5 أسباب تدفعك لتدوين الاتفاق وسير المشروع مع العملاء

تحدث مشاكل كثيرة بين المستقل وصاحب المشروع بسبب أن الأمور لم تكن واضحة من البداية، وأن صاحب المشروع لا يستطيع متابعة تقدم المستقل بشكل منتظم. لذا، وجب على كلا الطرفين الالتزام ببعض الطرق التي أثبتت نجاحها وتحفظ حق كلًا منهما. ومن هذه الطرق تقسيم المشروع لعدة مراحل، حتى إذا ما توقف المشروع لأي سبب كان، استطاع صاحب المشروع الدفع مقابل المراحل التي تمت، وتوظيف شخص آخر لإتمام المشروع من حيث توقف. فلماذا عليك كمستقل تدوين الاتفاق وسير المشروع بالتفصيل يوميًا؟

1. ستعرف ما الذي ستنجزه بالضبط

كمستقل فإنه مرجح أنك تعمل على مشروع أو أكثر بنفس الوقت، لذا فإن تدوين الاتفاق بينك وبين صاحب المشروع وشرح المراحل التي ستنفذها، سيزودك بصورة مجملة تستطيع من خلالها تقدير الوقت الذي ستنجز فيه كل مرحلة. وبالتالي الوقت الإجمالي للانتهاء من المشروع، الأمر الذي سيفيدك في تنظيم وقتك للعمل على مشاريع أخرى إذا أردت.

على سبيل المثال، مشروع بناء تطبيق هاتف ذكي سيتطلب منك مرحلة لتقديم نموذج التصميم (Prototype)، ومرحلة لبرمجة التطبيق، ومرحلة للاختبارات وفحص أي أخطاء برمجية، ومرحلة لتنظيم الشفرة البرمجية لإمكانية التعديل عليها إذا أراد صاحب المشروع بعد ذلك. تدوينك في الاتفاق أن هذه هي المراحل التي ستنجزها يعني أنك شخص تعلم ما الذي ستفعله.

2. ستحفظ حقك وحق صاحب المشروع

إن من الوارد حدوث بعض المشاكل والخلافات بينك وبين صاحب المشروع، لذا فإن الاتفاق المدون هو ما سيحفظ حقوقك. منصة مستقل مسؤولة عن حفظ حقوق الطرفين، ولكن كيف يتم ذلك إذا لم تكن كل الأمور واضحة ومدونة بشكل كتابي بينك وبين صاحب المشروع بداخل المنصة وليس خارجها.

ليس ذلك وحسب فتدوين تقدمك اليومي بالمشروع يعني أنك تعمل على المشروع وستسلمه في الميعاد المحدد، ويعني أن ما كتبته في الاتفاق بينكما صحيح، ويمكن لصاحب المشروع متابعة تقدمك ومتابعة أية أمور خارجية متعلقة بالمشروع. على سبيل المثال: صاحب مشروع يتابع معك تصميم موقعه، وهو أيضًا يسوق لنفسه بتسويق ما قبل إطلاق الموقع، فيحتاج أن يعلن هنا وهنا أن الموقع سيتم إطلاقه في يوم معين. من أجل هذا، تدوين تقدمك مرحلة بمرحلة سيطمئنه ويجعله يتابع أموره الأخرى بشكل سلس.

3. ستكسب ثقة صاحب المشروع

تدوين الاتفاق وتقدمك بالمشروع بشكل يومي أمران كلاهما يُخدّم على الآخر، فتدوينك للاتفاق بشكل مكتوب يعني أن هذا ما سيتم (وعد). وتدوينك لتقدمك يوميًا يعني أن هذا ما قد تم فعلًا (الإيفاء بالوعد)، بذلك تستطيع كسب ثقة صاحب المشروع وضمان التعامل معه مرة أخرى بشكل كبير. كسب ثقة أصحاب المشاريع التي تعمل عليها يعتبر من أهم الأمور التي تريد ضمانها، خاصة لو كنت مستقلًا تبدأ حياتك بالعمل الحر، لأن ذلك يعني بناء سمعتك بالسوق وتحقيق دخل ثابت.

