تساعد الاجتماعات مع فرق العمل الموزعة عن بعد على إبقاء الشركة في المسار الصحيح، كما أنها ضرورية وحيوية لكسر الحواجز الجغرافية، وتحمل الكثير من الفوائد إضافة إلى متابعة التقدم المُحرز في العمل، ترفع الاجتماعات من كفاءة فرق العمل الموزعة عن بعد، وتساعد في بناء علاقات وروابط ثقة قوية بين أفراده، كما وتعد فرصة مناسبة لحل المشاكل، والعراقيل التي تواجه الموظفين في أداء مهماتهم، وتحسين أداء الموظفين، والتخطيط والتعلم واكتساب الخبرات، وتبادل المعلومات، بين أفراد متنوعين من ثقافات وخلفيات متنوعة، إضافة إلى دورها الفعال في تعزيز مهارات الاتصال الجماعي، والاستفادة من الأفكار الملهمة التي تنتج عن نقاشات الفريق.

أن تتمكن من إدارة اجتماع ناجح لفريق عملك الموزع عن بعد، يعني أن تضع الشركة في الطريق الصحيح، وأن تقطف ثمار النتائج الإيجابية والبناءة المرجوة لأي اجتماع، إليك بعضا من أسرار إدارة اجتماعات ناجحة لفرق العمل الموزعة عن بعد:

خطط قبل أن تبدأ

دائما تسمع هذه النصيحة، ولكن مجددًا؛ الذين لا يخططون، يخططون للفشل، التخطيط المسبق يساعدك على إدارة الاجتماع بنجاح ويؤكد لفريق عملك الموزع عن بعد أنك تأخذ الاجتماعات على محمل الجد، تأكد أن تضع أهدافا محددة تضمن نجاح الاجتماع، لا تحضر الاجتماع دون أن تحضر ورقة تحدد فيها أهم ما ستتطرق إليه، والمهام التي ستوزعها، وملاحظاتك وانتقاداتك للفريق، وآخر الأخبار التي تخص الشركة والتعليمات، وجدولة تدخلات أفراد الفريق أثناء الاجتماع.

أرسل لفريق العمل بريد إلكتروني يشمل كافة النقاط التي سيتم مناقشتها لتسمح للموظفين بتحضير أفكارهم، الذهاب للاجتماع دون تحضير يعني أن النقاش سيكون غير منظم وبلا جدوى، تأكد أن تحصل على تغذية مناسبة من موظفيك، واحرص على تنظيم الاجتماع في وقت يناسب فريق عملك الموزع عن بعد،مراعاة لاختلاف المناطق الزمنية.

استخدم الأدوات المناسبة

الكثير من المخاوف كانت تراود أصحاب الشركات الناشئة بخصوص توظيف فرق العمل الموزعة عن بعد، أهمها القدرة على التواصل مع الفريق بالشكل الملائم أثناء الاجتماعات، لحسن الحظ التكنولوجيا في تطور متزايد لإيجاد الحلول ولتجاوز التحديات والعراقيل، التي تواجه مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد مع الانتشار الواسع لظاهرة توظيف المستقلين عن بعد، ولأن نجاح  اجتماعات تلك الفرق يتوقف على التكنولوجيا لا بد أن تكون وفريق عملك على دراية تامة باستخدام الأدوات المناسبة للتواصل وعقد الاجتماعات، تعد الاجتماعات عبر الفيديو من أنجح الطرق للحصول على نتائج إيجابية من الاجتماع، إليك بعض الأدوات التي تساعد على عقد اجتماعات فيديو وبعض الأدوات الأخرى الهامة:

Skype: من برامج المفضلة لإجراء محادثات لاجتماعات العمل، سهل الاستخدام، ويمنحك فرصة لتجربة مدى وضوح الصوت والصورة قبل أن تبدأ الاجتماع.

Everytimezone: تسهل الأداة على مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد معرفة وقت الاجتماع المقترح لأي منطقة زمنية، ما يوفر عليك جهد حساب فروق التوقيت.

zoom.us: يسهل التطبيق الاجتماعات عبر الإنترنت، بجودة عالية في الصوت والصورة، يمكن للجميع تقاسم الشاشة، بعدد مشتركين يصل إلى 500 مشارك.

