منذ عدة سنوات، وبعد زيادة عدد الأصناف في أحد متاجر بيع الأدوات المكتبية، قرر مدير المتجر شراء برنامج لإدارة المخازن؛ للرقابة على الكميات وتحديد النواقص مبكرًا، وبالفعل كان للبرنامج تأثيرًا جيدًا على العمل. لكن بعدها اتسع العمل بالمتجر لدرجة أن العملاء كانوا يصطفون أمام الكاشير خاصةً في المواسم الدراسية، لذا كان القرار المناسب شراء برنامج نقاط بيع POS (كاشير).
توّسع المتجر إلى أن أصبح شركة لها عشرة أفرع، وإدارة مختصة بالاستيراد، وأخرى لتجارة الجملة مع مخازن في عدة مدن مختلفة. وبدلًا من برنامج المخازن ونقاط البيع فقط، انضم إليهما برنامج ثالث للحسابات، ورابع لإدارة علاقات العملاء CRM، وآخر لإدارة الموارد البشرية. كل برنامج منهم له قاعدة بيانات ومدخلات ومخرجات منفصلة تمامًا عن البقية ولا تتأثر ببعضها البعض.
لذلك عند إعداد تقارير للإدارة؛ كانت تجمّع المخرجات من كل نظام بصورة منفردة، ويُعّاد ترتيب هذا الكم الهائل من البيانات لتشكّل منها التقارير المطلوبة. الآن، تخيل الوضع إذا كانت الشركة قد استخدمت نظام واحد يجمع كل هذه البيانات، وتستطيع الإدارة الاطلاع المباشر على أي تقارير تريدها دون طلبها من أحد؟ هذا بالضبط ما يقدِّمه نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP.
جدول المحتويات:
- أول الحلول الذكية لمشكلات أصحاب الشركات
- ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
- أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات لأعمالك؟
- الفرق بين نظام ERP وبرنامج إدارة علاقات العملاء CRM
- أفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
- 5 خطوات عملية لتنفيذ نظام ERP داخل شركتك
- ثلاث نصائح ومحاذير من خبير
نظام ERP: أول الحلول الذكية لمشكلات أصحاب الشركات
يوجه التركيز الأكبر في الشركات الصغيرة وخاصةً الناشئة منها إلى أنشطة المبيعات وخدمة العملاء، ربما على حساب الأنشطة التنظيمية مثل: اتباع دليل للإجراءات، أو الالتزام بالاستخدام السليم للنماذج. أحيانًا لقلة عدد الموظفين أو لمحدودية تأهيلهم. وكلما زاد الطلب على منتجات الشركة، زادت تعقيدات العمل، وهذا هو المنحنى الخطر الذي يختبر عنده ثبات وإحكام نظام الشركة، حيث تظهر المشكلات التنظيمية الشائعة مثل:
- الغرق في التفاصيل الإجرائية، بدلًا من استثمار هذا الجهد في التخطيط لتوسيع الأعمال أو إعادة النظر في التسعير أو عقد شراكات هامة.
- قضاء وقت طويل في انتظار التقارير من الإدارات المختصة مثل: الإدارة المالية وإدارة المخازن والمشتريات والمبيعات وغيرها.
- عدم وجود ما يضمن دقة التقارير النهائية، وأحيانًا توجد أخطاء يسهل اكتشافها بمجرد النظر.
- غياب التقييم الصحيح للنفقات، ومعرفة إذا كانت أنفقت في المسار الصحيح أم هناك تكاليف مهدرة كان يمكن تفاديها.
في هذه المرحلة، تمثل الإجراءات الأساسية مثل: تحديد الوصف الوظيفي للعاملين، واعتماد إجراءات عمل تشغيلية ومحاسبية وإدارية موثقة، وإلزام العاملين باستخدام نماذج مستندات موحدة قابلة للمراجعة، تطورًا ملموسًا لنظام العمل وخطوة في سبيل حل المشكلات السابقة.
