مع زيادة التوجّه نحو إنشاء شركاتٍ تعتمد على فريقٍ موزّع يعمل عن بعد في ظلّ الأزمات الماليّة وغيرها من الأزمات التي أصبح شبحها يخيّم على الكثير من البلاد، تزداد الحاجة لوجود أدواتٍ تساعد على إدارة مثل تلك الشّركات والتّواصل بين أفراد فريق العمل الذي يعمل عن بعد.

ويبقى اختيار الأدوات المناسبة أمرًا يعتمد على ما تحتاجه كلّ شركة لتجعل فريق العمل أقوى وأكثر ترابطًا وفعّاليّةً. وقد وجدت العديد من الشّركات النّاجحة التي تعتمد فريق العمل الموزّع في الأدوات التي اخترناها لك بديلًا جيّدًا عن مقرّ الشّركات التّقليديّة الذي يجمع الموظّفين ويسمح لهم بالتّفاعل وتبادل الأفكار ومشاركة المعلومات.

Slack

من تطبيقات التّواصل الشّهيرة لدى الشّركات التي يعمل فريق العمل فيها عن بعد. ويمكن اعتباره مقرًّا افتراضيًّا للشّركة. حيث يمكن من خلال المحادثة تبادل الأفكار بين أعضاء الفريق، وطرح الأسئلة، وإرسال الملفّات بسهولة ليتمكّن الجّميع من رؤيتها بدلًا من تبادل إرسال الرّسائل الإلكترونيّة. كما يمكن إنشاء عدّة قنوات أو أقسام خاصّة أو مفتوحة للمشاريع المختلفة.

Trello

أداةٌ تُستَخدَم بشكلٍ شائع في إدارة الفريق، وهي سهلة الاستخدام، كما أنّها تجعل الإشراف على المشاريع أمرًا أسهل. ويتمّ من خلالها تنظيم المهام من خلال البطاقات وتقسيمها إلى أفكارٍ يجب تنفيذها، وأفكارٍ يتمّ تنفيذها، وأخرى تمّ إنجازها، ويمكن تحديد المهام التي ينبغي على كلّ شخصٍ القيام بها، كما يمكن نقل الأفكار بسهولة بين مراحل إنجازها.

Desk Time

تسمح هذه الأداة بتعقّب ما يقوم به أفراد فريق العمل، وهي تساعد على زيادة إنتاجيّة الشّركة من خلال تحديد كيفيّة إضاعة الموظّف للوقت الذي لم ينجز فيه شيئًا. وتظهر نتائج عمل الشّركة ككل ونتائج عمل الأفراد من خلال نظام التّقارير، وهي مؤتمتة بالكامل ولا تحتاج إلى إدخال البيانات، بل تقوم بحساب كلّ شيءٍ بشكلٍ آلي.

Skype

يتيح Skype التّواصل مع جميع أعضاء الفريق بسهولة من خلال الفيديو، والصّوت، والمحادثة النّصيّة. كما أنّه يسمح بإجراء اتّصال مع تسعة أشخاص في وقتٍ واحد. وبما أنّ معظم النّاس لديهم حساب على Skype، إذا أردت التّحدّث مع عميل أو شخصٍ مرشّح للعمل لديك يمكنك ببساطة إجراء اتّصال عبر Skype، فهو بسهولة إجراء اتّصال عبر الهاتف لكنّه عمليٌّ أكثر.

Dropbox

أداةٌ رائعة بالنّسبة لفريق العمل الذي يعمل عن بعد، وهي عبارةٌ عن نظام تخزينٍ افتراضي، يتمّ من خلالها تخزين الملفّات والتّقارير والصّور وغيرها في مكانٍ واحد لتصبح مشاركتها مع فريق العمل أمرًا أسهل.

Join.me

يُستَخدَم لإجراء اجتماعاتٍ افتراضيّة، وفيه ميّزة تسمح بمشاركة ما يظهر لديك على الشّاشة، حيث يمكن إنشاء رابط Join.me وإرساله ليجعل مشاركة ما يظهر على الشّاشة أمرًا سهلًا. ويجعل التّواصل وفهم ما يجب عمله، وكيفيّة القيام بالعمل أسهل، ويمكن استخدامه في مساعدة العملاء على حلّ مشكلةٍ ما من خلال رؤية ما يظهر على شاشتهم.

Buffer

قد يشكّل فرق التّوقيت بينك وبين المتابعين عائقًا في بعض الأحيان عند التّعامل مع الشّبكات الاجتماعيّة، لأنّ التّوقيت أمرٌ هام في هذه الحالة. لكن يمكن من خلال تطبيق Buffer جدولة ما تريد أن تشاركه على الشّبكات الاجتماعيّة المختلفة ليتمّ نشره في الوقت الأمثل ليراه المتابعون.