Join.me: أداة تسمح بالتقاسم الفوري للشاشة وإجراء المكالمات بالصوت والفيديو أثناء الاجتماعات.

MeetingMogul : تطبيق يسهل إنشاء وإدارة المكالمات الجماعية أثناء الاجتماعات، على الهاتف من أي مكان.

اجتماعات ما قبل الاجتماع

اسمح لنفسك بالتعرف على أفراد فريق عملك الموزع عن بعد، عن كثب، لا تنتظر الاجتماعات الرسمية ، ابق كل يوم على تواصل مستمر مع الفريق، خصص وقتا للدردشة مع كل فرد على حدا وحاول أن تفهم شخصيته وتستمتع إلى مشاكله وطموحاته، واطلب منه أن يتحدث بوضوح عن رأيه في سير عمل الشركة، وعن أفكاره وأهدافه التي يريد أن يحققها مع الشركة.

 التواصل المستمر يخلق بيئة من الود بين أفراد الفريق الموزع عن بعد، ويعزز الثقة والشفافية والتعاون المفتوح بين الأشخاص الذين لا يعملون عادة بشكل مباشر معا، ويساعدك على إدارة اجتماع بكل نجاح وسلاسة، شجع أفراد الفريق على التواصل فيما بينهم خارج أوقات العمل أو أوقات الاجتماع ليشعر الجميع بأنهم أقرب، بغض النظر عن الرقعة الجغرافية التي يسكنون فيها.

أمورٌ أخرى

  1. احرص على أن تحضر للاجتماع قبل الوقت بعشر دقائق لتتأكد أن أدوات الاتصال تعمل بشكل جيد، واطلب من فريقك أن يقوموا باختبار (السماعات، الكاميرا، والتأكد من سرعة الإنترنت).
  2. قم باختيار المكان المناسب، بعيدا عن الضوضاء وعوامل التشتيت التي من الممكن أن تعيق الاجتماع.
  3. من المهم أن يتم ذكر أهم النقاط المنجزة والتي تم الاتفاق عليها في اجتماع سابق.
  4. لا ينبغي أن يطول الاجتماع أكثر من اللزوم، الاجتماعات الطويلة تصبح مملة وبلا جدوى، تأكد من مناقشة نقاط محددة وأهداف محددة: ماذا أنجزت، ما الذي ستنجزه، ما الذي يعيق عملك..
  5. امنح كل فرد فرصة الحديث بالتساوي بدل هيمنة شخص واحد على الحوار.
  6. تجنب الأحاديث الجانبية أو مناقشة الأمور العامة، أو الملاحظات التي يمكن إرسالها عبر البريد.
  7. لا بد من توثيق أهم النقاط التي تمت مناقشتها، والمعلومات في الاجتماع، إما كتابيا أو عن طريق تسجيل صوتي أو مرئي، للرجوع إليها وقت الحاجة.
  8. استخدم تطبيقات تبادل الملفات المختلفة والتي تساعد على مشاركة الملفات التي ستتم مناقشتها مع فريق عملك.
  9. إضفاء بعض المرح والمرونة على جو الاجتماع، يزيد من الطاقة الإيجابية للفريق، ويحفز الموظفين أكثر على حضور الاجتماعات بحماس أكبر.
  10. كن جاهزا لإدارة الصراعات أو أي نقاش حاد بين أفراد فريقك بحكمة وعدل.

يمكن لاجتماعاتك مع فريق عملك الموزع عن بعد أن تكون أكثر نجاحا وإنتاجية إذا قمت بإدارتها بكفاءة ومرونة، التقنية الآن تمنحنا خيارات أكثر فعالية وموثوقية، لإدارة الاجتماعات عن بعد، ما يساعد على دفع الفريق لفهم أهداف الشركة والعمل بإنتاجية أكبر.

الكاتب: منجية إبراهيم