4. ستحصل على مقابل ما قمت به بالضبط

من الأفضل دومًا بعد كتابة مراحل تنفيذ المشروع بينك وبين صاحب العمل، أن تقوم بتثمين كل مرحلة وكم تستحق من المال، فهذا سيفيدك وسيفيد صاحب المشروع على حدٍ سواء. فأنت لديك مهارة تقدير ثمن كل خطوة تقوم بها، وصاحب المشروع لديه الحرية في التعامل معك أو البحث عن غيرك.

إذا تعامل معك صاحب المشروع فهذا يعني أنه وافق على كل البنود الواردة في الاتفاق، من بينها أن كل مرحلة لها سعر معين. الفائدة بالنسبة لك أنه في حدوث أي طارئ كحالة سفر أو حالة صحية، فتستطيع -بالاتفاق مع صاحب المشروع- تسليم مراحل المشروع التي أنجزتها والحصول على المقابل. أما الفائدة بالنسبة له فسيتمكن من البحث عن شخص آخر يُكمل المشروع طبقًا للاتفاق والمراحل المكتوبة حتى لا يعيد صناعة العجلة مرة أخرى.

5. ستضع توقعات العميل أمام عينيه

العمل الحر يدور حول تنفيذ توقعات العميل عن المشروع، في المقابل يدفع لك قدرًا من المال، كتابة الاتفاق بينك وبينه في صورة بنود واضحة وتفصيلية يعني أن هذه التوقعات واضحة لديك ولديه، ويعني أنه لا يجوز أن يطلب منك خلال تنفيذ المشروع بعض المميزات الأخرى بالتطبيق أو بعض المهام التصميمة الإضافية، لأن هذا يعتبر خرقًا للاتفاق.

الاتفاق هو الخريطة التي ستصل بك لنقطة تسليم المشروع والحصول على أجرك، يرسم هذه الخريطة صاحب المشروع والمستقل معًا، ويحددا فيها نقاط معينة لمتابعة سير الأمور. المتابعة مهمة كالسؤال هل لازلنا على الطريق الصحيح؟ ويقوم المستقل كل يوم بتحديث مكانه بالخريطة، ليعرف صاحب المشروع تقدمك بالطريق بأي وقت، ويتأكد أنك ستصل لنقطة النهاية بالموعد المحدد.

كيف تدوّن الاتفاق مع صاحب المشروع وتتابع سير العمل معه؟

يمكنك تنفيذ بسهولة، عن طريق كتابة توقعات صاحب المشروع أولًا في ورقة خارجية، ثم سرد المهام التي ستقوم بها بالتفصيل، في صورة مراحل، على سبيل المثال إذا كان المشروع بناء تطبيق ذكي فيمكن أن يقسم كالتالي:

• مرحلة لتقديم نموذج التصميم – 2 يوم – $$.
• مرحلة لبرمجة التطبيق – 4 أيام – $$.
• مرحلة للاختبارات وفحص أي أخطاء برمجية – 2 يوم – $$.
• مرحلة لتنظيم الشفرة البرمجية لإمكانية التعديل عليها إذا أراد صاحب المشروع بعد ذلك – 2 يوم – $$.

تقسم المرحلة مع كتابة موعد الانتهاء من كل مرحلة وتثمينها بالدولار، ثم تعرض الاتفاق على صاحب المشروع للحصول على أي تعديلات أو إقتراحات. ثم تأتي بعد ذلك مرحلة المتابعة والتنفيذ، في كل يوم تكتب تقدمك في المشروع مع توفير صور وملفات توضح ما أنجزته. حاول أن تجعل الأمر ملخصًا لما أنجزته بنهاية اليوم وكأنك موظف حتى تسلم المشروع وتحصل على تقييم جيد.

في الختام، تدوين الاتفاق وسير العمل مهم لكلًا من المستقل وصاحب المشروع ليحافظ كلًا منهما على إتمام المشروع بأفضل صورة والحصول على تجربة عمل فعالة وإيجابية. كمستقل، هل تدون الاتفاق مكتوبًا وتتابع بشكل يومي مع صاحب المشروع تقدم الأمور؟

تم النشر في: مارس 2016
تحت تصنيف: مستقل | دليل المستقلين