختلف حسب طبيعة مشروعك، فلكل خبير ERP تخصص تقني معين، مثل: الخبرة بأنظمة Oracle أو Odoo، سواء من ناحية تثبيت النظام، أو تطويره وتخصيصه باستخدام التقنيات البرمجية المناسبة، مثل لغة بايثون وغيرها.
بينما تشمل المهارات التنظيمية كلًا من التخطيط الجيد وإدارة الوقت، ومهارات التواصل مع العاملين بالشركة، إلى جانب مهارات العرض والتقديم والتدريب.
4. ما هي مدة التنفيذ والميزانية المتاحة؟
تبدأ مدة التنفيذ من قبولك عرض الخبير على مشروعك حتى تسليم النظام والتدريب عليه وتجربته عمليًا من قِبل المستخدمين. أما التكلفة فقد تشمل المقابل الذي يتقاضاه الخبير، وتكلفة الاشتراك في النظام أو شراء رخصته، إضافةً إلى أي تكاليف دائمة أو متكررة، مثل: تكاليف الاستضافة وتجديد التراخيص والدعم الفني.
تختلف كلًا من مدة التنفيذ والميزانية المتاحة من مشروع لآخر وفقًا لعوامل عدة، بدايةً من حجم الشركة وطبيعة أعمالها وعدد موظفيها وتعقيد العمليات الداخلية فيها، مرورًا بنوع نظام تخطيط موارد المؤسسات المستخدم، وحجم التخصيصات المطلوبة عليه، والأنظمة الحالية التي تستخدمها الشركة.
كل عنصر من هذه العناصر قادر على تغيير كلًا من مدة التنفيذ والميزانية بصورة كبيرة. فمثلًا، تستغرق الشركات الصغيرة عادةً مدة أقصر وميزانية أقل من نظيراتها المتوسطة والكبيرة، هذا يعود إلى أن عملياتها أقل تعقيدًا، كما أن عدد موظفيها أقل. هذا يُترجم بدوره إلى متطلبات تخصيص أقل على النظام، وفترة تدريب أقصر للموظفين.
لذا، احرص على تحديد مدة تنفيذ كافية ومناسبة لحجم وطبيعة مشروعك، وكذلك تحديد الميزانية المناسبة وفقًا للتقديرات المتاحة لديك. وأنصحك أن تكون منفتحًا لسماع تقديرات الخبراء ومناقشتهم فيها.
هنا يمكن أن يكون وصف مشروعك كالآتي:
ثانيًا: اختر خبير ERP المناسب
بعد إضافة مشروعك على مستقل، سيقدِّم خبراء ERP عروضهم على مشروعك، لتختار من بينها العرض المناسب. يعتمد اختيار الخبير المناسب على خمسة معايير رئيسية هي:
- كفاية الخبرات السابقة: أي تنفيذه مشاريع سابقة لشركات مشابهة لشركتك، سواء من ناحية طبيعة العمل أو المهمة المطلوب تنفيذها.
- امتلاك المهارات الأساسية: أي إجادته لتطبيق النظام الذي تريد استخدامه، وإضافة أي خصائص جديدة تحتاج إليها. فضلًا عن امتلاكه لمهارات التواصل والتدريب وإدارة المشاريع.
- الحصول على الشهادات المهنية: الشهادات المهنية هي اعتمادًا يصدر للخبير من الشركة منتجة النظام، وتُعد بمنزلة تأكيد على احتراف الخبير لهذا النظام. ومن أمثلتها: SAP Certified Application Associate، وMicrosoft Dynamics 365 Certifications، وOracle ERP Cloud Certifications.
- التقييمات على المشاريع السابقة: تُعد التقييمات التي حصل عليها الخبير من المشاريع السابقة مؤشرًا لحسن سمعته المهنية، إذ تمكّنك من معرفة كفاءة الخبير واحترافيته، وتقييم مهارات التواصل والمتابعة لديه، والتزامه بمواعيد التسليم من عدمه، ومدى رضا العملاء السابقين عن أدائه.
- مناسبة الوقت والتكلفة: أي إضافته لمدة تنفيذ وميزانية مناسبة للجدول الزمني لأعمالك والميزانية المُقدَّرة.
