كيف تستخدم مخطط جانت في التخطيط الزمني لمشروعك؟

تحتاج الخطة الإدارية الناجحة للمشروع أن تكون في إطار زمني محدد، لتحقيق الأهداف المرجوة وفق طريقة محكمة وواضحة المعالم. وبصفتك مدير مشروع، فأنت بحاجة إلى الأدوات والاستراتيجيات المناسبة لمساعدتك في الإدارة والتخطيط وفقًا لذلك. يلبي مخطط جانت هذه الاحتياجات عند البَدْء في التخطيط الزمني للمشروع. فما كيفية عمله واستخدامه؟

جدول المحتويات:

• مفهوم مخطط جانت
• مزايا وعيوب مخطط جانت
• الفرق بين مخطط جانت ومخطط بيرت
• خطوات التحضير لعمل مخطط جانت
• كيفية رسم مخطط جانت باستخدام إكسل

ما هو مخطط جانت؟

يعود مفهوم مخطط جانت Gantt chart إلى القرن الماضي عام 1910، تمت تسميته تيمنًا بالمهندس الميكانيكي الذي ابتكره هنري جانت. وهو رسم بياني لإدارة المشروع بتحديد النشاطات والمهام الخاصة به وِفق إطار زمني مخصص لكل مهمة على حدة.

يُستخدم مخطط جانت في مرحلة التخطيط قبل عملية تنفيذ المشروع، من أجل جدولة المهام وتقدير الوقت الزمني لها. يتكون المخطط من مجموعة من المهام والنشاطات، يتم تمثيل كل نشاط بخط أفقي يتناسب طوله مع الزمن اللازم للتنفيذ بتحديد تاريخ البَدْء والانتهاء. يتم ترتيب هذه الأنشطة وأوقاتها وِفق تسلسل منطقي وتتابع زمني يراعي المصادر والمتطلبات لكل منها.

مخطط جانت: المزايا والعيوب

كأي وسيلة إدارة وتخطيط، تمتلك خرائط جانت مزايا وعيوب أيضًا. فعلى الرغم من أهميتها في المراقبة العملية والتنظيم لإدارة المشروع وِفق المخطط الزمني، إلا أنها قد تستهلك الكثير من الوقت، وقد يبدو مظهرها معقدًا في المشروعات الضخمة.

مزايا مخطط جانت

يوفر مخطط جانت العديد من المزايا التي ستساعدك على المضي بمشروعك وإنهائه بأفضل النتائج الممكنة. أبرز هذه المزايا والفوائد ما يلي:

1. يوفر نظرة شاملة للمشروع

سواء كنت مديرًا للمشروع وعلى دراية بجميع تفاصيله، أو أنك لا تمتلك صلاحيات عالية المستوى تمكّنك من معرفة المشروع بشكل متعمق. سيمكّنك مخطط جانت من فهم ماهية المشروع وكامل التخطيط الزمني، بالإضافة إلى إدراك طريقة سير العمل بشكل واضح ودقيق.

2. يحسّن الكفاءة ويساعد في إدارة الموارد

يمكن أن يساعد مخطط جانت في ضمان إدارة المديرون والعاملون لوقتهم بشكل فعال، إضافةً إلى استخدام الموارد المتاحة والمطلوبة وِفق أنسب الطرق. حيث أنه يتم تعيين جدول زمني واقعي يراعي الموارد والعاملين، وتنصيب المهام للأشخاص المناسبين دون سواهم. وهو إلى ذلك، يساعد العاملين على دراسة المهام بشكلٍ دقيق وتحديد كيفية إنجازها عمومًا قبل مواجهة أي عقبات خلال العمل عليها.

3. يوفر تتبع سير العمل

يصبح تتبع العمل على المهام من كثب أسهل مع مخطط جانت الزمني. إضافةً إلى أنه يكشف عن القيود والمشكلات المحتملة، ما يسمح لأن تتكيف خُطَّة العمل وفقًا لذلك، أو أن يتم التوصل لبعض الحلول لتجنبها.

