إدارة الموارد البشرية كيف تساعد شركتك على النمو؟

اعتاد الكثير من المديرين أداء كل مهام إدارة الموارد البشرية بمفردهم دون حاجة إلى توظيف كفاءة متخصصة لهذا الدور، لكن مع حدوث بعض المتغيرات، مثل اتساع فريق العمل، وعدم القدرة على التوفيق بين هذه المهام ومهام العمل الأخرى، والحرص على استبقاء الكفاءات وتقليل معدل دوران التوظيف، ظهرت الحاجة إلى إدارة الموارد البشرية بطريقة احترافية، تساعد الشركة في تحقيق أهدافها الشاملة.

جدول المحتويات:

ما هي إدارة الموارد البشرية؟

إدارة الموارد البشرية هي عملية استراتيجية تتعلق بالتوظيف والمرتبات، واستبقاء القوى العاملة وتدريبها، ووضع سياسات التوظيف بالشركة. تطورت إدارة الموارد البشرية خلال العشرين عامًا الأخيرة، وازدادت أهميتها إلى حدٍ كبير في معظم الشركات.

انعكس هذا التطور في نوعية الدور الذي تلعبه، إذ لم يعد دورها يقتصر على الشق الإداري المرتبط بإتمام إجراءات التعيين وكشوف الرواتب، والتأكد من ملء الاستمارات بشكلٍ صحيح فقط، بل امتد إلى الشق الاستراتيجي حيث التخطيط لضمان توظيف القوى العاملة المؤهلة، وتدريبهم على وظائف محددة في الوقت المناسب.

على سبيل المثال، إذا استهدفت الشركة زيادة الإيرادات إلى الربع خلال العام القادم، ينبغي على إدارة الموارد البشرية التفكير في عدد العمالة المطلوبة لتحقيق هذه الزيادة، وما هي مواصفاتها وكيفية استقطابها، باختصار سيكون عليها التخطيط لكيفية استخدام مهارات الموظفين وقدراتهم لتوليد الإيرادات.

ما أهمية إدارة الموارد البشرية؟

تعاظم أهمية إدارة الموارد البشرية في الآونة الأخيرة لم يأت من فراغ، بل جاء بسبب الفوائد الحيوية الملموسة التي تحققها الإدارة الفعالة وتنعكس في أداء الشركة، كما يلي:

1. مساعدة الشركة في تحقيق أهدافها

يضع مدير الموارد البشرية استراتيجية لضمان وصول الشركة لأهدافها، ويساهم بقوة في عملية صنع القرارات من خلال المعلومات القيمة التي يمتلكها عن تقييمات أداء الموظفين الحاليين، ومتطلبات التوظيف المستقبلية بناءً على احتياجات الشركة.

2. تحسين الأرباح

تشارك إدارة الموارد البشرية في عملية تحسين أرباح الشركة، فمثلًا التفاوض الفعال مع الموظفين الحاليين والمحتملين حول الرواتب، يساعد في تقليل النفقات. كما أن درايتهم بالمزايا التي تجذب المرشحين الأكفاء وتحسن معدل الاحتفاظ بالموظفين الحاليين، يساهم في إنجاز الأهداف المخطط لها بفعالية.

3. تطوير القوى العاملة وبيئة العمل

تتولى إدارة الموارد البشرية مسئولية تنظيم برامج التدريب والتطوير، ما يجعلها تلعب دورًا محوريًا في تطوير الموظفين وتعزيز العلاقة بينهم وبين الشركة، وبالتالي زيادة إنتاجية العاملين وشعورهم بالرضا الوظيفي.

كما تفسح الأنشطة والفعاليات التي تنظمها إدارة الموارد البشرية الفرصة لبناء روح الفريق بين الأفراد، وتعزيز التواصل بينهم وبين بعضهم البعض، بالتالي توفير أجواء عمل صحية وودية تخرج أفضل ما فيهم، وتغرس الشعور بالثقة والاحترام المتبادل.

4. الإدارة الحكيمة للصراعات

إذا وقع تعارض مهني بين الموظفين، فإن إدارة الموارد البشرية تضمن حل هذه المشكلات بفعالية ودون تحيز. إذ يحفز مدير الموارد البشرية الموظفين على التواصل بفعالية للوصول إلى حل، ويساعدهم في بناء علاقة عمل احترافية لا تأثير فيها للأهواء الشخصية أو الأحكام المسبقة.

5. ضمان الامتثال للقانون

تحتاج قوانين العمل ولوائح التأمينات وغيرها من الأبعاد القانونية المتعلقة بالقوى العاملة إلى اهتمام بالغ، لكي لا تقع الشركة تحت طائلة القانون، ومهمة إدارة الموارد البشرية هي التأكد من توافق سياسات التوظيف بالشركة مع هذه القوانين واللوائح.

