9 من أفضل أدوات تنظيم الوقت وتعزيز الإنتاجية

حياة رواد الأعمال ليست بالسهلة مع تعدد المهام والمسؤوليات وكثرتها، والاعتماد على الذاكرة وحدها يشكل عبءً عقليًا ونفسيًا ويؤثر في مستوى الإنتاجية. بينما تساعد أدوات تنظيم الوقت في ترتيب أفكارك في مكان واحد والتركيز على المهام حسب أولويتها وتقسيمها بما يناسبك وتتبع تقدمها، الأمر الذي يخفف عليك ضغط التفكير في أنه يوجد لديك الكثير لفعله وأنك دائمًا مشغول، فما هي أدوات تنظيم الوقت التي تستطيع مساعدتك وتوفير ميزات لتنظيم حياتك وأولوياتك؟

1. أنا

تتميز أداة أنا لإدارة فريقك عن بعد ومشاريعك المتعددة بتصميمها البسيط الذي يجعلك تتنقل بين اللوحات بكل سهولة ويمكنك تصميم كل لوحة بما يناسب المشروع ومتطلباته. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء لوحة باسم مشروعك ثم إنشاء قائمة مهام وملاحظات فيها وتطبيق محادثة ثم دعوة أعضاء الفريق للوحة ليستطيعوا المشاركة وإنجاز المهام المطلوبة وتنظيم سير العمل.

يحتوي أنا على أدوات متعددة منها تطبيق “قائمة المهام” لإضافة مهام معينة ترتبها حسب الأولوية، وتطبيق “ملاحظات” لوضع أي ملاحظات خاصة. كما يحتوى على تطبيق “محادثة” لتبادل الأفكار والأحداث مع الفريق المشارك في اللوحة، وتطبيق “إضافة مجلد أو ملفات”، وتطبيق “المفضلة” لوضع روابط المواقع المهتم بها ليظهر لك المحتوى الخاص بهم، وتطبيق “قارئ الأخبار” (Rss feed) للمواقع التي تهمك وتتابعها باستمرار، وتطبيق “أصوات هادئة” ليساعدك على التركيز، وتطبيق “بومودورو” لتنظيم وقت العمل والراحة، وكل هذا لتستطيع تنسيق كل لوحة بما يناسب احتياجك ويحقق أهدافك.

2. Google Drive

في أوقات كثيرة نحتاج لتخزين بعض البيانات على السحابة حتى نستطيع الوصول إليها عبر جميع الأجهزة ولا نضطر لنسخها ونتابع تحديثها باستمرار. فالبيانات واحدة وموجودة بالسحابة نستطيع الوصول إليها في أي وقت، من أهم أدوات التخزين الموجودة حاليًا هي جوجل درايف (Google Drive) التي تتيح لك تخزين وتنظيم ومشاركة الملفات، وبإمكانك عمل ملفات نصية، وملفات إكسل، وعروض توضيحية، ورسومات وكل هذا بمكان واحد، وبما أنه مقدم من جوجل فإنه متناسق مع التطبيقات الأخرى مثل بريد الجيميل وجوجل صور.

3. Evernote

يعد Evernote من أهم أدوات تنظيم الوقت التي يمكنك من خلالها إنجاز أي شيء يتعلق بالنص أو الملاحظات وحفظ المقالات من على الويب وتنظيمها بشكل يسهل التعامل معه، عبر توفير أكثر من خاصية للتصنيف كالوسوم على سبيل المثال. يتيح إيفرنوت كذلك إضافة الويب لالتقاط المحتوى الذي تريده ورفعه آليًا على حسابك مما يجعل الأمور أسهل، فلا تحتاج لتنسخ وتلصق في كل مرة، يمكنك كذلك مشاركة الملاحظات والمحتوى الذي قمت بتجميعه، مما يجعل تشاركية المحتوى بين الفريق الواحد أمر سهل وسريع.

4. Any.do

توجد الكثير من أدوات قوائم المهام أشهرها أداة Any.do التي عن طريقها يمكنك تدوين قائمة المهام اليومية الخاصة بالعمل، ومتطلبات التسوق، والأفلام التي تريد أن تشاهدها وغيرها، فهي تسمح لك بتنظيم قوائم المهام حسب التصنيف المناسب وتوفر لك أكثر من ميزة لسهولة الوصول إليها. الأداة بسيطة جدًا فهي تتكون من أربع قوائم (اليوم، غدًا، قادمة، يومًا ما) لتساعدك على تخطيط مهامك جيدًا وحسب المعدل الزمني المناسب لتنظيم الوقت. بإمكانك الوصول لهذه الأداة بأي مكان فهي توفر أكثر من تطبيق للمنصات وأنظمة التشغيل المختلفة المختلفة سواءً الويب، الهاتف، ويندوز، أندرويد أو iOS.

يتيح التطبيق أيضًا تقويم عصري تابع لتتمكن من تنظيم وقتك وحياتك أكثر وحسب المعدل الزمني الذي تريده، سواءً قوائم مهام لهذا الأسبوع، أو الشهر، أو السنة. بالإضافة إلى أنه من خلالها تستطيع أن ترى بالضبط ما الذي عليك فعله ومتى عليك فعله، يمكنك أيضًا من خلالها تنظيم الأحداث القادمة من مقابلات عمل أو احتفاليات وغيرها من الأحداث، ببساطة قم بالضغط على اليوم لترى بعد ذلك مهام هذا اليوم.