4. يوضح المهام المتداخلة والاعتمادية

يمكنك معرفة جميع المهام التي من المحتمل أن تتداخل في التوقيت عند العمل على المشروع، وكيف يمكن أن تعتمد نهاية مهمة معينة على بداية أخرى. يسمح لك هذا النوع من المعلومات بجدولة العمل وتوفير الموارد والمصادر بطريقة لا تعق تقدم المشروع. إضافةً إلى أن معرفة المهام التي تعتمد على الأخرى يساعد على الاهتمام بإنهائها دون تأخيرها.

5. يعطيك رؤية واقعية للجدول الزمني

يوضح مخطط جانت جميع المهام التي يجب على الفريق إنجازها من أجل إكمال المشروع. ويوضح أيضًا العلاقات بين تلك المهام وطبيعتها. تتيح هذه الرؤية الواقعية للوقت تحديد مدة مناسبة للمشروع ومواعيد نهائية صحيحة نسبيًا لكل مهمة.

6. يعزز من الإنتاجية

تساعدك الرؤية الواضحة والعامة لمخطط جانت على التركيز على مهامك. وهي إلى ذلك، تعزز من قيمة مسائلة جميع أعضاء الفريق فيما يتعلق بعملية سيرهم في إنجاز المهام وِفق التوقيت المحدد، ما يحفزهم على الاجتهاد والالتزام بالخطة.

عيوب مخطط جانت

يمكن أن تحمل خرائط جانت في الإدارة بعض العيوب والعقبات، التي تحول دون إدارة المشروع بشكلٍ ناجح إن لم تؤخذ بالحسبان:

1. يكون معقدًا للمشاريع الكبيرة

يمكن أن يصبح مخطط جانت معقدًا ومربكًا في حال اعتمدته لمشروعٍ بحجمٍ كبير، لما يحويه من مهام رئيسية وفرعية عدّة. يفقد المخطط بعضًا من قيمته عند تعقيده، لأن إحدى مزاياه تتمثل في قدرته على تصوير المشروع ومهامه بشكلٍ سلس وواضح.

ثم أن التعديل على مخطط جانت لمشروع كبير سيكون أمرًا صعبًا ويستغرق الكثير من الوقت، خصوصًا إذا كان تغيير واحد يتطلب إجراء عدة تغييرات أخرى على المخطط كُلَّه.

2. لا يحدد الأولويات في المهام

تركز خرائط جانت على تقديم مهام المشروع بوقت تقريبي لإنجازها، لكنها لا تعرض أولوية بعض المهام التي يُعنى بها المشروع أكثر. قد يؤدي ذلك إلى إغفال الموظفين عن تكريس جهودهم في مهام معينة وإعطائها أولوية أكبر.

3. لا يوضح الموارد المطلوبة أو مقدار العمل

يقتصر مخطط جانت على تحديد الوقت الذي يلزم كل مهمة فقط، دون التطرق إلى مقدار الجهد المطلوب، أو الموارد التي تتطلبها كل مهمة لإنجازها. قد تحتاج إلى استخدام أدوات أخرى عند الحاجة لتحديد هذه الأمور.

4. لا يوضح العَلاقة بين المهام

الاعتمادية بين المهام أمر يتم مناقشته بين المدير والموظفين وأخذه بالحسبان عند ترتيبها، لكن لا يتم توضيحه خلال المخطط، قد يفوت ذلك بعض الموظفين الذين لم يكن لهم دور خلال تجهيز المخطط الزمني للمشروع.

فمسألة أن تعتمد مهمة على نتيجة الأخرى، قد تصبح مشكلة إن ارتأى الموظف أن يبدأ بالمهمة الاعتمادية قبل المهمة التي يجب عليه إنهائها أولًا.

