من الأشياء المهمة للنجاح هو تركيز جهدك على المهام الأساسية، وتفويض بعض المهام الأخرى لشخص يمكنه تنفيذها بكفاءة، وهذا دور المساعد الشخصي. الآن أصبح بإمكانك الحصول على مساعد افتراضي يتعاون معك عن بعد، ويساعدك على تنفيذ مهام مختلفة. إذًا ما هو المساعد الافتراضي؟ وكيف يمكنك توظيف مساعد افتراضي عبر مستقل؟
جدول المحتويات:
- ما هو المساعد الافتراضي؟
- أهمية المساعد الافتراضي
- مهام المساعد الافتراضي
- كيف توظف مساعد افتراضي عبر مستقل؟
ما هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو مساعد يعمل معك عن بعد، يساعد على تنفيذ بعض المهام الإدارية، مثلًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني وجدولة المواعيد وغيرها من المهام. يوفر لك المساعد الافتراضي الفرصة للتركيز على المهام الأكثر أهمية، ويضمن لك إدارة تفاصيل عملك الأخرى بكفاءة.
يمكن الاستعانة بالمساعد الافتراضي في المهام البسيطة كالرد على الرسائل، والمهام الأكثر تعقيدًا مثل إعداد التقارير. كما لا يقتصر دور المساعد الشخصي على العمل معك فقط، لكن يمكنك توظيفه أيضًا للعمل ضمن فريق عمل مشروعك. يعتمد الأمر على اختيار المساعد المناسب لاحتياجاتك، وتقديم التدريب اللازم له لإتقان المهام المطلوب تنفيذها.
أهمية المساعد الافتراضي
يمكن للمساعد الافتراضي تقديم العديد من الفوائد والمزايا لك ولعملك. تتمثل أهمية المساعد الافتراضي في الآتي:
1. التركيز على المهام الضرورية
من أهم مزايا التفويض عامةً هي منحك الفرصة للتركيز على المهام التي تتطلب وجودك، وإحالة المهام الأخرى لأشخاص يمكنهم تنفيذها. لكن حتى المهام التي تتطلب وجودك، ليست جميعها بالأهمية ذاتها، لكنك مضطر للقيام بها في جميع الأحوال. فمثلًا أنت بحاجة للرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإلّا قد يتعطل سير العامل كليًا.
عند توظيف مساعد افتراضي، يمكنك تكليفه بالعمل على مجموعة مختلفة من المهام كالأعمال الإدارية والتنظيمية، فهذا يوفر وقتك وجهدك ويجعلك أكثر تركيزًا على المهام الضرورية، مما يسرع من وتيرة أدائك ومعدل تنفيذ المهام ويحسن من النتائج المحققة.
2. تحسين الأداء والإنتاجية
لا يؤثر عمل المساعد الافتراضي على أداءك أنت فقط، لكنه يساهم في تحسين الأداء وإنتاجية العمل كاملًا، فمع القاعدة الكبيرة للمهام التي يؤديها المساعد الافتراضي، يكون بالإمكان دائمًا تنفيذ مهام كثيرة في وقتٍ قليل وزيادة معدل الإنجاز في العمل.
مثلًا، قد ترغب في إجراء العديد من الاجتماعات مع عملاء محتملين، لكنك لا تملك الوقت للاتفاق وجدولة الموعد المناسب لكل اجتماع. يؤدي ذلك أحيانًا إلى تسويف الأمر، وقد ينتهي بك الحال لعدم عقد أي اجتماع. لكن مع وجود مساعد افتراضي، سيستطيع تنسيق جميع هذه المواعيد بسهولة، ما يؤدي إلى عقد اجتماعاتك بانتظام، وربما يتحول جزء من عملائك المحتملين إلى عملاء فعليين في وقتٍ قليل.