5. Pocket

هل تفقدت فيديو أو مقال لكن لم تجد الوقت لتقرأه أو تشاهده وتريد الاحتفاظ بالرابط، تطبيق Pocket من أدوات تنظيم الوقت التي تسهل عليك الأمر لحفظ هذه الروابط والمقالات بمكان واحد يمكنك الرجوع إليه بعد ذلك، بضغطة بسيطة على إضافة المتصفح تستطيع الاحتفاظ برابط الصفحة أو الفيديو الذي تريده لتراجعه فيما بعد. احفظ الروابط من الويب، أو من فيس بوك، تويتر، البريد، وجميع تطبيقات القراءة والتصفح التي لديك. وعندما يتاح لك الوقت لتفقدها، افتح التطبيق لتجد كل ما احتفظت به موجود بطريقة منظمة.

6. Asana

من السهل مشاركة الملفات عبر جوجل درايف أو Evernote لكن عندما يكون لديك أكثر من عضو في الفريق يريدون أن يتابعوا العمل على المهام والمشاريع عن قرب، فستحتاج لمنصة بمميزات متقدمة لتبقى على كل شيء منظمًا ويعمل بسلاسة. Asana تطبيق للعمل الجماعي يمكنك من خلاله متابعة العمل مع فريقك. لكل شخص بالتطبيق لوحة خاصة به يستطيع من خلالها متابعة المهام المكلف بها، ومتابعة تقدمه، وعمل محادثات، وتلقي إشعارات وتحديثات حول المشروع، وحفظ الملفات، وأمور أخرى كثيرة. المنصة مجانية للفرق الأقل من 15 عضو ومع مميزات محدودة.

7. Doodle

Doodle سيخلصك من صداع كيفية الاتفاق على ميعاد ومكان لقاءاتك مع الأصدقاء أو زملاء العمل، فطرق كالرسائل، التحدث في الهاتف، والرسائل الإلكترونية كلها، الأخذ والرد بين الأشخاص حتى يتم الاتفاق على ميعاد ومكان معين تستهلك الكثير من الوقت، مع Doodle كل ما ستفعله أنك ستقترح الأماكن والمواعيد المتاحة للقاء وسيقوم المشتركون باختيار المكان والوقت كل حسب ما يناسبه، وعندما يتم الاتفاق على ميعاد ووقت معين يمكنك غلق التصويت بعد ذلك. أداة بسيطة وستوفر عليك الكثير من الوقت، ويمكنك استخدامها مع تطبيقات أخرى كتقويم جوجل أو بريد outlook وغيرها.

8. LastPass

الكثير يعاني من نسيان كلمة المرور واسم المستخدم، فمع كثرة المواقع والخدمات التي نشترك بها يوميًا أصبح الأمر مرهق لحفظ كل تلك الكلمات، لذا تأتي LastPass كإحدى أفضل الحلول لحفظ جميع كلمات المرور وأسماء المستخدمين لجميع المواقع التي تقوم بالتسجيل عليها لتنظيم وقتك وحياتك، كما أنه يمكنك الحصول على كلمات مرور قوية من خلال بعض الاقتراحات التي تقدمها الأداة والتي يمكنك استخدامها. الأداة تأتي بإضافة لأشهر المتصفحات كروم وفايرفوكس وسفاري… إلخ. يمكنك استخدامها بسهولة، كما تتوفر كتطبيق للهواتف الذكية.

9. IFTTT

من الراجح جدًا أنك تستخدم الكثير من التطبيقات والأدوات التي تساعدك بالعمل في حياتك الشخصية، لكنك لا تعرف بالضبط كيف تستفيد منها مجتمعة، أداة IFTTT أو (إذا كان هذا افعل ذلك) من أبرز الأدوات التي ستساعدك على الاستفادة من إمكانيات هذه البرامج في أتمتة حياتك. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم إيفرنوت كثيرًا وتريد حفظ ملاحظات تتبع وسم معين مثل (#بيثون) وتريد رفعها على حسابك بجوجل درايف فيمكنك عن طريق هذه الأداة أتمتة هذه العملية مرة واحدة دون التدخل مرة أخرى، وعند إضافة أي ملاحظة تابعة للوسم تقوم الأداة تلقائيًا برفعها لحسابك بدرايف.

ختامًا، جرب أحد أدوات تنظيم الوقت المختارة لك وابحث عن ما يناسبك ويحقق أهدافك، كما يجب عليك التنبه إلى أن هذه الأدوات هي فقط قطرة في بحر تنظيم الوقت ويوجد العديد من الاستراتيجيات والأساليب المختلفة التي تساهم في إدارة الوقت لتصل لأعلى مستوى من إدارة الوقت وتنظيمه وأعلى مستوى من الإنتاجية.

تم النشر في: مارس 2016
تحت تصنيف: العمل الحر | تطوير المهارات