أبرز أقسام إدارة الموارد البشرية

تنقسم إدارة الموارد البشرية إلى عدّة أقسام تغطي مجالات العمل المختلفة، على رأس هذه الأقسام:

  • قسم الرواتب: يختص هذا القسم بعمل كشوف الرواتب لكل العاملين في الشركة، مع مراعاة الامتثال للقانون والتوافق مع الأنظمة الضريبية، كما أنه يتولى تحويل الراتب إلى حساب كل موظف بالإيداع المباشر.
  • إدارة شئون الموظفين: يناط بقسم شئون الموظفين تخزين جميع البيانات المحدثة الخاصة بكافة الموظفين في الشركة، فيتتبع الموظف من لحظة تعيينه حتى تقاعده موفرًا سجلًا مستقلًا لكل موظف، يتضمن دوره ومستوى أداءه وبيانات الاتصال به في حالة الطوارئ.
  • إدارة الحضور والانصراف: تحسب إدارة الحضور والانصراف وقت العمل لكل موظف من خلال تتبع مواعيد الحضور والانصراف. توفر هذه الإدارة معلومات قيمة عن إجمالي عدد ساعات العمل، وتقدم صورة دقيقة عن مدى التزام الموظف بمواعيد العمل.
  • قسم الإجازات: يخطط هذا القسم من أقسام إدارة الموارد البشرية لأيام الإجازات، ويوفر قائمة كاملة بالموظفين مع طلبات الإجازة الخاصة بهم والسبب، كما يحدد المسئولين المنوط بهم الموافقة على كل طلب بحسب الدور الوظيفي.

مهام إدارة الموارد البشرية الأساسية

تتولى إدارة الموارد البشرية مسئولية أداء مجموعة من المهام الأساسية في أي شركة:

تصميم هيكل التوظيف

تحدد إدارة الموارد البشرية فجوات التوظيف التي تحتاج إلى سد، وتُعاِلج فائض العمالة الذي لا يلبي معايير الشركة، تضمن بذلك أن احتياجات التوظيف متوفرة بكفاءة ودقة دون زيادة أو نقصان.

فحص المتقدمين للوظيفة

فحص المتقدمين للوظيفة هو أحد مهام إدارة الموارد البشرية الأساسية، إذ تتولى إجراء مقابلات التوظيف وسؤال المرشحين عن خبراتهم السابقة ومؤهلاتهم وتوقعاتهم للراتب. كما أنها تحرص على أن تقدم الشركة بطريقة جيدة، لأن المرشح يقيم الشركة أيضًا أثناء المقابلة كما يتم تقييمه.

إدارة علاقات الموظفين

تحرص إدارة الموارد البشرية على بناء علاقات إيجابية على المستوى الشخصي والوظيفي بين الموظفين والشركة وبين الموظفين وبعضهم البعض، ذلك لكي يشعر الجميع بالرضا عند الذهاب إلى العمل، ويلتزمون بأداء أعمالهم والمساهمة في نمو الشركة. تعالج إدارة الموارد البشرية جميع القضايا، سواء كانت شخصية أو ذات صلة بالعمل مع وضع مصلحة الشركة والموظف في الحسبان.

الحفاظ على بيئة عمل صحية

تكفل بيئة العمل الصحية سلامة وأمان الموظفين وهي أمور حيوية لاستمرارية العمل، لذلك تضع إدارة الموارد البشرية معايير الصحة والسلامة في العمل، وتحرص على أن يكون كل الموظفين على علم بها، تُكتب المعايير بوضوح حتى يسهل عليهم الرجوع إليها في أي وقت.

معالجة الرواتب

تصدر إدارة الموارد البشرية كشوف الرواتب وجداول الدفع، وتعالج المسائل ذات الصلة مثل الضرائب والتأمينات. إذا طرأ تغيير على راتب الموظف بسبب ترقية أو مكافأة، تحدّث إدارة الموارد البشرية جدول الرواتب الحالي لتضمين التغييرات الجديدة.

تدريب الموظفين الجدد

غالبًا ما يحتاج الموظفون الجدد إلى قضاء فترة تدريبية قبل الغوص في مهام العمل اليومية بشكلٍ كامل، تتولى إدارة الموارد البشرية تنظيم عملية التدريب التي قد تتراوح بين يوم واحد وثلاثة أشهر، بحيث يستطيع الموظف أن يشعر بالراحة في دوره الجديد.