ليس هذا وحسب، فالمرونة التي يملكها المساعد الافتراضي تمكّنك من تفويضه بمهام مختلفة، فلن تقلق بشأن المهام الطارئة وحاجتك لوجود شخص متخصص، لأنه يمكنك الاعتماد على المساعد الافتراضي لتنفيذها. كما يمكنك تقديم تدريب له في مختلف المهام من بداية عمله، لضمان قدرته على تنفيذها لاحقًا بجودة عالية.
3. خفض التكاليف
يساعد وجود المساعد الافتراضي على خفض التكاليف التي تتحملها في عملك، فعمله عن بعد يوفر مزايا عدّة، أهمها:
- الدفع على أساس المشروع: عادةً يمكنك توظيف المساعد الافتراضي كمستقل، تدفع له في مقابل عدد الساعات أو المهام أو المشاريع المنجزة فقط، وهذا بالطبع يكون أقل تكلفة من توظيفه بدوامٍ كامل، ودفع راتب ثابت له.
- تكاليف لوجستية أقل: لن تحتاج إلى تجهيز مكان مخصص أو أدوات للعمل من المقر، إذ يعمل المساعد الرقمي الشخصي عن بعد.
- نطاق مهارات واسع: يملك المساعد الافتراضي القدرة على تنفيذ مهام متنوعة ويملك مهارات متعددة، وهذا يغنيك عن توظيف شخص في كل مهمة، لا سيّما في حالة المهام البسيطة أو التي لا تتكرر باستمرار.
4. تحسين جودة حياتك
إلى جانب جميع المزايا التي تحصل عليها لعملك، يساهم المساعد الافتراضي أيضًا في تحسين جودة حياتك عامةً، وذلك لأنه يقلل من حجم الضغوطات والمسؤوليات المفروضة عليك، وينفذ الكثير من المهام التي قد تقلقك أو تزعجك، وتجبرك على العمل لفترات طويلة.
يمكّنك ذلك من تحسين جودة حياتك، وإحداث توازن بين الحياة المهنية والشخصية، والحصول على قدر من الراحة الجسدية والعقلية. إذ يمكنك الحصول على راحة أو إجازة، وفي الوقت ذاته الاطمئنان لأنّ هناك من يتولى مسؤولية العمل والمهام المختلفة، وهذا يساعدك على الاستمرارية والنجاح في عملك على المدى الطويل.
ما هي مهام المساعد الافتراضي؟
يمكن أن يؤدي المساعد الافتراضي قائمة كبيرة من المهام، ومن أهم مهام المساعد الافتراضي:
1. المهام الإدارية البسيطة
يتولى المساعد الافتراضي مسؤولية تنفيذ وتنظيم المهام الإدارة البسيطة في عملك، ويمكنك دائمًا تفويضه بأي مهام إضافية، مثل:
- تنظيم جدول الأعمال والمهام.
- جدولة الاجتماعات وتحديد مواعيدها؛ حسب ما يناسب جدول أعمالك.
- إتمام الحجوزات، مثلًا حجوزات السفر.
- شراء الإمدادات المطلوبة للعمل.
2. المتابعة والتواصل
يمكن لمهمة المتابعة والتواصل أن تكون مهمة مرهقة لك، وفي الوقت ذاته هي مهمة أساسية في العمل، والتأخير فيها قد يسبب بعض المشكلات. لذا يتولى المساعد الافتراضي هذه المسؤولية باختلاف قنوات التواصل، فمثلًا يمكنه الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ورسائل تطبيقات التواصل، مثل الواتساب والماسنجر.
3. خدمة العملاء
المساعد الافتراضي هو موظف خدمة عملاء شخصي يمكن أن يتولى التواصل الأولي مع العملاء، يتلقى استفساراتهم ومشكلاتهم ويساعد على حلها. فإذا كان بإمكانه تقديم حل مناسب، يفعل ذلك وفقًا لمعرفته بالأمور الأساسية في عملك، وإذا تخطى الأمر حدود معرفته وإمكاناته، يمكنه تصعيد الأمر إليك.
