الاتصال الفعال: كيف تتواصل باحترافية في بيئة العمل؟

يتسبب التواصل غير الفعال في الكثير من المشاكل وسوء الفهم بين أعضاء فريق العمل، بالإضافة إلى قلة الإنتاجية، ثم خسائر مادية للشركة. لذلك حرصت الشركات مؤخرًا على تعزيز مهارات التواصل الفعال بين أعضاء فريق العمل لديها. فما مقصود التواصل الفعال؟ وكيف يؤثر التواصل الفعال في بيئة العمل؟

جدول المحتويات:

ما المقصود بالتواصل الفعال effective communication؟

التواصل الفعال هو عميلة تواصل بين شخصين أو أكثر، بهدف إيصال رسالة معينة، وفهمها فهمًا صحيحًا بنجاح. يتعدى مفهوم الاتصال الفعال مجرد تبادل المعلومات بين الأشخاص ونقل الرسائل فقط، بل يشمل التواصل الفعال فهم مشاعر الآخرين وفهم نواياهم الكامنة. تتعدد أنواع الاتصال، وتشمل ما يلي:

  • الاتصال اللفظي: يشمل الاتصال اللفظي المحادثات والمقابلات والاجتماعات والخُطب وغيرها.
  • الاتصال غير اللفظي: يتضمن الاتصال غير اللفظي نبرة الصوت ولغة الجسد والإيماءات.
  • الاتصال الكتابي: يشمل الاتصال الكتابي الخطابات والتقارير والمذكرات.
  • الاتصال المرئي: مثل التلفاز وشاشات عرض الأفلام.

تتأثر عملية التواصل الفعال بمجموعة من التصرفات، التي يجب تجنبها لضمان الحصول على الجودة المطلوبة من عملية التواصل، مثل التوتر وعدم التركيز. لا بد للشخص من السيطرة على مشاعره، وعدم السماح للتوتر بالتأثير عليه، حتى لا يُساء فهمه من الآخرين، كما يجب الاهتمام بإعطاء التركيز الكامل في أثناء الاتصال الفعال، وعدم التشتت بأي عوامل أخرى خارجية.

ما هي مبادئ الاتصال الفعال؟

لضمان أنّك تُطبق التواصل الفعال مع فريق العمل، عليك التأكد من تطبيق مبادئ الاتصال الفعال السبع كالتالي:

  1. توجيه رسالة مُحددة: يجب أن تكون رسالتك التي تحاول إرسالها إلى فريق عملك مُحددة، ليسهل عليهم فهمها وتنفيذها وفقًا للمطلوب.
  2. توجيه رسالة واضحة: لا يمكنك التواصل مع فريق عملك بكلمات قابلة للتأويل لأكثر من وجه، عليك أنْ تكون واضحًا فيما لا يدع مجال للشك في مقصدك، وذلك توفيرًا للوقت والجهد الذي يتطلبه التعديل إنْ لم يُنفذ طلبك حسب رغبتك.
  3. بيانات مُستندة إلى مراجع: عليك الاهتمام عند مناقشة فريق عملك بخطة عمل أنْ تدعم أقوالك ومخططاتك بدراسات وبيانات واقعية.
  4. الالتزام: يُعد الالتزام من أهم مبادئ الاتصال الفعال في بيئة العمل، إذ عليك الالتزام التام بكل ما تقوله وتَعِدْ به، بذلك تكسب ثقة فريق عملك وولائهم.
  5. التناسق: يجب أنْ تكون رسالتك متناسقة في جميع أركانها، أيْ على نبرة الصوت أن تتوافق مع مضمون الرسالة. حاول أيضًا الاختصار قدر المستطاع مع استخدام المباشرة في توجيه رسالتك.
  6. الاكتمال: عليك التأكد أن رسالتك وصلت لفريق العمل كاملة، ولا تتركهم خلفك يتساءلون عن تفاصيل مُبهمة بالنسبة إليهم. يمكنك بعد الانتهاء من توجيه رسالتك سؤالهم، إن كان كل شيء واضحًا أم لا.
  7. التهذيب: ابتعد عن استخدام الكلمات السلبية والمؤذية للآخرين عند تواصلك معهم، واحرص على الاحترام المتبادل دائمًا لتحقيق الاتصال الفعال في بيئة العمل.

كيف تحسن من مهارات الاستماع لتحصل على التواصل الفعال؟

لا يتعلق التواصل الفعال بما نود قوله فقط، بقدر اعتماده على الاستماع لما يقوله الآخرون، وفهم كلماتهم ومشاعرهم جيدًا. عندما يشعر الطرف الآخر بأنك تنصت لما يقوله وتفهم مشاعره، فإن ذلك يُعزز العَلاقة بينكما، ويمكنك التأثير على الشخص الآخر بالاستماع الجيد.

