مع النمو الهائل الذي يشهده عالم البيانات الرقمية اليوم، أصبح من الصعب على أصحاب الأعمال إدارة البيانات بطرق تقليدية. أتاح ذكاء الأعمال Business Intelligence) BI) الفرصة لجميع أصحاب الأعمال لإدارة البيانات المرتبطة بالشركة بشكلٍ أفضل وأدق، فكيف تؤهل شركتك لتقنيات ذكاء الأعمال؟
جدول المحتويات:
- ما هو ذكاء الأعمال؟
- ما هي استخدامات ذكاء الأعمال ضمن أقسام الشركة؟
- كم هو عدد مراحل ذكاء الأعمال؟
- 6 عناصر تُظهِر حاجة شركتك لحلول ذكاء الأعمال
- 7 مفاتيح لتصميم استراتيجية ذكاء أعمال ناجحة في شركتك
ما هو ذكاء الأعمال؟
يمثل المصطلح التقنيات اللازمة لإعداد البيانات، واستخراجها، وإدارتها، وتحويلها لشكل يفيد أصحاب القرار في اتخاذ قراراتهم؛ من خلال وضع تصور حالي لوضع الشركة استنادًا للبيانات المتوفرة.
تشير الإحصاءات أن 33% من الشركات ستعتمد تقنيات ذكاء الأعمال بحلول عام 2023، وهذا ما يدل على أهميته وضرورة تحويل عمليات الشركة بطريقة تناسب أفضل الممارسات المرتبطة بهذه التقنيات.
الفرق بين ذكاء الأعمال وتحليلات الأعمال
هناك تداخل دائم بين مصطلحي ذكاء الأعمال، وتحليلات الأعمال، نظرًا لأهمية المصطلحين وتداولهما بكثرة ضمن الأعمال اليومية للشركة، إلا أن فروقًا متعددة تفصل بين المصطلحين.
ما هي استخدامات ذكاء الأعمال ضمن أقسام الشركة؟
أتاحت تقنيات ذكاء الأعمال تطوير مهام أغلب الأقسام في الشركات، ولأهداف متعددة. إذ أصبح ذكاء الأعمال موجِها بشكل عام لكل مستخدم فيما يتعلق بعمليات تحليل البيانات، إضافة إلى وجود الحلول الذكية المتقدمة في مجال معين كبحوث السوق والمبيعات وغيرها. إذ تشير الأبحاث السابقة إلى أن 90% من فرق المبيعات والتسويق تعتمد تقنيات ذكاء الأعمال كأدوات فعالة في إنجاز العمل بفعالية.
1. فريق التسويق
تقدم تطبيقاته أساليب متقدمة في تتبع الحملات التسويقية من خلال موقع مركزي وحيد، إضافةً إلى إمكانية عرض البيانات، والذي يمكّن من تتبع الحملات التسويقية في الوقت الفعلي، وقياس الأداء التسويقي، والتخطيط للحملات التسويقية المستقبلية، إضافةً إلى التنبؤ بالمبيعات.
تتجاوز تقنيات الدعم التي يقدمها ذكاء الأعمال موضوع الحملات التسويقية، ليصل إلى تقسيم العملاء لشرائح تبعًا للعوامل المحددة من قِبل الشركة، وتحديد شريحة العملاء الأنسب في السوق لتقديم الخدمات لها. يستفيد 60% من قطاع التسويق حسب الإحصائيات من تطبيقات ذكاء الأعمال في أداء المهام، وتسريع اتخاذ القرارات عند توافر البيانات الصحيحة.
2. فريق العمليات وسلاسل التوريد
يشكل نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP مصدرًا من مصادر البيانات للحلول التقنية المعتمدة على الـ Business Intelligence، إذ تراقب هذه التطبيقات جميع العمليات بدءًا من المحاسبة وصولًا لسلاسل التوريد والتوزيع.
يمكن لمديري سلاسل التوريد تحسين نظام العمليات المتبع في الشركة بهدف تخفيض الموارد وتوفير في زمن التنفيذ. كما يمكن أن تساعد برامج ذكاء الأعمال -التي تعرض البيانات في مستودعات التخزين- العمال على تتبع أعمالهم اليومية لضمان التناسق الكامل في عمليات التصدير والتوريد من المستودع.
3. الفريق المالي
تتيح خيارات نظم ذكاء الأعمال دمج المعلومات المالية ببيانات أقسام الشركة الأخرى كالتسويق والمبيعات والعمليات، وهذا ما يمكّن موظفي القسم المالي من طرح خيارات بعد إجراء التحليل المالي المناسب لاتخاذ قرارات لم تكن واردة ضمن مقترحاتهم سابقًا، إضافةً إلى دعم نظام ذكاء الأعمال لتحديد العوامل المؤثرة على القرار النهائي.