لكننا نبحث هنا عن حل ذكي يعالج المشكلات السابقة جذريًا ويضمن سير الأعمال بانسيابيه، فتجد أن لديك من الوقت والجهد ما يوجّه إلى دورك الرئيسي كمدير أو صاحب عمل؛ ألا وهو اتخاذ القرارات المتعلقة بسياسة الشركة وتطورها وعلاقاتها الخارجية، هذا الحل هو نظام تخطيط موارد المؤسسات.
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج إلكتروني يربط جميع إدارات الشركة ببعضها، وتجرى من خلاله كافة الإجراءات، وتسجّل فيه كافة البيانات في حدود ما تقرر الشركة دخوله ضمن ميكنة الأعمال، مع تحديد مسبق لصلاحيات الاطلاع والتعديل وغيرها.
نظام ERP له قاعدة بيانات واحدة، وشاشات مختلفة يستخدمها الموظفون كل حسب تخصصه وصلاحياته. ويتكون عادةً من عدة أقسام يطلق على كل قسم منها نظام فرعي أو (Module) أبرزها:
- نظام المحاسبة: يتضمن تسجيل الفواتير وحركات الخزينة والتسويات البنكية. وينتج عدة تقارير مثل: ميزان المراجعة، وكشوف حسابات العملاء والموردين والبنوك، والميزانية وقائمة الدخل والتدفقات النقدية.
- المخازن: يضم حصر بمحتويات المخازن، وتسجل من خلاله أذون الإضافة والصرف، وتستخدم تقاريره في متابعة أعمال الجرد والتنبيه لوصول الصنف المخزني إلى حد الطلب.
- المشتريات: يسجل من خلاله كافة عروض الأسعار الواردة للشركة وإجراء المقارنة بينها، وإصدار أوامر التوريد ومتابعة تنفيذها سواء الاستلام المخزني أو تسديد الدفعات للموردين.
- نقاط البيع (الكاشير): يقيد مبيعات المتاجر؛ إذ يسجل الكاشير الأصناف والكميات المباعة من خلال الباركود، وتظهر الأسعار تلقائيًا، ليُطبع الإيصال ويُسلم للعميل.
- المبيعات: يسجل أوامر البيع وبيانات العملاء، ويُتابع من خلال تقارير المبيعات المعاملات مع كل عميل وأداء فريق المبيعات كل على حِدَةٍ.
- إدارة علاقات العملاء: حلقة الوصل بين فريق التسويق والمبيعات، إذ يسجل به كل تواصل مع العملاء المستهدفين أو إرسال عروض الأسعار، وغيرها من عمليات ما قبل البيع.
- التصنيع: يسجل أوامر التشغيل؛ إذ يُخفّض مخزون الخامات آليا بما اُستخدم، وزيادة مخزون الإنتاج بما أُنتج.
- الموارد البشرية: يضم كافة أنشطة الموارد البشرية من تسجيل بيانات العاملين وحساب الرواتب، فضلًا عن تسجيل الإجازات والأذون واحتساب أثرها على الرواتب والتقييمات.
الجدير بالذكر هنا أن هناك أقسام فرعية أخرى لنظام تخطيط موارد المؤسسات مثل: إدارة المشروعات وإدارة منصات التجارة الإلكترونية وغيرها، لكن الأقسام السابقة هي الأكثر شيوعًا واستخدامًا.
ما هي أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات لأعمالك؟
يؤثر نظام تخطيط موارد المؤسسات تأثيرًا إيجابيًا على سير الإجراءات داخل شركتك، ويوفر الكثير من الوقت والجهد، إذ يظهر ذلك بوضوح من خلال:
ضبط إجراءات العمل وإحكام الرقابة عليها
يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات سير الإجراءات حسب نظام العمل، إذ يشترط كل قسم (شاشة) إتمام مستخدمين معينين لعدد من الخطوات بترتيب محدد مسبقًا لاعتماد المستند.