4. إدارة المواقع ومنصات التواصل الاجتماعي
تتضمن إدارة المواقع ومنصات التواصل الاجتماعي تفاصيل متعددة، ويمكن للمساعد الافتراضي المساهمة في إدارتها، عبر تولي مجموعة متعددة من المسؤوليات، كالآتي:
- إضافة البيانات والمعلومات الأساسية.
- جدولة ونشر المحتوى.
- الرد على التعليقات والرسائل.
- إجراء بعض التحديثات التي لا تتطلب خبرة برمجية واسعة، مثل تحديث الموقع والإضافات في مواقع ووردبريس.
5. إدخال البيانات
يُنفذ المساعد الافتراضي مهام إدخال البيانات، مثلًا تسجيل بيانات العملاء أو تفريغ تسجيلات صوتية معينة. لا يقتصر دور المساعد الافتراضي على تسجيل البيانات كما هي، لكن يمكنه مراجعتها والتحقق من صحتها، وحذف البيانات غير المهمة، لتتسلم في النهاية البيانات منقحة وجاهزة للاستخدام.
6. البحث
يعتمد جزء أساسي من العمل على البحث، لاستخلاص المعلومات والبيانات واستخدامها في اتخاذ القرارات أو في إنشاء المحتوى، أو غيرها من الأهداف. يمكن أن يؤدي المساعد الافتراضي مهمة البحث، ويقدم لك النتائج في نقاط واضحة مختصرة.
7. إعداد المستندات المختلفة
قد تحتاج في عملك إلى إعداد بعض المستندات المختلفة، ويمكن إسناد هذه المهام إلى المساعد الافتراضي، مع إمداده بالبيانات والمعلومات المطلوبة عند حاجته إليها. من أمثلة المستندات التي يمكن للمساعد الافتراضي تجهيزها:
- إعداد العروض التقديمية المختلفة.
- تقارير العمل، مثل تقارير أداء منصات التواصل الاجتماعي.
- التقارير المالية البسيطة، مثل تسجيل الإيرادات والمصروفات وتتبع النفقات.
كيف توظف مساعد افتراضي عبر مستقل؟
إذا كنت ترغب في توظيف مساعد افتراضي، فستجد ما تبحث عنه على مستقل، أكبر منصة للعمل الحر عربيًا، إذ يوجد عليها عدد كبير من المستقلين المحترفين في أداء هذه المهمة. يمكنك توظيف مساعد افتراضي عبر الخطوات التالية:
1. تحديد هدفك من توظيف المساعد الافتراضي
الخطوة الأولى في توظيف المساعد الافتراضي هي تحديد الهدف من وجوده والمهام التي تتوقع منه تنفيذها، والتفكير إذا كنت تحتاج إلى مساعد افتراضي متخصص في مهمة بعينها، أو تحتاج إلى مساعد افتراضي يعمل معك على مجموعة مختلفة من المهام.
بالطبع اختيار مساعد افتراضي متخصص في مهمة واحدة يمنحك تخصصية ودقة أفضل في الأداء، أمّا تنوع المهام فيمنحك المرونة والنطاق الأوسع من المسؤوليات التي يمكن تكليف المساعد الافتراضي بها. لذا، يتوقف ذلك على هدفك واحتياجك.
2. معرفة المهارات المطلوبة في المساعد الافتراضي
يحتاج المساعد الافتراضي لمجموعة من المهارات لتنفيذ المهام المسندة إليه. بالطبع يمكنك تقديم تدريبات له عند بدء العمل، لكن لا بد من وجود مهارات أساسية لديه، فالتدريب سيركز أكثر على التعريف بنظام وطبيعة العمل وتطوير المهارات الحالية. من أهم المهارات المطلوبة في المساعد الافتراضي:
- التواصل: التواصل جزء أساسي من عمل المساعد الافتراضي، فإلى جانب تعامله معك، فهو يتواصل مع أشخاص مختلفين، مثل العملاء والشركاء والموظفين، ولا بد من التواصل معهم جميعًا باحترافية.