أيضًا، يمكنك إجراء مقابلات مع الخبراء المحتملين وطرح بعض الأسئلة التي من شأنها مساعدتك في اختيار المرشح المناسب، مثل:
- من خلال خبرتك، لماذا تنجح بعض مشاريع تطبيق أنظمة ERP، ولماذا يفشل بعضها؟
- هل لديك خبرة في مشاريع مماثلة لنشاط شركتنا؟
- ما هي النظم التي تجيد تطبيقها وترشحها لنا؟
- كم يكلف الاشتراك بالنظام شاملًا كافة الأعباء مثل الاستضافة بعد إتمامك للمشروع؟
- هل توفر دعمًا فنيًا بعد الإتمام؟ وما هي سرعة الاستجابة والتكلفة؟
- هل يمكن أن تشاركني نموذج لخطة تنفيذ مشروع ERP أو خطة مشروع سابق؟
- ماذا ستسلم للشركة؟ أي في أي شكل ستستلم الشركة النظام؟
بعد إجراء مقابلات مع جميع المرشحين المحتملين، كوّن قائمة بأسمائهم وإلى جانبها عناصر الاختيار، مثل: (الخبرة السابقة، امتلاك المهارات الأساسية، الحصول على الشهادات المهنية، وغيرها…)، وقيّم كل عنصر بدرجة من 5، بحيث تشير كل درجة إلى:
- 1 تشير إلى ضعف عنصر التقييم.
- 2 تعني امتلاك الحد الأدنى من المهارة أو الخبرة.
- 3 تعني متوسط عنصر التقييم.
- 4 تعني أن عنصر التقييم جيد.
- 5 تشير أن عنصر التقييم ممتاز.
بعد ملء هذه القائمة، يمكنك أخذ متوسط التقييم العام، وستجد أن الترجيح بينهم أسهل وأكثر عملية. فمثلًا، ستجد في الجدول التوضيحي التالي أن المرشح الثالث هو أفضل المرشحين.
ثالثًا: أدر مشروعك بكفاءة حتى الاستلام النهائي
الآن، وبعد أن وظفت خبير أنظمة ERP المناسب، حافظ على الاهتمام بالمتابعة والتواصل معه من البداية وفقًا لهذه المراحل:
1. الاجتماعات التعريفية
أجرِ اجتماع تعريفي مع الخبير لتقديم المعلومات الأولية له، مثل: طبيعة نشاط شركتك، والإدارات وعدد الموظفين، وحالة استخدام النظام السابق أو أيًا كانت طريقة العمل المتبعة. ثم حدد اجتماع آخر أو عدة اجتماعات يطرح فيها الخبير أسئلته ويطلب قوائم البيانات الأساسية، كشجرة الحسابات وأصناف المخزون وغيرها، ويناقش ممثلي الإدارات طلباتهم واحتياجاتهم من النظام الجديد.
2. توثيق خطة العمل
بعد الاجتماعات التعريفية، تأتي مرحلة توثيق خطة العمل، إذ يقدم لك الخبير خطة عمل تحتوي على مراحل العمل الرئيسية، والمهام الفرعية لكل مرحلة، والتوقيت المخطط لكل مهمة، والمخرجات الناتجة عن كل مرحلة، وذلك من بدء المشروع وحتى إتمام تدريب الموظفين والتشغيل التجريبي والتسليم النهائي للنظام.
3. تجهيز المتطلبات من جهة الشركة
في هذه المرحلة، يقدِّم العاملون جميع البيانات والمعلومات التي طلبها الخبير بوضوح وشمولية وبالتنسيق المطلوب والمناسب له. ومن تجربتي، عادةً ما تكون هذه المرحلة هي الثغرة الأولى التي قد تسبب فشل مشروعك، إذا تراخى بعض العاملين في تسليم متطلبات الخبير.
لذا، احرص على متابعة الأمر بنفسك عن قرب، وحث الموظفين على التعاون مع الخبير وتخصيص وقت كافٍ لتوفير متطلباته. أو اختر أحد الموظفين الأكفاء ليكون حلقة الوصل بين الشركة والخبير، واربط بين إتمام المشروع بنجاح وبين فرصه في التحفيز أو الترقية.