مهارات مدير إدارة الموارد البشرية

يتعامل مدير الموارد البشرية مع مجموعة متنوعة من المواقف ويدير العديد من الأفراد، لذلك يحتاج بجانب معرفته بمجال الموارد البشرية كخبرة أو دراسة إلى امتلاك مجموعة من المهارات المهمة:

التنظيم

هي المهارة المنطقية الأولى لمدير الموارد البشرية، فإدارة القوى العاملة في جوهرها هي عملية تنظيمية، مثل تنظيم رواتب الأفراد ومكافآتهم، وعطلاتهم ومهامهم الوظيفية في ملفات مرتبة على الحاسوب. بالإضافة إلى مهارة تنظيم الوقت، ففي ظل سيل المهام المنوط بالمدير أداءها يحتاج إلى تنظيم وقته بفعالية، لإنجاز المهام الحساسة للوقت دون تأخير مثل التعيينات والرواتب.

تعدد المهام

يعني تعدد المهام العمل على أكثر من مهمة في وقتٍ واحد وهي مهارة أساسية لمدير الموارد البشرية، لأن طبيعة عمله التي تتعلق بجميع مجالات العمل تستدعي ذلك، على خلاف المناصب الإدارية الأخرى التي تركز على مجال واحد من العمل. فمثلًا قد يضطر إلى معالجة مشكلة لأحد الموظفين بالتوازي مع أداء مهام التوظيف الأخرى.

إدارة الأفراد

مثل أي منصب إداري آخر يحتاج مدير الموارد البشرية إلى إدارة الأفراد بنجاح، تعني إدارة الأفراد قدرته على قيادة مجموعة متنوعة من الشخصيات، وحل الصراعات وتدريب الأشخاص، بالإضافة إلى التواصل بفعالية مع الآخرين، والقدرة على إبلاغهم بالأنباء السعيدة مثل قبول طلب التعيين، والأخرى الحزينة مثل التسريح من العمل، وما بينها من تغييرات في سياسة الشركة، كل ما سبق بطريقة فعالة مهنيًا وإنسانية في الوقت نفسه.

التفكير الاستراتيجي

التفكير الاستراتيجي هو إحدى مهارات مدير الموارد البشرية الأساسية، لأنه يحتاج إلى التخطيط للمستقبل، وتوقع الاتجاهات التي يمكن أن تؤثر على بيئة العمل المحيطة بالشركة، سينظر مدير الموارد البشرية إلى العمل ككل وليس على مساحة عمله فقط، ذلك لكي يفهم كيف يوائم الموارد البشرية للشركة مع الصورة أكبر لأهدافها وطموحاتها.

الوازع الأخلاقي القوي

يلعب الوازع الأخلاقي دورًا ضروريًا في أداء مدير الموارد البشرية لعمله، إذ يحتاج إلى أن يكون منصفًا وقادرًا على قياس المواقف بميزان الأخلاق. نضع في حسباننا حقيقة أنه يتفاوض حول الرواتب ويتحاور مع النقابات ويُحكِم في صراعات، كما أنه يطلع على معلومات سرية للغاية مثل الراتب والبيانات الشخصية للموظفين، ما يستوجب تحليه بالأمانة والمسؤولية عن صيانة خصوصية هذه المعلومات.

مهارات تقنية

يحتاج مدير الموارد البشرية إلى امتلاك بعض المهارات التقنية أو الفنية المحددة، مثل إجادة العمل مع أدوات الموارد البشرية، وإدارة قاعدة بيانات الموظفين ومعرفة قوانين العمل، بالإضافة إلى فهم مجالات عمل محددة وكتابة الخطط.

أهداف إدارة الموارد البشرية

تستهدف إدارة الموارد البشرية من خلال الأدوار المهمة التي تقوم بها في الشركة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف:

  • تلبية احتياجات التوظيف.
  • صنع بيئة عمل إيجابية ورعايتها.
  • تحسين السياسات التنظيمية.
  • تحقيق أهداف الشركة.
  • تنفيذ التدريب والتطوير.
  • تمكين الموظفين وتوفير تجربة عمل بناءة.
  • تحسين معدل الاحتفاظ بالموظفين.
  • التوافق مع قوانين العمل.
  • تحسين سمعة الشركة بما يسهّل جذب أفضل الكفاءات.