مثلًا إن كنت تستمع للآخرين بهدوء، فإنَّ هدوئك سيؤثر عليه ويصبح هادئًا. جرّب هذه النصائح لزيادة مهارتك في الاستماع الفعال الذي يُعد أهم مهارات الذكاء العاطفي:

  • ركّز مع المتحدث

لا يمكنك التواصل بفاعلية إن لم تُعطِ كامل تركيزك وانتباهك إلى المُتحدث. اترك هاتفك وحاول عدم التفكير في أي موضوع آخر. إن وجدت صعوبة في اتباع ما يقوله الشخص الآخر، ردد ما يقوله المُتحدث في رأسك لتبقى على تواصل معه.

  • لا تُقاطع الآخرين

تُعد مُقاطعة الآخرين من أسوأ التصرفات التي يمكنها تدمير التواصل الفعال بين الأفراد، إذ بذلك يشعر المُتحدث أنّه بلا قيمة ولا تود الاستماع إلى حديثه، ما يؤثر سلبًا على علاقتكما.

  • أظهر اهتمامًا

لا يحب أحد أنْ يشعر أنّ كلامه غير مهم وغير مسموع، أظهر لمن تتحدث إليه أومئ برأسك وتفاعل في الحديث بتشجيع المتحدث على مواصلة حديثه بطرح بعض الاستفسارات فيما يقول والتعليق بـ “نعم” مثلًا. ارسم ابتسامة خفيفة على وجهك واحرص أن تكون لغة جسدك مُريحة.

  • لا تُصدر أحكامًا

ليس عليك الاتفاق مع جميع الأفكار والمبادئ، المهم التركيز على الاستماع وعدم نقد التصرفات، إلّا في الإطار المناسب لذلك مثل التقييم أو المراجعة. فيما عدا ذلك، من المهم تجنب سلوك الحكم على الآخرين، لتحقيق تواصل فعال معهم يحفظ علاقتك بهم.

  • لخّص ما تسمعه

ليس عليك تكرار ما تسمعه حرفيًا، بل أعطِ ملخصًا مُختصرًا لمفاد الحديث. سيعطي ذلك انطباعًا جيدًا، وسيشعر المتحدث أنك حقًا مهتم ومنصت لما يقوله.

كيف تستخدم التواصل غير اللفظي لتحقيق الاتصال الفعال؟

التواصل غير اللفظي هو التواصل الذي لا يستخدم الكلمات، لكنه يستخدم أمورًا مثل: لغة الجسد، الإيماءات، تعابير الوجه، التواصل البصري، نبرة الصوت، ويشمل أيضًا طريقة تنفسك. يساعدك فهمك للإشارات غير اللفظية على تواصلك الفعال مع الآخرين، وبذلك تعزيز الترابط بين فريق العمل.

يمكنك تعزيز الاتصال الفعال باستخدام لغة الجسد باتباع الخطوات التالية: افتح ذراعيك وضعهما على جنبيك، ولا تجعلهما متقاطعتين. في حالة الوقوف افعل ذلك باستقامة، مع فتح منطقة الصدر والظهر. أما إذا كنت تجلس، فاحرص على الاعتدال في جلستك، مع إبقاء الظهر مستقيمًا دومًا.

بالطبع الشيء الأهم في لغة الجسد هو استخدام التواصل البصري بطريقة صحيحة، والحفاظ على تواصلك مع الشخص الذي تتحدث معه. يؤدي كل ذلك إلى تحسين الاتصال الفعال مع الآخرين، ويجعل هناك توافق بين رسائلك اللفظية مع لغة جسدك، فيترك شعورًا بالثقة لدى الآخرين. يمكنك أيضًا تحسين التواصل غير اللفظي بواسطة النِّقَاط التالية:

1. كُن على دراية بالاختلافات الثقافية

عليك مراعاة اختلاف الثقافات والعمر والجنس والدين بين الأفراد عند الحديث معهم، فليس من المنطقي معاملة جميع الأشخاص بنفس الطريقة وعدم مراعاة الخلفيات الثقافية التي أتوا منها، ومدلول الإشارات لهم.

مثلًا: الانحناء عند الشعب الياباني أمر ضروري عند مقابلة الآخرين، وهذا ليس الحال في عالمنا العربي، إذ نعتمد هنا على المصافحة عند لقاء الآخرين. لهذا عليك التمتع بعقلية مُتفتحة ومُتقبلة لاختلاف الثقافات والعادات بين الشعوب، للوصول إلى الاتصال الفعال كل حسب ثقافته.