الفرق بين مخطط جانت ومخطط بيرت

كلا المخططان؛ جانت وبيرت يُستخدمان في جدولة مهام المشروع وإدارتها. لكنهما يختلفان في الآلية وفي النِّقَاط التي يتناولانها. فبينما يتمثل مخطط جانت gantt chart في خطوط وأشرطة أفقية لتحديد مدة كل مهمة، يعتمد مخطط pert على الرسم الانسيابي بكونه مخطط شبكي يعرض كل مهمة في مربع منفصل يحتوي على تاريخ البَدْء والانتهاء، ويربطها بأسهم توضح تسلسل واعتمادية المهام على بعض.

تجد في الصورة أدناه مثالاً لمخطط بيرت، كمخطط زمني لمشروع هاردوير Hardware:

عادةً ما يكون مخطط جانت أكثر وضوحًا وبساطة كمخطط زمني، لذا نجده يُستخدم غالبًا في العرض على العملاء والمستثمرين عند توضيح الخُطَّة الزمنية للمشروع. لكن أهمية تسلسل واعتمادية المهام يجعل المديرين يلجأن إلى إنشاء مخطط بيرت بعد ذلك.

خطوات التحضير لعمل مخطط جانت

تتعدد وسائل عمل مخطط جانت، لكن استراتيجية العمل واحدة بمختلف الوسائل. يجب الاهتمام بعدة أمور قبل الرسم والتخطيط، لتجنب أي عوائق تواجهها في أثناء إنشاء المخطط أو بعد اعتماده. لذا قبل العمل على تخطيط جانت، اهتم بالخطوات التالية:

الخطوة الأولى: تحديد متطلبات وهيكلية المشروع

قبل البدء بكيفية تنفيذ وإكمال المشروع، من المهم أن تحدد جميع المتطلبات التي يلزم تحقيقها في النهاية، يمكن أن تجيب عن بعض الأسئلة في سبيل شمل جميع المتطلبات:

• ما الذي سيقدمه المشروع؟ وما هي أهدافه؟
• ما الموارد والمصادر الذي يحتجها المشروع لإتمامه؟

الخطوة الثانية: تحديد جميع المهام اللازمة للمشروع

يعتمد مخطط جانت في البداية على معرفة جميع الأنشطة التي ستتشكل في إطار زمني لإكمال المشروع. بعد تحديد المتطلبات، اذكر جميع الأنشطة والمهام اللازمة لإنهاء كل متطلب في قائمة.

الخطوة الرابعة: تحديد الأشخاص العاملة على المهام

احرص على توجيه كل مهمة للشخص المناسب والكفؤ لها، حتى تحافظ قدر الإمكان على إتمامها وفق المتطلبات المذكورة وفي التوقيت الزمني المحدد. اهتم بأن تتوافر المهارات المطلوبة لكل مهمة بالشخص المسؤول عنها.

الخطوة الثالثة: ترتيب المهام وفق تسلسل منطقي

أهم شيء يجب مراعاته قبل إنشاء المخطط الزمني للمشروع، هو ترتيب المهام بشكل يراعي اعتمادية كل مهمة، فلا يصح أن يتم تنفيذ مهمة معينة تعتمد على نتيجة مهمة لم يتم إنهاؤها بعد. وهو إلى ذلك، عليك أن تأخذ بالحسبان الموارد البشرية والمصادر الذي تتطلبها المهام، وألا تتداخل مهمتان يحتاجان لنفس المصدر أو الشخص.

الخطوة الخامسة: وضع المهام في إطار زمني

تناول كل مهمة على حدة وقدّر توقيتًا زمنيًا لإنهائها، يعتمد ذلك على مدى الجهود المبذولة والأعضاء العاملة عليها. اختر تاريخ بَدْء وانتهاء للمهام. لكن تذكر أن تكون مرنًا في تقديراتك، وأن تعدي تنفيذ المهمة عن تاريخ الانتهاء بيوم أو يومين لا يعني فشل المخطط أو التأخر في إكمال المشروع وإطلاقه، يمكنك دائمًا الالتزام بالخطة حتى مع بعض التأخيرات التي يجب أن تؤخذ بالحسبان مسبقًا.