على سبيل المثال؛ لا يمكن تسجيل إذن صرف المخازن إلا بعد إدخال بيانات الأصناف كاملة، وضغط أمين المخزن على زر الحفظ، واعتماده من مدير المخازن. ذلك على عكس النظام اليدوي، حيث يمكن إعداد إذن الصرف والأصناف مكتوبة بخط غير واضح أو بدون استيفاء التوقيعات.
الحصول على تقارير لحظية دقيقة
يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسات الحصول على التقارير مباشرةً دون الحاجة إلى وقت أو إلى تكليف أحد الموظفين بإعدادها، إذ يمكن للمدير المسؤول الدخول مباشرةً إلى النظام والاطلاع على البيانات والإحصاءات التي يحتاجها، سواء للمتابعة أو لاتخاذ قرار فوري.
على سبيل المثال؛ يستطيع المدير المسؤول الاطلاع على كل من: الموقف النقدي، موقف المخزون، كشوف حسابات العملاء والموردين، وتقارير أعمار الديون، وكشوف حركة نقاط البيع، وقائمة المركز المالي، وقائمة الدخل وغيرها من التقارير.
الحفاظ على سير العمل وعدم تعطله
على عكس النظم اليدوية أو استخدام برنامج الإكسل وما شابه، يحافظ نظام تخطيط موارد المؤسسات على آلية سير العمل وديمومته، حتى عند غياب الموظف المسؤول. إذ تتيح أغلبية النظم المستضافة على السحابة للموظف أداء دوره على النظام عن بُعد من أي مكان متصل بالإنترنت. وعند عدم تمكّنه من ذلك؛ يتيح النظام للموظف البديل أداء نفس الدور طالما خُطط لذلك أثناء تثبيت وتخصيص النظام.
خفض التكاليف
تساعد نظم تخطيط موارد المؤسسات على خفض التكاليف من خلال التحكم بكافة مراحل الإنفاق، بدايةً من طلب الإدارة المختصة للصرف في بند معين، والمقارنة بين عروض الأسعار، ثم مطابقة الطلب مع الموازنة المخططة وعرض أفضل شروط السداد من خلال العمليات السابقة المسجلة على النظام. إضافة إلى تقارير متابعة نسب الصرف السابقة على البند نفسه وتطور أسعاره والكميات المستخدمة منه.
ما الفرق بين نظام ERP وبرنامج إدارة علاقات العملاء CRM؟
كما أشرنا سابقًا، تغطي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP الوظائف الأساسية للإدارات بكافة تفاصيلها، ويتأثر كل نظام فرعي بمدخلات النظم الفرعية الأخرى. مثلًا؛
- عند تسجيل إذن إضافة أصناف للمخازن، يتأثر قسم المخازن بالكمية المضافة، كما يتأثر قسم المحاسبة بالتكلفة المضافة لحساب المخزن كأصول متداولة.
- عند تسجيل مبيعات لرجل بيع معين في موديول المبيعات تحسب العمولة الخاصة به وتسجل تلقائيا في موديول الموارد البشرية لينعكس صرفها على موديول المحاسبة.
أما برنامج إدارة علاقات العملاء فهو نظام مركز لا يؤثر ولا يتأثر بأعمال الإدارات الأخرى. أي أنه ينظم العمليات المرتبطة بالمبيعات تحديدًا، لكن بكافة تفاصيلها مثل: إدارة قنوات الاتصال بالعملاء المحتملين وتسجيل الفرص ومتابعتها، وإدارة مندوبي البيع سواء مقابلاتهم مع العملاء ونتائجها أو احتساب عمولتهم، ومتابعة نتائج استهداف المبيعات على مستوى المناطق الجغرافية وغيرها من أدوات القياس.
