كيف تدير مشاريع مؤسستك في مستقل بفاعلية؟

مع التطور الهائل التي تشهده ريادة الأعمال محليًا وعالميًا حاليًا، أصبح توظيف المستقلين نهجًا ثابتًا تعتمده الشركات في تغطية احتياجات أقسامها المختلفة من المهارات والخبرات، ولم يقتصر دور التوظيف هنا على المديرين والمسؤولين وحسب، بل أصبحت مشاركة موظفي الشركة في التوظيف أمرًا حتميًا.

سهّلت منصة مستقل اليوم على الشركات الوصول إلى المواهب المستقلة وتوظيفها على المشاريع التي تحتاجها، لكن الإدارة الناجحة لهذه المشاريع تُعدّ عاملًا حاسمًا في نجاحها، فبدون امتلاك الشركة رؤية واضحة لكيفية إدارة هذه المشاريع، لن تستطيع الحصول على النتائج المطلوبة وتحقيق أهدافها.

أهمية إدارة المشاريع في عملية توظيف المستقلين

يُعدّ الاهتمام بوضع آلية واضحة لإدارة المشروع من البداية، ومتابعة إنجاز المهام مع المستقل حتى الاستلام، من أساسيات إدارة المشاريع بنجاح. وتكمن أهمية إدارة مشاريع توظيف المستقلين في:

تحقيق أهداف المؤسسة

تقود المتابعة والإدارة السليمة للمشاريع إلى تحقيق الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة، سواء كان هدفها زيادة الإنتاجية في المرحلة الحالية، أو الحصول على خدمات مساندة في بعض التخصصات. كل هذه الأهداف يمكن تحقيقها من خلال توظيف المستقلين عبر منصة مستقل، المنصة الأكبر عربيًا للعمل الحر.

فإذا كانت المؤسسة تحتاج إلى زيادة الإنتاجية، فيمكنها زيادة وتيرة توظيف المستقلين، مثلًا أرادت المؤسسة إطلاق حملة إعلانية مفاجئة واحتاجت توفير عدد كبير من تصاميم الصور والفيديو، يمكنها توظيف عدّة مصممين من خلال مستقل لتغطية حاجتها.

أما إن كان هدفها الحالي الحصول على خدمات مساندة في بعض التخصصات؛ وليكن كتابة المحتوى أو التصميم مثلًا، تستطيع إسناد هذه المهام إلى المستقلين، بينما يركز فريق العمل على المهام الأساسية.

التركيز على المهام الأساسية

اعتماد فريق العمل على توظيف المستقلين في تنفيذ المشاريع المساندة التي يحتاجونها في المجالات المختلفة، يزيد من إنتاجية الفريق وقدرته في التركيز على مجالات العمل الأساسية. ينعكس هذا على وضوح الأهداف والرؤية الكُلْيَة لأفراد المؤسسة، بالتالي عدم الانغماس بتفاصيل الأعمال التي قد تؤخر النتائج وتعرقل تقدم العمل.

لنتخيل مؤسسة لديها مسؤول محتوى يعمل على إنتاج من ثلاث إلى أربع مقالات أسبوعيًا، ويعمل على مهام أخرى في إدارة المحتوى، لا شك أن مهمة كتابة المقالات ستأخذ من وقته وتركيزه، ثم تؤثر على مهام أخرى لها أولوية؛ مثل دراسة محتوى المنافسين والخروج بأفكار وتوصيات تفيد وضع المؤسسة في السوق.

حتى لو افترضنا أن لديه القدرة على تنظيم وقته بين مهام العمل، فإن خيار تفويض مهام كتابة المقالات لمستقلين محترفين في كتابة المحتوى وتفرغه لأداء المهام ذات الأولوية، سيكون أكثر فائدة للمؤسسة. إذ يتحول دوره من التنفيذ إلى الإشراف على المستقلين، ويتوجه تركيزه إلى تطوير مجال العمل الأساسي.