كم عدد مراحل ذكاء الأعمال؟
تختلف عدد خطوات العمل في حلول ذكاء الأعمال تبعًا لطبيعة الشركة، ومجال وغرض الاستخدام، إلا أن جميع تطبيقاته تمتلك خمسة مراحل أساسية للعمل:
- جمع البيانات: تعد عملية جمع البيانات أولى مراحل عمل أدوات ذكاء الأعمال، إذ تُجمَع البيانات من مصادر مختلفة ضمن مستودع بيانات إلكتروني Warehouse يشكل مصدرًا للبيانات المعتمدة في الشركة.
- إعداد البيانات: تركز هذه المرحلة على تنظيم البيانات التي ستخضع لمعالجة تطبيقات Business Intelligence، ضمن مجموعات مهيأة بشكلٍ مناسب وفق معايير الشركة، لتقديمها للتحليل المطلوب.
- تحليل البيانات: تُعَّد عملية تحليل البيانات نواة العمل الرئيسية لنظم ذكاء الأعمال، إذ تختلف النظم فيما بينها بطريقة وسرعة المعالجة، ودقة المعلومات الناتجة عن عملية التحليل. تكمن براعة المعنيين بنظم Business Intelligence في الشركة باختيار النظم التي تحقق الجودة المناسبة بالزمن الأفضل والتكاليف الأقل.
- عرض البيانات: تظهر نظم الـ Business Intelligence نتيجة التحليل وفق رغبة المستخدم المسؤول عنه، وتختلف قدرة أنظمة ذكاء الأعمال على عرض البيانات، فما هو متاح في نظام قد لا يكون متاحًا في نظامٍ آخر. كما يعتمد شكل عرض البيانات على الإعدادات التي قام المستخدم بإدخالها للنظام، إذ عادةً ما توفر أنظمة ذكاء الأعمال خياراتٍ متعددة لإظهار التقارير المرغوبة.
- اتخاذ القرار: تتيح نظم ذكاء الأعمال لأصحاب القرار اتخاذ قرارات بموثوقية أكبر، نظرًا لدقة المعلومات الناتجة عن التحليل، إذ توزع هذه النظم المعلومات الناتجة عن التحليل إلى جميع المعنيين باتخاذ القرار بشأن قضية محددة لأعمال الشركة، وتسهل مشاركة المعلومات بين الأقسام لتسريع عملية اتخاذ القرار.
6 عناصر تُظهِر حاجة شركتك لحلول ذكاء الأعمال
بالرغم من أهمية إدخال مبادئ هذا النوع من الذكاء في أداء مهام الشركة، إلا أن اتخاذ القرار في التحول إلى هذه الطريقة لا يكون دائمًا أمرًا سهلًا، إذ لا بد من إدراك الإدارة إلى الصعوبات التي تواجهها الشركة في أداء أعمالها، وإقناعها بأن تقنيات ذكاء الأعمال هي الحل المناسب لتجاوز هذه الصعوبات.
1. وجود بيانات قديمة
تؤدي البيانات القديمة التي لا تُجدَّد باستمرار إلى طرح مزيد من الأسئلة عن التقرير نفسه، كون البيانات غير مكتملة وبحاجة لإعادة تصميمها لأكثر من مرة في غالب الأحيان لتلائم تصوّر الأشخاص المعنيين بالتقرير، وهو ما يؤخر من عملية الاستجابة، ويُظهِر الحاجة إلى تجميع المعلومات بشكل آخر، لمعالجة البطئ في اتخاذ القرارات ضمن الشركة بسبب قدم البيانات.
2. الرغبة برؤية نتائج بصرية Infographics
تساعد رؤية البيانات بشكل بصري على هيئة إنفواجراف، أصحاب القرار على تصفح البيانات اللازمة بشكل أفضل من البحث في الأعمدة والصفوف ضمن جداول البيانات. وتتزايد رغبة الحصول على نتائج بصرية عند رؤية البيانات وفق نماذج بأشكال متعددة تحتاج إلى وقت طويل لإنشائها يدويًا، وهو ما يخفض من عمليات التواصل بين الموظفين لتفسير المعلومات المعروضة.