كيفية رسم مخطط جانت باستخدام إكسل

يمكنك إنشاء مخطط جانت باستخدام تطبيقات وأدوات إدارة المشروعات Project Management Information System، مثل Microsoft Excel وPrimavera وTeamGantt، والعديد من البرامج الأخرى.

يمكنك تنفيذ المخطط على ورق أيضًا! لكنك ستضطر إلى إعادة تجهيزه في حال وجود أي تعديل، لذا يُنصح بالاستعانة بالبرامج الإلكترونية التي ستوفر لك مرونة أكثر بجميع الأدوات اللازمة. يوفر برنامَج إكسل خطوات سهلة وسريعة في تنفيذ مخطط gantt، اتبع ما يلي في البرنامَج لإنشاء مخطط زمني لمشروعك:

الخطوة الأولى: أنشئ جدولاً وقم بتعبئته

بعد فتح مِلَفّ إكسل جديد، ابدأ بإنشاء جدول بأربعة أعمدة، وهي: اسم المهمة، تاريخ البَدْء، تاريخ الانتهاء، والمدة. ومن ثم عبئه بقائمة المهام وتوقيتها. يمكن تعبئة عمود المدة الزمنية عن طريق طرح خانة تاريخ الانتهاء من خانة تاريخ البَدْء لأول صف في العمود، ثم السحب لباقي الحقول في العمود نفسه، كما هو موضح بالصورة:

الخطوة الثانية: أضف مخطط جانت

انتقل إلى علامة التبويب (إدراج/ Insert) من شريط إكسل، اذهب إلى أيقونة مخطط الشريط الموضحة في الصورة، ثم اختر شكل مخطط جانت الذي يناسبك. سيؤدي ذلك إلى إنشاء مخطط فارغ.

الخطوة الثالثة: قم بتعبئة بيانات مخطط جانت

اذهب إلى علامة تبويب (تصميم/ Design) أو انقر بالزر الأيمن على المخطط المضاف ثم اختر (تحديد البيانات/ Select Data)، ستفتح أمامك نافذة تستطيع من خلالها تعبئة البيانات عبر النقر على زر (إضافة/ Add) الموجود في قائمة (تحديد مصدر البيانات/ Legend Entries).

ستظهر لك قائمة تحرير السلسلة التي يمكنك من خلالها إدخال الاسم، ومن ثم القيم عبر النقر على أيقونة جدول البيانات الموضحة أدناه، سيمكّنك ذلك من اختيار القيم بالنقر على أول حقل تاريخ بَدْء ثم النزول إلى آخر حقل مع استمرار الضغط. ستظهر بذلك قيم عمود تاريخ البَدْء على المخطط. كرار نفس الخطوات بالنسبة لإضافة قيم المدة لكل مهمة.

الخطوة الرابعة: تنسيق المخطط

سيبدو لك المخطط غير واضح بالبداية، لكنه ليس بحاجة سوى بعض التنسيقات الطفيفة من أجل أن تصل للمظهر المطلوب. ستكون الألوان الافتراضية هي الأزرق لأول سلسلة أضفتها، وهي تواريخ بَدْء المهام، واللون البرتقالي لسلسة المدة. لا نحتاج سوى إلى توضيح الخطوط الأفقية للمدة. لذا، سنستغني عن شرائط التواريخ بالنقر عليها بالزر الأيمن، ثم اختيار (تنسيق منطقة الرسم/ Format Data Series).

ستظهر قائمة جانبية، انقر فيها على أيقونة التعبئة، ثم اختار (لا تعبئة/ No Fill). وبذلك سيظهر مخطط جانت بشكله النهائي.

ختامًا، أفضل طريقة لإتقان عمل خرائط جانت هي أن تنشئ واحدًا، تدّرب على رسم عدة مخططات ببيانات وإعدادات مختلفة. فكلما زاد استخدامك لمخططات جانت، زادت سهولة استخدامها ورسمها باحترافية عالية، وزادت احتمالية أن تنجح في التخطيط الزمني لمشروعك.