إذا كنت تستخدم نظام CRM، هل يمكن ربطه بنظام ERP؟
الإجابة المباشرة: بالطبع يمكن الربط بين كلاهما، لكن سهولة تنفيذ الأمر يعتمد على مدى قابلية كل منهما الارتباط بالنظام الآخر. لذا إن كنت تستخدم نظام متخصص في وظيفة معينة بالفعل مثل: إدارة علاقات العملاء أو التصنيع أو التوريدات، وتنوي استخدام نظام ERP شامل مع الاحتفاظ بالنظام المستخدم، فينبغي لك توضيح هذه المعلومة لاستشاري نظم ERP المختص ليقيم لك حدود الربط الممكنة.
ما هي أفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
تتعدد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وتختلف حسب تعقيدها وتكاملها وكذلك مدى مناسبتها لأحجام الأعمال المختلفة. على سبيل المثال؛ تناسب أنظمة أوراكل Oracle وساب SAP ومايكروسوفت ديناميك Microsoft Dynamics الشركات الكبيرة، نظرًا لتكلفتها المرتفعة وتفاصيلها المعقدة التي تحتاجها هذه الشركات. في حين يناسب كلًا من نظام أودو Odoo ونيكست ERPNext الشركات المتوسطة إلى الصغيرة، نظرًا لتكلفتها الأقل نسبيًا وقلة تعقيداتها.
كما أن هناك العديد من أنظمة ERP الأخرى التي أنتجتها شركات محلية في الوطن العربي، لكن لا يمكن الحكم عليها ضمن هذا المقال نظرًا لعدم تجربتها شخصيًا أو وجود توثيق أو آراء منشورة عنها من الخبراء المختصين، لكن هذا لا ينفي جودتها بل يتعلق فقط بصعوبة صياغة رأي دون مرجعية.
5 خطوات عملية لتنفيذ نظام ERP داخل شركتك
اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات وتنفيذه داخل شركتك ليس بالأمر اليسير، فهي عملية يحيط بها التحديات، وتحتاج إلى خطوات مدروسة بعناية لتكون على المسار الصحيح، أبرز هذه الخطوات:
1. تقييم الأنظمة الحالية وتحديد المتطلبات الإضافية
يُعدّ الهدف الأساسي من هذه الخطوة حصر الأنظمة المستخدمة حاليًا داخل الشركة والوقوف على فعاليتها ومدى تحقيقها للأهداف المطلوبة منها. على سبيل المثال؛ قد تستخدم الشركة نظام إدارة مخازن لتنظيم المخازن وحصر الأصناف ومراقبة الصادر والوارد، لكن تكتشف بعدها أن مراقبة الأصناف تمت ككميات وليس كتكلفة مخزون، وأنه ما زال لا يمكن ربط المخازن المنتشرة جغرافيًا ببعضها، أو ربطها مع المركز الرئيسي.
تتضمن هذه الخطوة أيضًا تحديد المتطلبات الإضافية التي لا تلبيها الأنظمة الحالية، يجرى هذا التحديد بصورة عامة مثل تنظيم الحسابات والمخازن والمشتريات ونقاط البيع، مع الاهتمام بربط جميع المخازن معًا، وإعادة تكويد الأصناف وتصنيفها بصورة أسهل، ومراقبة تكاليف وسائل النقل بدقة. وهذا يختلف عن تحليل المتطلبات التفصيلي على مستوى كل وظيفة، الذي يُعدّ من اختصاص استشاري نظم تخطيط موارد المؤسسات.
2. اختيار النظام المناسب للشركة
الملاءمة الفنية والمالية يشكلان معًا مفتاح تقييم واختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP المناسب. نقصد بالملاءمة الفنية اختار النظام الذي يناسب حجم معاملات الشركة ويلبي احتياجاتها وتنوع إجراءاتها الداخلية، ويقدِّم الإحصاءات والتقارير المختلفة المطلوبة للإدارة.