3. تزايد طلبات تحليل البيانات
تزداد الحاجة إلى حلول الـ Business Intelligence عندما تكثر طلبات الإدارات -خصوصًا الإدارات العليا- على تحليل البيانات الناتجة عن عملية معينة، كتحليل المبيعات أو السوق. تساعد تقنيات ذكاء الأعمال في الحصول على مؤشرات قياس أداء KPIs تزيد من دقة نتائج التحليلات المرتبطة بمعلومات معينة، وتساعد في رفع مستوى التأكد من القرارات المتخذة استنادًا لهذه التحليلات.
4. وجود سلسلة طويلة لإنجاز تقرير معين
رغم الجهود المبذولة من قبل الموظفين في جمع البيانات كاملةً قبل إعداد التقرير المطلوب، ستُطرَح العديد من الأسئلة حول التقرير من قبل الجهة المستلمة، حتى لو كان التقرير مثيرًا للاهتمام وأُعِد بعناية. تساهم نظم الـ Business Intelligence في تخفيض الأسئلة المطروحة، خاصةً في حال وجود أكثر من موظف معني بإعداد التقرير، إذ يسمح نظام ذكاء الأعمال بتحديث جميع البيانات المطلوبة قبل إعداد التقرير.
5. قائمة طويلة من التقارير المُنتظَرة
عندما تطول قائمة التقارير، يبذل جميع المعنيين قصارى جهدهم لإعداد تقاريرهم المطلوبة، لكن لن يستطيعوا بقدراتهم البسيطة إلا أن يضعوا أولويات في إعداد التقارير الأهم، وتناول التقارير ذات الأهمية القصوى بالتزامن مع تزايد طول قائمة التقارير المطلوبة لإتمام أعمال الشركة.
يتيح الـ Business Intelligence خيار توليد التقارير الآلية وفق حاجات المستخدم، دون الحاجة إلى أي انتظار، إذ يستغرق إنشاء التقرير بضع دقائق بالحد الأعلى، وهو ما يوفر من الوقت والجهد المبذولين على مستوى الشركة لإعداد التقارير المطلوبة.
6. الحاجة إلى المرونة في التعامل مع البيانات
قد تزداد التحليلات المطلوبة مع تزايد نشاط الشركة وتحقيق نتائج أفضل، وهو ما يؤثر على طريقة تشكيل البيانات مع بعضها للحصول على تقارير معينة. من الصعب القيام بإجراء كل التعديلات المطلوبة على البيانات يدويًا، إذ تحتاج الشركات في هذه الحالة إلى نظام ذكاء أعمال مرن، يساعد في تشكيل البيانات بطريقة تناسب المستخدم لإجراء التحليلات المناسبة.
كيفية تصميم استراتيجية ذكاء أعمال ناجحة في شركتك
عندما تتخذ قرارًا بإدخال نظام الـ Business Intelligence إلى شركتك، لا بد من وضع استراتيجية دقيقة تساهم في الانتقال السليم إلى نظام العمل الجديد، حرصًا على سلامة بيانات الشركة إضافةً لتحقيق الاستفادة القصوى من النظام الجديد المتبع في الشركة.
1. منح الصلاحيات من خلال ذكاء الأعمال
لا بدّ من إدراك أهمية الوصول السريع للبيانات لإتمام العمل بشكل أسرع، يمكن تخفيض الفترة الزمنية اللازمة للحصول على البيانات من خلال منح الصلاحيات بالوصول المباشر إلى البيانات المطلوبة من خلال ذكاء الأعمال، دون انتظار أشخاص آخرين لتزويد الموظف بالمعلومات اللازمة لإتمام العمل.
يجب ألا تنحصر تقنيات الـ Business Intelligence بقسم المعلوماتية ضمن الشركة، من الضروري منح الموظفين القدرة على منح الصلاحيات المناسبة لعمل الفريق الذي يشرفون عليه، دون الرجوع إلى المسؤولين عن تكنولوجيا المعلومات في الشركة، وهو ما يسرّع من الإنجاز وتوليد تقارير مهمة تفيد في عمل الشركة.
2. ركّز على صعوبات العمل ثم البيانات
تلجأ الشركات عادةً إلى بناء مستودعات برمجية للبيانات Data Warehouse وتطلب من المستخدمين التعامل مع هذه المستودعات ومشاركة البيانات، وهو أمر خاطئ. إذ لا بد من مراعاة صعوبات العمل التي يواجهها المستخدمون قبل الاهتمام بالبيانات.
من الأفضل التعامل مع تقنيات ذكاء الأعمال بشكل عكسي، بحيث يكون الاتجاه هابط، إذ تبدأ نظم الـ Business Intelligence بتحديد صعوبات العمل التي يواجهها الموظف، ثم التركيز على البيانات المرتبطة بأعماله ومسؤولياته.