4. مراجعة تسليمات الخبير حسب خطة العمل
شارك باهتمام في تقييم مخرجات كل مرحلة. فمثلًا، يرسل الخبير للشركة إشعارًا بأنه يمكن الآن مشاهدة شجرة الحسابات، وشجرة مراكز التكاليف، وقائمة أصناف المخزون. عندها، من المهم أن تشارك في إلقاء نظرة على المخرج وإعطاء انطباعك وآراء المختصين بالشركة للخبير سريعًا، لبث روح الاهتمام من ناحية، ومن ناحية أخرى ضمان سير المشروع بجدية وكفاءة.
5. مرحلة التدريب
الأداء القياسي في هذه المرحلة هو إجراء التدريب على مرحلتين:
التدريب الجماعي
هو التدريب على كافة أقسام النظام بشكل ملخص وبدون الدخول في تفاصيل دقيقة. مثلًا، يجرى استعراض خطوات الشراء والاستلام المخزني وتأثيرها على الحسابات، ثم مسار البيع والمرتجعات وتأثيرها على الحسابات، وغير ذلك من العمليات الأساسية بحسب الإجراءات التي يشملها النظام.
التدريب الفردي (أو جماعي لنفس الوظيفة)
هو التدريب التفصيلي على الإجراءات المتعلقة بوظيفة معينة، كالمحاسب أو متخصص المبيعات أو الكاشير، مع إيضاح الإجراءات وصلاحيات المستخدمين، وطريقة استدعاء البيانات، وطريقة الحصول على التقارير والتصدير إلى الإكسل، مع توضيح الأخطاء والمشكلات الشائعة المرتبطة باستخدام تلك الشاشات تحديدًا في النظام.
6. التشغيل التجريبي
خلال التشغيل التجريبي، يجب أن يُستخدم النظام الجديد بالتوازي مع النظام المستخدم بالشركة لحين الاطمئنان إلى النتائج المستخرجة منه وإلى حسن الاستخدام من جهة العاملين. لذا، احرص على استخدام حسابك على النظام فور استلامه، واحصل على التقارير واسأل عن البيانات والأعمال المتأخرة، لماذا لم تظهر على النظام؟
فهذا يحفز هذا العاملين على استخدام النظام بجدية وإبداء الملاحظات للخبير. ومهما كان، لا تقبل تكاسل بعض الموظفين عن استخدام النظام في هذه المرحلة بحجة انشغالهم في العمل اليومي؛ فهذا يؤدي إلى كسر تدفق الإجراءات بالشكل السليم، وبالتالي تعطيل النظام ككل.
7. الاستلام النهائي
تعد مرحلة التشغيل التجريبي بمنزلة اختبار للنظام، ويجب أن يكون لها فترة محددة، وبعدها يكون الاستلام النهائي للنظام الذي يأتي بعد مقارنة مخرجات نظام ERP أثناء التشغيل التجريبي مع مخرجات النظام الدفتري، مثل مقارنة ميزان المراجعة عن فترة معينة بين النظامين، ومقارنة أرصدة أصناف المخازن في تاريخ معين.
مع التأكد من العاملين أن النظام الجديد سهل الاستخدام وقابل لتنفيذ كافة الإجراءات باستخدامه، وأيضًا ينتج التقارير التي تحتاج إليها كل إدارة دون الحاجة إلى تصدير البيانات إلى برنامج إكسل والعمل عليها. أي أن النظام يلبي احتياجات العاملين من بدء الإدخال وحتى إنتاج التقارير والتحليلات.
ختامًا، يعتمد نجاح تطبيق نظام ERP بشركتك أو فشله على النهج الذي تسلكه في اختيار الخبير المسؤول عن تنفيذ النظام. إما الاعتماد على طريقة التجربة والخطأ، واللجوء إلى توصيات غير مدروسة أو بدون تقييم دقيق، أو الاعتماد على المنهج العلمي المنطقي الذي سلكه هذا المقال. والاختيار قرارك!
تم النشر في: أكتوبر 2024
تحت تصنيف: ريادة أعمال | مشاريع ناشئة