أما الملاءمة المالية تعني أن تكون تكلفة النظام مناسبة لإمكانات الشركة المادية، مع الأخذ في الحسبان أي تكاليف متعلقة بالنظام سواء تكاليف مباشرة مثل تكلفة رخصة البرنامج نفسه أو اشتراك الاستضافة، أو غير مباشرة مثل أتعاب استشاري ERP المنفذ.
يمكنك تكوين رؤية أولية حول الأنظمة التي قد تكون مناسبة لك من خلال الاطلاع على أبرزها والمقارنة بين خصائص وتكلفة كل منها. لكن لأن قرار اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات لا بد أن يستند إلى تحليل احتياجات الشركة ومواردها، مع الخبرة العملية بهذه الأنظمة وتقنياتها المختلفة، فأصبح توظيف استشاري خبير ERP أمر لا غنى عنه.
ما يجعل الاستعانة باستشاري ERP متخصص أمر لا غنى عنه ليس ترشيحه لنظام تخطيط موارد المؤسسات المناسب لشركتك -فهذه أولى مهامه- إنما لأنه سيكون المسؤول عن تنفيذ المشروع بالكامل، بدايةً من تثبيت النظام وتخصيصه وتدريب الموظفين عليه، ومتابعة مرحلة التشغيل التجريبي ومعالجة الملاحظات الناتجة عنها.
3. توثيق إجراءات العمل
في بعض الأحيان، قد يغفل استشاري تخطيط موارد المؤسسات عن خطوة توثيق إجراءات العمل بما يتناسب مع طبيعة الشركة، ويطبق الإجراءات المثبتة في النظام كما هي دون التعديل عليها، إما تسرعًا منه لضيق الوقت أو لعدم تلقيه المساعدة اللازمة من العاملين بالشركة.
لذا من المهم تكليف شخص من داخل الشركة، يكون مسؤولًا عن التواصل والمتابعة مع استشاري النظم المنفذ لمساعدته على توثيق إجراءات العمل بالشركة، فيجمّع له المتطلبات التي يحتاجها من الموظفين مثل: قائمة أصناف المخزون وشجرة الحسابات وقوائم العملاء والموردين وغيرها من المتطلبات، ويُسلمه خطة العمل لمتابعتها.
اطلب من استشاري النظم عرض إجراءات العمل عليك لاعتمادها قبل التطبيق على النظام. فمثلًا؛ في حالة الشراء من مورد معين وتسجيل أمر التوريد على النظام، يجب أن يوثق الآتي:
- مَن لهم حق إنشاء أمر التوريد.
- مَن لهم حق التعديل.
- مَن لهم حق الاطلاع.
- مَن لهم حق اعتماد أمر التوريد.
- ما هي حدود كل منهم في الشراء (الحدود هي أصناف أو قيمة مالية محددة).
على الهامش، لا تقتصر أهمية توثيق الإجراءات هذا على تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات وحسب، بل أن كثير من الشركات قد استفادت منه لأنه كان بمنزلة مرجع ودليل إجراءات للشركة فيما بعد.
4. تخصيص النظام وتدريب العاملين
تُعدّ هذه الخطوة هي مرحلة التنفيذ الفعلي للمشروع، إذ يبدأ استشاري النظم بتجهيز نسخة الشركة من النظام بكافة المواصفات المُتفق عليها مسبقًا، وتخصيصه وفقًا لإجراءات العمل والمتطلبات الحالية. يشمل هذا إعداد الهيكل التنظيمي، والأقسام الرئيسية للنظام وفقًا للعمليات الحالية بالشركة، وتحديد صلاحيات المستخدمين، وتكامل البرنامج مع الأنظمة الأخرى.
بعد تثبيت النظام وتخصيصه، تأتي مرحلة إشراك العاملين بالشركة وتدريبهم على النظام وكيفية استخدامه. إذ يوضح الاستشاري لكل مستخدم للنظام الأقسام أو الشاشات الخاصة به وصلاحياته، والتقارير الخاصة بوظيفته وكيفية الاطلاع عليها. كما يوضح للإدارة كيفية المتابعة وعرض التقارير من خلال النظام.