ثم أن عليك ضبط إشاراتك غير اللفظية وهذه الفُرُوق، أي لا يمكنك مخاطبة طفل صغير بنفس الأسلوب ونبرة الصوت الذي تتحدث فيها مع صديقك. كما عليك أيضًا الأخذ بعين الاعتبار الحالة النفسية والعاطفية للشخص الذي تخاطبه.

2. انظر إلى مُجمل الإشارات غير اللفظية

لا يمكنك تحليل كل إشارة أو إيماءة على حدة، بل عليك قراءة مُجمل الإشارات غير اللفظية التي تتلقاها، مثل: نبرة الصوت وحركات الجسد والتواصل البصري. إذ يمكن للشخص الذي يتحدث إليك الإشاحة قليلًا بنظره وقطع الاتصال البصري لبعض الوقت.

لا يعني هذا أنّه شخص يفتقر لفن الاتصال الفعال، لكنها تكون بغير قصد أو لحاجته لفعل شيء معين في هذه اللحظة. لذلك، عليك قراءة الإشارات غير اللفظية كمجوعة، محللًا جميع الإشارات معًا، للحصول على أفضل قراءة للشخص الذي تتحدث إليه.

من ناحيتك، إن كنت تبحث عن أفضل تواصل مع الآخرين، فعليك الحرص على مُطابقة الإشارات غير اللفظية مع كلامك؛ لكيلا يشعر المُتلقي بالارتباك وعدم الأمان. على سبيل المثال، لا يمكنك إقناع شخص بأنك تؤيده وتتفق مع ما يقوله، وفي ذات الوقت تقول لغة جسدك خلاف ذلك، كأن تكون عاقدًا يديك أمام جسدك وتهز برأسك.

إذًا، لا بُدَّ من تعزيز ما تقوله لفظيًا مع تواصلك غير اللفظي، يعطي ذلك الأمان والثقة، لا يمكنك أن تقول “نعم” بينما تهز رأسك “لا” عليك الحرص على تجنب إرسال إشارات سلبية وعدوانية بلغة جسدك مثل: عقد ذراعيك أو الإشاحة بالعينين بعيدًا. ليس عليك الموافقة على ما لا يعجبك، لكن عليك التواصل بفعالية وعدم وضع الشخص الآخر بوضعية دفاع وتوتر.

3. كُنْ إيجابيًا

استخدم لغة الجسد الإيجابية لضمان التواصل الفعال وإظهار ثقتك بنفسك. على سبيل المثال: احرص على استقامة قامتك والتواصل البصري المستمر مع الحضور عند دخولك لغرفة الاجتماعات، كما يمكنك المبادرة بالمصافحة. سوف يساعدك ذلك على زيادة ثقتك بنفسك والتخفيف من شدّة توترك في الاجتماع، كما أنَّ ذلك سيساعد على بث الثقة والراحة في نفوس الآخرين.

استراتيجيات التواصل الفعال في بيئة العمل

تُضاهي مهارات التواصل الفعال أهمية مهارات الإدارة في نجاح مشروعك، يمكنك تطبيق هذه الاستراتيجيات لتعزيز التواصل الفعال في بيئة عملك لزيادة الإنتاجية:

  • كن واضحًا فيما تريد قوله لهم، وسهّل عليهم فهمك.
  • تعرّف وتفهّم مشاعر ومواقف موظفيك.
  • لا تُظهر الحدة عند التعامل مع فريق العمل، بل كُن حازمًا بما يتطلبه الموقف.
  • استخدم برامج التواصل المناسبة لإدارة الاجتماعات عن بعد عند الحاجة لذلك، لمساعدتك على خلق تواصل فعال مع موظفيك.
  • شجع موظفيك على إبداء آرائهم وطرح أسئلتهم وأفكارهم. سيُعزز ذلك ترابطهم وشعورهم بالانتماء للشركة، بالتالي كسب ولائهم.
  • أَثْنِ على الأعمال الجيدة التي يقوم بها موظفوك.
  • نظّم بعض النشاطات والفعاليات مع موظفيك خارج مكان العمل.
  • قِسْ مدى فاعلية التواصل في شركتك، بواسطة مدى تجاوب الموظفين معك.

في الختام، لا يمكننا تجاهل أهمية التواصل الفعال بين الأشخاص في مجال الأعمال، سواء من أجل إتمام الصفقات مع العملاء، أم لإدارة فرق العمل وتحسين أدائهم. لذا، احرص على اتباع النصائح السابقة للتطوير من قدراتك في التواصل الفعال، والحصول على حياة مهنية مليئة بالنجاحات.

تم النشر في: نوفمبر 2021
تحت تصنيف: ريادة أعمال | تطوير المهارات