يمكن ذكر مشكلة توقف العملاء عن شراء خدمات ومنتجات الشركة كأحد الأمثلة، إذ لا بد للشركة من ضبط ذكاء الأعمال لتحديد المقاييس المناسبة لتحليل المشكلة ثم البحث عن مصادر بيانات مناسبة لإجراء التحليل والحصول على نتائج دقيقة.
3. نمِّ إبداع الموظفين بعرض المعلومات
يسعى أغلب الموظفين استنادًا إلى المهام الوظيفية الموكلة إليهم لمساعدة الآخرين بفهم البيانات الصادرة عن مهامهم، عادةً ما يستخدم الموظفون تقارير وعروض مرئية تساعد في رفع دقة المعلومات الصادرة عن هذه التحليلات.
تظهر الإدارة الناجحة لنظم ذكاء الأعمال في استغلال رغبة الأشخاص بتقديم معلومات دقيقة، ودعمهم لأجل تقديم رؤى ومقترحات جديدة تساهم في زيادة مكتسبات الشركة وتحقيق قيمة مضافة من استخدام نظم الـ Business Intelligence.
4. راقب نظام ذكاء الأعمال
رغم ضرورة منح الصلاحيات للموظفين في الوصول إلى بياناتهم وإعطاء الصلاحيات المناسبة دون الرجوع لقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة، لكن من الضروري مراقبة جميع نشاطات الوصول إلى البيانات التي يجريها المستخدمون حول طبيعة الأدوات وكيفية استخدامها، إضافةً إلى التأكد من منح المستوى المناسب من الصلاحيات دون أي إضافات لا مبرر لها.
5. درّب بعض الموظفين على علوم البيانات
تحتاج نظم ذكاء الأعمال إلى تحليلات مستمرة لإدراك مدى الاستفادة منها في تسيير مهام الشركة، وهذا لا يتم إلا بوجود محللي بيانات مدركين لقدرات أدوات الـ Business Intelligence في إنجاز تلك المهام، إذ يستطيع محلل البيانات طرح الأسئلة المناسبة استنادًا لمجال العمل.
يساعد تدريب عدد كافي من الموظفين على تحليل البيانات في تقدير كل العوامل المؤثرة على أعمال الشركة، وضبط إعدادات نظم ذكاء الأعمال لتقديم التقارير التي تفيد الشركة بأفضل شكل ممكن بعد ضبط العوامل المؤثرة على التقارير المطلوبة وفق رؤى المحللين.
6. تأكد من صحة البيانات المُدخلة
على الرغم من قدرة نظم ذكاء الأعمال على تقديم معلومات دقيقة خلال وقت قصير نسبيًا، إلا أن صحة المعلومات يعتمد على البيانات المُدخَلة للتحليل، إذ لا تضمن برامج الـ Business Intelligence صحة البيانات التي تُحلَّل، وعليه فقد تكون نتائج التحليل خاطئة بسبب خطأ في البيانات المُدخَلة.
لا بد من الاهتمام -بشكلٍ منفصل عن نظم تحليل البيانات- بعملية جمع البيانات، والتخلي عن البيانات التي لا تقود إلى نتائج دقيقة بعد التحليل، خصوصًا في ظل ثقة أغلب الموظفين في أداء النظم البرمجية بشكلٍ أكبر من النظم اليدوية.
7. حدد الأولويات وطوّر العمليات
لضمان وجود نظام ذكاء أعمال قادر على تطوير أداء الشركة بشكل مستمر، لا بد من إيلاء الاهتمام الكافي لعمليات التوسيع والتحسين، بهدف مواكبة التطورات على الصعيد التقني إضافةً إلى صعيد التخصص الذي تعمل به الشركة.
يعتمد تطوير العمليات على الرؤى التي ترغب الشركة بالوصول إليها في المستقبل، وما هي الرؤى الأكثر أهمية، بهدف تمكين قسم الإدارة التقنية في الشركة من تطوير العمليات ذات الأولويات الأهم ثم التوجه نحو الأولويات الأخرى.
سهّلت نظم ذكاء الأعمال من أداء مهام الشركات، إضافةً إلى التوفير الكبير في الوقت والجهد لإتمام هذه المهام، ومن هنا أصبح من المجدي لأغلب الشركات الانتقال لنظم الـ Business Intelligence لما فيه من تطوير لأعمال الشركة. يمكنك توظيف مبرمج محترف عبر منصة مستقل، المنصة الأكبر للعمل الحرّ في الوطن العربي، لتطوير نظام ذكاء أعمال يساهم في تحسين مستويات أداء شركتك.
تم النشر في: نصائح ريادية
جميل