5 قواعد أساسية لإدارة الموارد البشرية

كما لاحظنا تتعمق إدارة الموارد البشرية في العديد من جوانب العمل ويغطي اختصاصها الكثير من المساحات والأدوار، نناقش الآن أساسيات إدارة الموارد البشرية التي لا غنى عنها لأي شركة:

اختيار الموظف المناسب للمكان المناسب

تعتني إدارة الموارد البشرية باختيار أفضل كفاءة ممكنة لشغل وظيفة ما، ذلك لكي تضمن تحقيق أفضل عائد ممكن من أداء الموظف والراتب الذي يحصل عليه. يبدأ العمل على تحقيق هذا الهدف بإعلان التوظيف، الذي ينبغي أن يوضح كيف سيستفيد الموظف من العمل في الشركة،ن وعرض القيمة التي توفرها الشركة له.

يلي ذلك التدقيق في المرشحين المتقدمين جيدًا من حيث المؤهلات والمهارات، للتأكد من قدرتهم على إنجاز مهام العمل بكفاءة، وأخيرًا تصيغ إدارة الموارد البشرية عقد التوظيف بما يضبط علاقة العمل في إطارها الصحيح، ويكفل للطرفين (الشركة والموظف) الحصول على حقوقهما.

العناية بتدريب الموظفين

تدريب الموظفين هو أبرز آلية لتحسين الأداء، لأنه يكفل حصولهم على المعرفة التي يحتاجون إليها للتميز في أدوارهم، تتولى إدارة الموارد البشرية الإشراف على تدريب الموظفين وتسهيله. يوجد نوعان من التدريب، أولًا التدريب الداخلي على العمليات الخاصة بالشركة عبر ورش العمل والندوات، وثانيًا التدريب الخارجي، إذ تبحث عن برامج التدريب الخارجية وتتعاقد مع المدربين لتقديم دورات محددة.

لا ينتهي دور إدارة الموارد البشرية عند تنظيم عملية التدريب بل يستمر لما بعدها، إذ تتبع بدقة مستوى أداء الموظفين ممن تلقوا تدريبًا، كما أنها تتابع عملية تنظيم التدريب لمن تخلفوا للتأكد من أن الكل مسلح بالمعرفة التي يحتاج إليها.

تقييم الأداء بانتظام

تقييم الأداء هو طريقة تساعد في تحقيق الأهداف الشاملة للشركة، لأنه يمثل فرصة لإبداء الملاحظات على أداء الموظف ونافذة لاكتشاف العقبات التي قد تواجهه. تجري إدارة الموارد البشرية تقييمات الأداء على فترات منتظمة، فتُعِد وثيقة التقييم وتحدد الجدول الزمني للانتهاء منها، ثم ترسلها إلى مدير القسم ليجري التقييم بنفسه، في بعض الأحيان قد تتولى هي إجراء التقييم بدلًا منه أو بالإضافة إليه.

توفير رواتب ومزايا تنافسية

الرواتب والمزايا التنافسية هي أداة رئيسية لجذب الموظفين ذوي الكفاءات العالية، كما أنها عامل مهم لزيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين، لذلك تحرص إدارة الموارد البشرية على دراسة كل دور من أدوار العمل جيدًا، من أجل تحديد أفضل عرض يمكن أن تقدمه الشركة وفقًا لخبرة المرشح ومؤهلاته. يشمل هذا العرض بالإضافة إلى الراتب مزايا، مثل التأمين الصحي وسياسة الإجازات وأوقات العمل المرنة، وأيضًا الفوائد غير الملموسة مثل ثقافة العمل المبتكرة.

التخطيط للاحتياجات المستقبلية

التخطيط للمستقبل من صميم عمل إدارة الموارد البشرية، لأنه يكفل موائمة خطط التوظيف بأهداف نمو الشركة. لذلك ينبغي وضع خطط قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل، تتضمن تحديدًا لنقاط الضعف المحتملة وسبل علاجها. يستوجب التخطيط للاحتياجات المستقبلية أيضًا أن تتطور إدارة الموارد البشرية مع تطور الشركة، وأحيانًا ينبغي أن تتطور بوتيرة أسرع لتلبية الاحتياجات المتغيرة للشركة بشكلٍ استباقي.

ما أهم أدوات إدارة الموارد البشرية؟

توفر أدوات الموارد البشرية الكثير من الوقت والجهد على المختصين، إذ تؤتمت العديد من المهام بدقة وكفاءة عالية وبأقل قدر من الأخطاء. فيما يلي أكثر أدوات الموارد البشرية فائدة:

1. أنظمة إدارة الموارد البشرية

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS – Human Resources management system) هو أداة مركزية لإدارة بيانات الموظفين، تتيح إدخال واستيراد وتخزين واستعراض بيانات الموظفين حسب الحاجة. قد تأخذ شكلًا برمجيًا أو برمجيات كخدمة، ويعتمد الكثير منها على التقنية السحابية، إذ يتيح حرية استخدام الأداة من أي مكان وأي وقت لمدير الموارد البشرية والموظفين على حدٍ سواء.