زيادة إنتاجية فريق العمل

توظيف المستقلين يضاعف إنتاجية فريق العمل، فمثلًا إذا تولى مسؤول المحتوى الذي تحدثنا عنه سابقًا مهمة كتابة هذه المقالات بنفسه، ستكون إنتاجيته ما بين 3 لـ 4 مقالات أسبوعيًا. لكن عندما يفوّض هذه المهمة إلى مستقلين آخرين ويتحول دوره إلى الإشراف، ستتضاعف إنتاجية الفريق، ويزيد تركيزه على المهام الأساسية.

تستطيع من خلال منصة مستقل إنجاز مهام أكثر في وقت أقل، والاستجابة لظروف ومتغيرات العمل الاستثنائية بمرونة. على سبيل المثال، إذا احتاجت الشركة إلى إعداد حملة إعلانية مفاجئة بناءً على متطلبات السوق والمنافسة، يمكن لفريقك الاستعانة بخبرات المسوقين الرقميين المستقلين، بدلًا من بذل مزيدًا من الجهد والوقت الذي سيؤخر إطلاق هذه الحملة وتحقيق أهدافها.

كيفية إدارة المشاريع من خلال مستقل للمؤسسات؟

يتيح لك مستقل للمؤسسات إمكانية إنشاء مؤسسة لشركتك، وإضافة فريق العمل للمساهمة في توظيف وإدارة المشاريع، ويوفر أدوات تسهل عملية إدارة المستقلين والمشاريع على حدٍ سواء. بعد إنشاء مؤسسة في مستقل للمؤسسات، وإضافة فريق عملك وإعطائهم صلاحيات التوظيف المناسبة، تستطيع الاستفادة من أدوات إدارة المشاريع التي يوفرها مستقل لفريق العمل، للتعاون وإنجاز المشاريع بأفضل طريقة ممكنة.

1. إسناد المشروع

بعد نشر المشروع وتلقي العروض واختيار المستقل المناسب لبدء تنفيذ المشروع، سيظهر لديك خيار أسند المشروع بجانب اسمك كصاحب مشروع، يتيح لك هذا الخيار إسناد مهام إدارة ومتابعة المشروع لعضو آخر من فريقك.

تختلف أسباب رغبة العضو في إسناد المشروع لعضو آخر، فقد تكون كصاحب مشروع لديك أولويات أخرى في العمل بحاجة للتفرغ لها، بالتالي يتابع المشروع عضو آخر من زملائك، مما يضمن سير العمل وإنجازه بالوقت المحدد دون توقف أو تعطيل لسير العمل.

من ناحية أخرى قد يكون المشروع الذي يعمل عليه المستقل كبير ويجب إنجازه على عدّة مراحل، وفي كل مرحلة هناك عضو من الفريق أقدر على متابعته بالشكل الأمثل، هذا يساهم في ضمان نتيجة العمل والحصول على المخرجات المطلوبة في نهاية المشروع.

2. ملاحظات المشروع

لا يوجد مشروع ناجح لا يكون التعاون بين أعضاء فريق العمل أحد سماته، لذلك يتيح لك مستقل للمؤسسات مشاركة الملاحظات على المشروع مع أعضاء فريقك في قسم الملاحظات بجانب قسم نقاش الصفقة. هذه الملاحظات سيكون لديك حرية جعلها ملاحظة شخصية تظهر لك وحدك كصاحب مشروع، أو مشاركتها مع فريق المشروع، لكن في كل الحالات لن يستطيع المستقل رؤيتها.

فمثلًا؛ إذا رأيت أن هناك أمور تحتاج إلى الإشارة لها في مشروع معين يديره أحد أعضاء فريقك، يمكنك ترك ملاحظة لصاحب المشروع لوضعها بالحسبان في أثناء متابعته تنفيذ المشروع مع المستقل. أيضًا في حال أردت التعاون مع زملائك ببعض الاقتراحات أو الأفكار المتعلقة بالمشروع وآلية تنفيذه، تستطيع مشاركتها معهم في قسم الملاحظات.