Google Drive

يُعَدّ من أفضل أدوات إدارة المحتوى، وهو خدمة التّخزين السّحابي للملفّات ومشاركتها من Google، يُستَخدَم لتخزين جميع الملفّات المتعلّقة بالعمل، ويمكن تنظيمه بسهولة والبحث فيه عن ملفّاتٍ تمّ تخزينها.

Yammer

وهو شبكةٌ اجتماعيّة خاصّة مصمّمة لتجعل الشّركات أكثر إنتاجيّة. الأمر أشبه بأن يكون لك موقع فيس بوك أو تويتر خاص بشركتك، لكن يمكن فقط للأشخاص الذين يملكون حساب بريد إلكتروني على نطاق شركتك أن ينضمّوا إليه. وكما هو الحال بالنّسبة لفيس بوك، يمكن من خلاله أن يقوم أعضاء الفريق بتشكيل المجموعات، وإجراء المحادثات الخاصّة، ومشاركة الملفّات، والتّعاون مع الزّملاء.

GitHub

أداةٌ لإدارة المشاريع يستخدمها مطوّر الويب لاستضافة ومشاركة الشّيفرات، وإدارة هذه الشّيفرات بفاعليّة، ومراجعتها وتنقيحها، ويمكن القيام بالتّواصل بشكلٍ سهل من خلال هذه الأداة، لذا فهي تُعَدّ مثاليّة للتّعامل مع فريقٍ من مطوّري الويب الذين يعملون عن بعد، كما يمكن دمج العديد من الأدوات الأخرى مع هذه الأداة.

World Time Buddy

أداةٌ تساعد على معرفة التّوقيت في مناطق مختلفة من العالم، وتُعَدّ من الأدوات المهمّة بالنّسبة لفريق عملٍ موزّعٍ في أنحاء العالم، ليتمكّنوا من تحديد مواعيد لإجراء الاجتماعات الافتراضيّة وجلسات النّقاش في توقيتٍ يناسب الجّميع.

Zapier

وهي أداةٌ تُستَخدَم لربط ودمج التّطبيقات وأتمتة المهام التي تقوم بها كلّ يوم، وهي مفيدةٌ في الحدّ من الإجراءات الرّوتينيّة الصّغيرة التي تستغرق وقتًا. حيث يمكن مثلًا أن تقوم الأداة بإرسال رسالةٍ إلى هاتفك الجوّال عندما تتلقّى رسالةً إلكترونيّة، أو تقوم بحفظ الملفّات التي ترفقها مع رسائلك الإلكترونيّة في Dropbox.

Groove

أداةٌ بسيطة وسهلة الاستخدام، يمكن تعريفها على أنّها منصّة برمجيّة لخدمة دعم العملاء، وهي تقدّم كلّ ما تحتاجه هذه الخدمة، وتساعد على التّعاون بين أفراد فريق العمل لتقديم ما يحتاجه العملاء على أكمل وجه.

مستقل

وهي من الأدوات التي يستخدمها روّاد الأعمال لتوظيف مستقلّين ليقوموا بتنفيذ المشاريع المطلوبة بميزانيّةٍ محدّدة ووفقًا للمعايير المطلوبة. ويمكن لهم اختيار أفضل الكفاءات والمهارات من شتّى المجالات، كالترجمة والكتابة والبرمجة وغيرها، لتوظيفها في مشاريعهم والعمل معهم عن بعد، كما يمكن التّواصل معهم من خلال المنصّة. وتمّت إضافة خدمة مستقل VIP مؤخّرًا لمساعدة روّاد الأعمال في تنفيذ مشاريعهم من الألف إلى الياء والاهتمام بكافّة التّفاصيل نيابةً عنهم إذا كانوا يعانون من البحث عن الكفاءات المناسبة.

خمسات

يعتمد الموقع على فكرة بيع وشراء الخدمات المصغّرة. ويمكن أن يعتمد عليه أصحاب الشّركات النّاشئة التي يعمل أفراد فريقها عن بعد كأداةٍ فعّالة لشراء خدماتٍ مصغّرة مميّزة وبسعرٍ اقتصادي تساعدهم في إنجاز المشاريع والمهام. ويُقصَد بالخدمات المصغّرة هنا توظيف شخصٍ كفؤ يقدّم الخدمة التي يحتاج إليها صاحب المشروع، كالتّرجمة أو الكتابة والتصميم مثلًا.