يمنح نظام الموارد البشرية كل مستخدم حسابًا خاصًا به مع اسم مستخدم وكلمة مرور، ويمنح لمدير إدارة الموارد البشرية حرية اختيار الصلاحيات المناسبة لكل مستخدم بحسب وظيفته واحتياجاته من البيانات، تتضمن بعض الأنظمة أيضًا ملحقات لمسيرات الرواتب وجدول المناوبات.

2. منصات التوظيف

تتضمن منصات التوظيف ملفات شخصية للآلاف ممن يبحثون عن وظائف، وتمثل طريقة لاكتشاف المواهب مثل موقع بعيد أكبر موقع عربي للتوظيف عن بعد. يمكن لمدير الموارد البشرية أن ينشر إعلان الوظيفة، ويبدأ في تلقي طلبات التوظيف وفحصها تمهيدًا للبت فيها، كما يمكنه البحث عن تخصصات ومسميات وظيفية معينة والتواصل مع أصحابها.

في السياق ذاته، تأتي أنظمة تتبع المتقدمين لتساعد في عملية التوظيف من خلال الأتمتة، هي أداة برمجية توفر مكانًا مركزيًا لإدارة إعلانات الوظائف، إذ تعمل على تصفية المتقدمين بناءً على معايير محددة ذات صلة بالخبرة والمهارات، وتفحص السير الذاتية وترشح المتقدمين الأكثر ملاءمةً لمتطلبات الوظيفة.

3. أدوات تقييم الأداء

برامج تقييم الأداء (Performance Monitoring software) هي أدوات تسهل من عملية تقييم الموظف بناءً على مؤشرات أداء (KPIs) تحددها إدارة الموارد البشرية بالتعاون مع مديري الأقسام، تنتج الأداة تقارير حول الإنتاجية وفترات الراحة والكفاءة، ليستطيع المدير أن يتخذ في ضوئها قرارات أكثر استنارة عند تقييم أداء الموظف. لا تنتج هذه الأدوات تقييمات موضوعية بما يكفي عن أداء الموظف، لذلك لا يمكن الاستناد إلى تحليلاتها فقط.

4. برامج إدارة الرواتب

تتضمن برامج إدارة الرواتب (Payroll Management) وحدة محاسبة داخلية وهيكلًا للرواتب وعقود الموظفين وقاعدة للبيانات، بحيث يمكنها حساب كافة الاستقطاعات والضرائب ومواعيد الحضور والمناوبات، بالإضافة إلى المكافآت والحوافز، لتنتج سجلات دقيقة لرواتب الموظفين، تنحسر معها احتمالية وقوع أخطاء إلى حدها الأدنى.

كيف تعثر على مدير إدارة الموارد البشرية المناسب؟

تبين من حديثنا كيف ساهمت الأتمتة في العديد من مهام إدارة الموارد البشرية، بحيث بات سهلًا أن تتم عبر الإنترنت اعتمادًا على الرقمنة، ولا تقتصر وظيفة إدارة الموارد البشرية على العمل بدوامٍ كامل، بل يمكن الاعتماد على المستقلين وتوظيف مدير موارد بشرية محترف، يؤدي جميع الأدوار والمهام المنوطة بالوظيفة بكفاءة وفعالية.

يمكنك العثور على مدير الموارد البشرية الذي يحتاجه عملك في مستقل أكبر منصة عربية للعمل الحر، إذ تتضمن آلاف الكفاءات من بلدان مختلفة، أضف مشروعك الآن بحيث يتضمن وصفًا لاحتياجاتك من مدير إدارة الموارد البشرية، والمهام المطلوبة منه بالتحديد من بين المهام التي أشرنا لها، والمهارات المطلوب أن يمتلكها. ثم ادرس عروض المستقلين المهتمين بالعمل، واختر مدير الموارد البشرية الأكثر مناسبة لاحتياجاتك.

ختامًا، أحد أهم أصول الشركة -إن لم يكن الأهم على الإطلاق- هو رأس المال البشري الذي تمتلكه، وإدارة الموارد البشرية هي الإدارة المنوطة باستقطاب هذا الأصل وتطويره والحفاظ عليه، لذلك لم تَعُد إدارة الموارد البشرية عنصرًا هامشيًا بين إدارات الشركة، بل باتت إحدى أهم الإدارات التي تؤدي دورًا حيويًا في تحقيق الشركة لأهدافها.

تم النشر في: فبراير 2023
تحت تصنيف: ريادة أعمال | استشارات أعمال