3. تنبيهات المشروع

في حال كنت تعمل على مهام عاجلة في فترة ما ولا تمتلك الوقت الكافي لمتابعة كل التفاصيل الخاصة بمشاريعك من كثب، فلن تحتاج إلى الدخول إلى مستقل بشكلٍ دائم، يكفي أن تشترك بتنبيهات المشاريع قيد التنفيذ لتحصل على إشعارات كلما حدث أي تغيير يستدعي الالتفات إليه.

تسمح لك تفعيل تنبيهات المشروع الاطلاع على كافة الردود والملاحظات الجديدة على المشروع، ومعرفة أي تغيرات تحدث في حالة المشروع، لمتابعة سير العمل واستقبال التغييرات في حال حدوثها، مما يساعد في تنظيم أولويات العمل، سواء في متابعة المشاريع على مستقل أو في الأعمال والمهام الأخرى.

4. الاطلاع على مشاريع المؤسسة

كصاحب مؤسسة دوره الإشراف على سير العمل في المشاريع التي يتابعها أفراد الفريق، لن تحتاج الدخول إلى حساب كل عضو للاطلاع على المشاريع التي يتابعها مع المستقلين، أو المرحلة التي وصل إليها تنفيذ المشروع، أو حتى حالة المشروع.

تستطيع من خلال لوحة التحكم الاطّلاع على إحصائيات المشاريع وحالة كل منها، كما يمكنك فلترة نتائج البحث عن المشاريع حسب حالتها أو الفريق والعضو الذي نشرها، مما يسهل عليك البحث والوصول للنتائج التي تحتاجها.

5. ملاحظات حول المستقلين

يقال أن التجربة خير دليل، وهذا الأمر حقيقي في العمل مع المستقلين، فتجربة توظيف عضو من الفريق لمستقل ذو كفاءة يمتلك الخبرة ويعمل باحترافية، تكون خير إثبات ودليل لبقية أعضاء الفريق عند الحاجة للعمل معه مجددًا في مشاريع أخرى.

نتيح لأصحاب المشاريع في مستقل إمكانية مشاركة انطباعاتهم في العمل مع المستقلين مع بقية أعضاء الفريق، ليأخذوا الملاحظات بالحسبان عند توظيف المستقلين أنفسهم في مشاريع أخرى، مما يساهم بشكلٍ كبير في نجاح مشاريعهم وأعمالهم القادمة.

6. مشاركة المستقلين

رغم أن منصة مستقل تمتلك عدد ضخم من المستقلين المحترفين، لكن لن يكون منطقيًا البحث يدويًا عن مستقلين جدد دون النظر إلى المستقلين المحترفين الذين تعامل معهم أعضاء مؤسستك سابقًا. إذ تُسهل لوحة تحكم المؤسسة على أعضاء الفريق الوصول إلى المستقلين الذين عمل معهم زملائهم في مشاريع سابقة من خلال تصنيف المستقلين.

وبذلك يمكن لأي عضو فلترة المستقلين الذين عمل معهم أعضاء الفريق نفسه أو أعضاء فرق المؤسسة الأخرى، ومن ثم الاطلاع على الملاحظات التي شاركها أعضاء الفريق حول هؤلاء المستقلين، وأخذ قرار نهائي بتوظيفهم من عدمه قبل البحث عن مستقلين جدد.

يساعد مستقل للمؤسسات الشركات على إدارة المشاريع والمستقلين بأفضل طريقة، من خلال توفير أدوات تسهل عليها هذه المهمة، مما يجعل الهدف الأساسي من عملية التوظيف يصب في مصلحة المؤسسة بتحقيق الأهداف، والوصول إلى نتائج العمل المطلوبة بالكفاءة والجودة اللازمة، وهذا ما يعزز خطط النمو والتوسع المستقبلية لها.