- استخدام الكومبيوتر والبرامج المختلفة: يتطلب عمل المساعد الافتراضي فهم كامل لكيفية استخدام الكومبيوتر، والتعامل مع البرامج المختلفة، مثل برامج تنظيم العمل وإدارة البريد الإلكتروني.
- التنظيم: الهدف الأساسي من وجود مساعد افتراضي هو تنظيم العمل جيدًا، فلا بد من امتلاكه لمهارات تنظيمية عالية، تسهل الوصول للملفات والمعلومات بسرعة.
- إدارة الوقت: يعتمد عمل المساعد الافتراضي على تنظيم الاجتماعات والمواعيد ومتابعة مهام مختلفة، ويتطلب ذلك قدرة عالية على إدارة الوقت بفاعلية.
هذه المهارات الأساسية المطلوب وجودها لدى المساعد الافتراضي، ويمكنك بالطبع البحث وإضافة المزيد من المهارات؛ حسب المهام والمسؤوليات المتوقعة في العمل.
3. إضافة مشروعك على مستقل
يمكنك الآن الانتقال إلى إضافة مشروعك على مستقل، وتضمين البيانات المطلوبة لاستقطاب المستقلين المناسبين من أجل العمل كمساعد افتراضي. استخدم النماذج الجاهزة لإضافة مشروعك؛ من قائمة دعم، مساعدة وإدخال بيانات اختر سكرتارية أو مساعد افتراضي. بعد ذلك أضف تفاصيل المشروع:
- عنوان المشروع: اكتب عنوانًا يوضح ما ترغب به بدقة.
- كتابة وصف المشروع: صف بوضوح طبيعة العمل، والمهام المطلوبة من المساعد الافتراضي.
- مدة العمل: اذكر عدد الساعات المطلوبة من المستقل يوميًا أو أسبوعيًا أو حسب عملك.
- المطلوب استلامه: ما المخرجات التي تنتظرها من المساعد الافتراضي؟ مثلًا جدولة المواعيد أو إدخال البيانات أو غيرها.
- المهارات المطلوبة: ما هي أهم المهارات التي تحتاجها في المساعد الافتراضي؟
- الميزانية ومدة التسليم: ضع الميزانية المناسبة للمشروع، وحدد المدة المتوقعة للتسليم.
يمكنك أيضًا إرفاق أي ملفات توضيحية ترغب في مشاركتها مع المستقلين لتوضيح مشروعك، وإذا لديك المزيد من الأسئلة، يمكنك إضافتها إلى عرض المشروع من خلال خيار أسئلة المشروع.
4. اختيار المساعد الافتراضي المناسب
بعد نشر المشروع وتلقي عروض المستقلين، يمكنك تقييمها لاختيار المساعد الافتراضي المناسب. قيم عروض المستقلين أولًا ومدى فهمهم للمشروع، وبعد ذلك افحص ملفهم الشخصي والتقييمات السابقة ومعرض الأعمال.
تواصل مع المستقلين المناسبين، إذا كان لديك المزيد من الأسئلة لهم، وفي النهاية اختر أكثرهم ملاءمةً لاحتياجك. يمكنك العمل مع المستقل عبر نقاش الصفقة، ومتابعة تنفيذ المشروع. وإذا ترغب في العمل مع المساعد الافتراضي باستمرار، يمكنك توظيفه شهريًا، ومحاسبته في نهاية كل مشروع بالمقابل المادي المتفق عليه.
ختامًا، وجود مساعد افتراضي أمر ضروري لك إذا كنت تعمل في منصب إداري، أو تملك العديد من المهام ضمن نطاق عملك، فهو سيوفر لك الوقت ويساعدك على تحسين إنتاجيتك وإدارة عملك بكفاءة، فلا تترد بتوظيف المساعد الافتراضي الذي تحتاج إليه عبر مستقل.
تم النشر في: استشارات أعمال