لا يمكن إهمال خطوة تأهيل العاملين أو تخطيها لأي سبب، لأن فريق العمل هو العامل الرئيسي الذي سيحدد نجاح تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات أو فشله. لذا لا بد أن يصل إليهم من اللحظة الأولى لتنفيذ المشروع أنهم قوة الشركة الحقيقية، وأي نظام لميكنة العمل هدفه مساعدتهم وليس استبدالهم.
5. التشغيل والتحسين
الآن، أصبح لديك نسخة كاملة من نظام تخطيط موارد المؤسسات مخصصة للشركة تحمل إجراءاتها وبياناتها وصلاحيات المستخدمين. في هذه المرحلة يمكنك بدء العمل التجريبي بالنظام جنبًا إلى جنب مع نظام العمل المعتاد مؤقتًا كفترة انتقالية، ثم إبلاغ الاستشاري بأي ملاحظات أو مشكلات تواجه العاملين.
بعد معالجة الاستشاري ملاحظات العاملين، يحدث الانتقال الكامل والاعتماد الكلي على نظام ERP بانتظام. الجدير بالذكر هنا أن التشغيل المنتظم لا يعني استغناء الموظفين عن الدعم الفني من الاستشاري المنفذ، لذا يجب أن يكون هناك اتفاقًا واضحًا منذ البداية مع الاستشاري عن حدود الدعم الفني وتكلفته.
ومع ذلك؛ احرص على تأهيل شخص أو أكثر من فريق الشركة الداخلي ليكون على دراية كاملة بالنظام ويواكب تنفيذه، ليساعد في حل المشكلات البسيطة التي لا تتطلب دعم فني متخصص، هذا الدور عادةً يسمى المستخدم المميز أو الخارق Super User.
ثلاث نصائح ومحاذير من خبير
إذا اخترت أن تستخدم نظام ERP، إليك ثلاث نصائح لتعمل بها، وثلاثة تحذيرات انتبه لها.
أولًا: النصائح
- تعاون مع استشاري متخصص في تخطيط موارد المؤسسات ليساعدك من البداية في تقييم احتياجات شركتك تفصيليًا.
- حدد أهدافك من تطبيق نظام ERP بشركتك؛ ستكون مرجعًا ومؤشرات لقياس أثر تطبيق النظام فيما بعد.
- اختر أحد موظفي الشركة ليكون حلقة الوصل بين الاستشاري وبين إدارة وموظفي الشركة. مع التجربة، سيكون هذا الشخص خبيرًا في استخدام النظام ومتخصص في حل مشكلاته فيما بعد.
ثانيًا: المحاذير
- الخلط بين البرامج المحاسبية المحدودة وبين نظم تخطيط موارد المؤسسات، فالبرامج المحاسبية مكونًا واحدًا من عشرات مكونات أنظمة ERP.
- القلق من النظم المبنية على السحابة، فاستضافة النظام خارج الشركة من خلال شركة متخصصة آمن تمامًا. لكن من المهم التحقق من كفاءة ومصداقية الشركة المستضيفة، وأن يكون لها سجل ناجح وقوي.
- بِدء التنفيذ بدون خطة واضحة من حيث التوقيتات والمخرجات وكيفية التسليم.
أخيرا، لكي تحقق أقصى استفادة لشركتك من استخدام نظام موارد المؤسسات، تابع العمل دائمًا من خلال النظام، فإن ذلك يحث العاملين على التسجيل الفوري للمعاملات وتحري الدقة وعدم التراخي، وكأنها مسابقة لإثبات الكفاءة من خلال النظام، والمستفيد الأول هو الشركة وأيضا الموظف المجتهد.
تم النشر في: مايو 2024
تحت تصنيف: ريادة أعمال | مشاريع ناشئة
